Inlogkaartjes maken en versturen #
Inlogkaartjes zijn de kaartjes waarmee ouders inloggen op de webshop om de foto’s van hun kind te bekijken en te bestellen. U maakt ze per school, met een eigen achtergrond, eigen tekst en eventueel een QR-code. De kaartjes worden niet in uw browser gemaakt: ze komen als zip-bestand per e-mail naar u toe.
Voorwaarden #
- Het Albums-scherm is bedoeld voor schoolfotografie-sites. Op een beroepsfotografie-site ontbreekt het tabblad Inlogkaart Uploaden, en op de schoolrij ontbreekt de knop Inlogkaartjes maken ook. Op een klasrij is die knop op een beroepsfotografie-site wél zichtbaar — gebruik hem daar niet, want zonder het uploadtabblad hebt u er geen achtergrond bij.
- De knop Inlogkaartjes maken is uitgeschakeld zolang de school nog geen klassen heeft. Voeg dus eerst foto’s toe — zie Klassen en albums beheren.
- Start het maken altijd op de schoolrij, niet op een losse klas. Doet u het toch op een klas, dan krijgt u geen kaartjes (zie Als er niets uitkomt).
- Er moet een e-mailsjabloon van het type inlogkaartjes bestaan; daar wordt het afleveradres uit gehaald. Zie E-mailsjablonen — overzicht.
Een achtergrond uploaden #
De achtergrond is de afbeelding waar de inloggegevens overheen gedrukt worden. U beheert die op het tabblad Inlogkaart Uploaden in het Albums-scherm.
- Klik op het tabblad Inlogkaart Uploaden.
- Sleep uw bestand in het vak met de tekst “Sleep hier de achtergrond naar toe.”, of klik in het vak om een bestand te kiezen. Eén bestand per keer.
- Gebruik een JPG. Het vak accepteert formeel ook een zip, maar de kaartjes worden met een losse afbeelding gemaakt.
- Klik rechtsboven op Opslaan.
- De achtergrond verschijnt in de lijst rechts als Afbeelding 1, Afbeelding 2, enzovoort.
Waarom is Opslaan grijs? De knop wordt pas actief als er een nieuw bestand in het vak ligt of als u een andere standaard-achtergrond hebt aangevinkt. Verandert er niets, dan blijft hij uitgeschakeld.
Een bestand met dezelfde naam telt niet mee. Bij het opslaan wordt overgeslagen wat er al staat: uploadt u opnieuw een bestand met exact dezelfde bestandsnaam, dan gebeurt er niets. Geef een aangepaste achtergrond dus een nieuwe naam.
Tip voor het ontwerp: houd een zone vrij waar de inloggegevens en — als u die aanzet — de QR-code overheen komen. Zonder eigen indeling ligt de positie daarvan vast in het kaartje-ontwerp en is hij niet te verschuiven. Wilt u wél zelf bepalen waar alles komt, maak dan voor die achtergrond een eigen indeling (zie verderop).
De standaard-achtergrond kiezen #
Naast het uploadvak staat de lijst “Kies uw standaard achtergrond” met alle geüploade achtergronden als Afbeelding 1, Afbeelding 2, enzovoort, elk met een voorbeeldje.
- Klik op het rondje naast de afbeelding die standaard gebruikt moet worden, en klik daarna op Opslaan. Die achtergrond staat vanaf dan vooringevuld in de dialoog.
- Klik op het prullenbakje boven een afbeelding om hem te verwijderen. U krijgt de melding “Je loginkaartje is verwijderd.” Er wordt niet om bevestiging gevraagd.
Er is één standaard per site. In de dialoog kunt u er per keer van afwijken zonder de standaard te wijzigen.
De dialoog openen #
Klik in het Albums-overzicht op de schoolrij op het icoon met de tekstballon Inlogkaartjes maken. De dialoog heet Maak inlogkaartjes. Onder die titel is ruimte gereserveerd voor de albumnaam, maar die blijft in de praktijk leeg — controleer dus zelf even of u op de goede rij geklikt hebt.
Hetzelfde icoon staat ook op een klasrij, maar gebruik dat alleen als u weet wat u doet: het genereren verwacht een map mét onderliggende albums.
Wat u in de dialoog invult #
Bovenin ziet u onder het kopje Achtergrond een voorbeeldje van de achtergrond die nu gekozen is. Daaronder staan, in deze volgorde:
- Login kaartje template — keuzelijst met alle geüploade achtergronden. Let op: hier staan de bestandsnamen, niet “Afbeelding 1”. De standaard staat bovenaan en is vooringevuld.
- Tekst kleur — kleurkiezer voor de opdruk. De gekozen waarde staat als label boven de kiezer, in die kleur.
- inlogkaartjes tekst: — het tekstvak (5 regels) met de tekst die op het kaartje komt. Deze is vooringevuld met de tekst die bij deze school hoort; is die leeg, dan met de sitebrede standaardtekst. Zie Instellingen voor inlogkaartjes.
- Lettertypegrootte — keuzelijst met de waarden 20 tot en met 36. Kleiner dan 20 kan hier niet.
- Type inlogkaart — Normaal, Meerdere portretten, Groepsfoto of Meerdere portretten en groepsfoto. Dit bepaalt welke foto’s op het kaartje worden afgebeeld.
- Foto’s toegevoegd vanaf — datumkiezer. Vult u een datum in, dan krijgen alleen leerlingen wier foto op of na die dag is toegevoegd een kaartje. Laat u hem leeg, dan doet hij niets. Handig bij een inhaalronde.
- Met Qrcode — schakelaar. Aan betekent een QR-code op het kaartje waarmee de ouder direct inlogt.
- Ook als één PDF (A6, 1 kaartje per pagina) — schakelaar, nieuw sinds 24 september 2026. Aan betekent dat er naast de losse kaartjes ook één PDF-bestand met alle kaartjes in de zip komt, handig om in één keer af te drukken. Zie De A6-PDF hieronder.
- Alleen zonder bestelling — schakelaar. Aan betekent: alleen kaartjes voor leerlingen waarvoor bij deze school nog geen bestelling is geplaatst. Dit is de herinneringsronde.
- Inlogkaartjes zonder e-mail — deze schakelaar doet niets. Hij staat wel in het venster, maar zijn stand wordt niet meegestuurd en nergens gebruikt. Laat hem met rust.
- Inlogkaartjes mailen — schakelaar. Aan betekent dat elke ouder zelf een mail met het kaartje krijgt. Deze schakelaar wordt niet onthouden: hoe u hem ook laat staan, bij het openen van het venster staat hij weer uit.
- Zonder bijlage — verschijnt alleen als Inlogkaartjes mailen aan staat, maar heeft geen effect: de ouder krijgt het kaartje altijd als bijlage mee wanneer het bestand er is.
- Preview inlogkaartjes — schakelaar. Aan betekent: maak er één als proef in plaats van de hele school. Er gaan dan géén mails naar ouders en er wordt geen zip gemaakt.
Twee valkuilen bij de datumkiezer:
- Gebruik het kruisje niet om de datum te wissen. Hebt u een datum gekozen en klikt u hem daarna weg, dan gaat er een onbruikbare waarde mee en levert het genereren “Er is iets fout gegaan” op. Sluit het venster en open het opnieuw om echt zonder datum te werken.
- De datum blijft hangen. Sluit u het venster zonder te genereren, dan staat dezelfde datum er bij de volgende school nog steeds. Kijk er dus naar voordat u op Genereer inlogkaartjes klikt.
Als de achtergrond een eigen indeling heeft #
Sinds 16 september 2026 kunt u per achtergrond zélf bepalen waar de foto, de inlogcode en de QR-code op het kaartje komen. Heeft de gekozen achtergrond zo’n eigen indeling, dan verschijnt bovenin dit venster de melding:
> “Deze achtergrond heeft een eigen indeling. Wat er op het kaartje staat (foto’s, QR-code, tekstkleur en lettergrootte) komt uit die indeling; de keuzes hieronder voor type inlogkaart, QR-code, tekstkleur en lettergrootte gelden er niet voor.”
Voor zo’n achtergrond doen Type inlogkaart, Met Qrcode, Tekst kleur en Lettertypegrootte dus niets meer. De velden blijven wel gewoon invulbaar — ze worden niet grijs. Verandert u er iets en ziet u geen verschil op het kaartje, dan is dit de verklaring.
Alle andere keuzes blijven gewoon werken, óók inlogkaartjes tekst: — die tekst komt terecht in het tekstonderdeel van de indeling. Zit dat onderdeel niet in uw indeling, dan komt de tekst helemaal niet op het kaartje.
Sinds 17 september 2026 is de renderkant van deze eigen indelingen ook op de testomgeving beschikbaar. Is een indeling onleesbaar geworden, dan krijgt u de melding “Inlogkaartjes: de layout van deze achtergrond is ongeldig. Open hem opnieuw in de editor en sla hem op.”
Het maken van zo’n eigen indeling wordt apart beschreven in Een eigen indeling voor het inlogkaartje maken.
Genereren #
Onderaan staat de knop Genereer inlogkaartjes. De knop is nooit grijs. Sinds 20 september 2026 controleert de browser wel of de drie keuzelijsten Achtergrond, Tekstgrootte en Kaartsoort gevuld zijn; die laatste twee staan altijd al op een waarde, dus in de praktijk houdt alleen een ontbrekende achtergrond u nog tegen. Op het veld Login kaartje template wordt niets gecontroleerd — dat mag leeg blijven.
Staat er al een eerdere zip klaar, dan ziet u daarboven bovendien de knop Download inlogkaartjes met daarachter Datum inlogkaartjes: …. Dat is de zip van de vorige ronde; die knop maakt niets nieuws aan.
Na het klikken sluit de dialoog en verschijnt onderin een melding:
| Melding | Wat het betekent |
|—|—|
| “Uw inlogkaartjes worden gemaakt. U krijg een email met daarbij een link naar het zip bestand.” | De opdracht staat in de wachtrij. De kaartjes komen niet in de browser, maar per e-mail. |
| “Uw voorbeeld inlogkaartje worden gemaakt.” | Dit krijgt u bij een preview. Het voorbeeld is direct klaar en opent in een nieuw tabblad. Blokkeert uw browser pop-ups, dan ziet u niets — sta het tabblad toe. |
| “Er is iets fout gegaan” | Er wordt niets gemaakt. Zie hieronder. |
Er bestaat ook nog een melding “Uw preview worden gemaakt.”, maar die krijgt u in de praktijk niet te zien: bij een preview komt het voorbeeld meteen terug en verschijnt de regel erboven.
Het venster sluit meteen bij het klikken, nog vóór de server geantwoord heeft. Gaat er iets mis, dan leest u de foutmelding dus pas nadat uw venster met alle invoer al weg is.
De e-mail met de zip gaat naar het adres van het e-mailsjabloon inlogkaartjes, niet naar uw persoonlijke inbox. Weet u niet welk adres dat is, kijk dan bij E-mailsjablonen — overzicht. De mail zelf komt altijd van [email protected], met als onderwerp Inlogkaartjes
Per klas worden maximaal 5000 kaartjes meegenomen — het is dus geen grens op de hele school. Bij een preview is het er precies één.
De A6-PDF #
Staat Ook als één PDF (A6, 1 kaartje per pagina) aan, dan staat er bovenin de zip ook een PDF-bestand met de naam Inlogkaartjes A6 –
- De PDF wordt alleen gemaakt bij een volledige ronde. Bij Preview inlogkaartjes en bij het losse kaartje vanuit de bewerkdialoog van een foto komt er geen PDF.
- Lukt de PDF om wat voor reden niet, dan krijgt u de zip met de losse kaartjes en de mail gewoon toch — alleen zonder PDF.
Uw keuzes worden onthouden #
Type inlogkaart, Met Qrcode, Ook als één PDF (A6, 1 kaartje per pagina) en Lettertypegrootte worden bij het genereren als site-instelling bewaard. De volgende keer dat u de dialoog opent, staan ze dus al zo — ook bij een andere school. De achtergrond en de tekstkleur worden niet op die manier onthouden: de achtergrond komt van de map waarmee u werkt, de tekstkleur begint elke keer op zwart.
Ook de tekst die u in inlogkaartjes tekst: typt, wordt bewaard — bij de map waarvandaan u de dialoog opende. Maakt u de kaartjes vanaf de schoolrij, dan komt die tekst bij de school te staan; doet u het vanaf een klas, dan bij die klas. Een leeggemaakt tekstvak wist die opgeslagen tekst niet; bij de volgende ronde staat uw oude tekst er gewoon weer.
Let op bij Type inlogkaart in combinatie met mailen. Zet u Inlogkaartjes mailen aan, dan wordt uw keuze bij Type inlogkaart overschreven door het type dat de vorige keer bewaard is. Wilt u dus een ander type én mailen, doe dat dan in twee rondes: eerst één keer genereren met het nieuwe type en mailen uit, daarna pas de ronde mét mailen. Staat mailen uit, dan geldt gewoon wat u in de lijst kiest.
Heeft de gekozen achtergrond een eigen indeling, dan bepaalt die indeling het type en telt de keuzelijst helemaal niet meer mee.
Bij het losse kaartje dat u vanuit een foto verstuurt met Mail inlogkaartje is er geen keuzelijst; daar geldt altijd de bewaarde voorkeur. Zie Foto-gegevens en leerling-info bewerken.
Als er niets uitkomt #
De melding “Er is iets fout gegaan” is helaas altijd dezelfde, ook als er achter de schermen een preciezere verklaring bekend is. De vier meest voorkomende oorzaken:
- U stond op een klas in plaats van op de school. Het genereren gaat door de onderliggende albums heen; een losse klas heeft die niet.
- Er is geen album met een herkende naam. Alleen albums die als portret- of groepsfotomap herkend worden tellen mee. Zie Klassen en albums beheren.
- Er staat geen enkele hoofdfoto in. Subfoto’s krijgen geen eigen kaartje — zie Foto’s groeperen, losmaken en verwijderen. Heeft u een datum bij Foto’s toegevoegd vanaf ingevuld, controleer dan of er wel foto’s van na die datum zijn.
- Alles is weggefilterd door “Alleen zonder bestelling”. Als voor elke leerling al besteld is, blijft er niets over.
- U hebt de datum weggeklikt met het kruisje. Zie de valkuil bij de datumkiezer hierboven.
Twee oorzaken die u zelf niet kunt zien: er is geen e-mailsjabloon van het type inlogkaartjes (“Er is geen email gevonden voor het versturen van inlogkaartjes naar u email.”), of het lettertype ontbreekt op de server (“Font arial.ttf bestaat niet.”). Die teksten worden in het CMS vervangen door de algemene melding, dus u ziet ze niet.
Probeer het na een foutmelding niet meteen opnieuw: ververs eerst de pagina. Zolang u dat niet doet blijft de fout van de eerste poging hangen en kan een volgende poging stilzwijgend niets doen. Blijft het misgaan terwijl bovenstaande in orde is, meld dan de schoolnaam bij support.
Als één ouder geen mail krijgt #
Staat Inlogkaartjes mailen aan, dan gaat er per leerling een mail naar het e-mailadres dat bij die foto is vastgelegd, en een tweede mail naar het extra adres als dat is ingevuld. Zie Foto-gegevens en leerling-info bewerken voor waar u die adressen aanpast.
Staat het gewone e-mailadres leeg en alleen het extra adres ingevuld, dan gaat er niets uit. Het extra adres werkt alleen als aanvulling, nooit als vervanging. Vul in dat geval het gewone veld in.
Sinds 3 september 2026 wordt een adres dat geen geldig e-mailadres is (bijvoorbeeld een naam, of een adres zonder apenstaartje) overgeslagen. De kaartjes voor alle andere leerlingen gaan gewoon de deur uit. Daarvóór liep de hele verzending daarop stuk zonder dat iemand dat merkte.
U krijgt hier geen melding van: de kaartjes zijn wel gemaakt en de zip komt gewoon binnen. Mist een ouder zijn mail, controleer dan het adres bij die foto, of loop de kolommen met e-mailadressen na in de export bij Inlogcodes en app-data via Excel. Corrigeer het adres en mail het kaartje daarna opnieuw met het vinkje Mail inlogkaartje in de bewerkdialoog van die foto.
De ouder kan het ook zelf opvragen. Op een schoolfotografie-site staat op de inlogpagina van de webshop de link Inlogcode kwijt?. Vult de ouder daar het gewone of het extra e-mailadres in dat bij de foto van zijn kind staat, dan krijgt hij per kind een persoonlijke inloglink — zolang het album nog online staat. Dat werkt ook als alleen het extra adres is ingevuld. U zet de link aan of uit op Instellingen → Instellingen → Hulp voor klanten; hij staat standaard aan. Zie Bestel- en foto-instellingen van uw site.
Eén kaartje voor één leerling #
Wilt u voor één kind een kaartje (opnieuw) laten mailen, gebruik dan het vinkje Mail inlogkaartje in de bewerkdialoog van die foto. Zie Foto-gegevens en leerling-info bewerken. Let op: dat kaartje wordt altijd met zwarte tekst, lettergrootte 23 en een QR-code gemaakt — de instellingen uit deze dialoog gelden daar niet.
Wat de knop “Verstuur album opnieuw” wél doet #
Op de schoolrij staat ook het icoon Verstuur album opnieuw. Dat is géén herinnering aan ouders: de bevestiging luidt “Weet u zeker dat u album … opnieuw wil versturen om te kijken welke bestellingen nog open staan en verzonden moeten worden?” — het zet de openstaande bestellingen van deze school opnieuw klaar. Voor een herinneringsronde aan ouders gebruikt u de schakelaar Alleen zonder bestelling hierboven.