Inlogcodes en app-data via Excel #

Rond de inloggegevens en de app-lijsten van een school werkt u met vier Excel-knoppen. Ze staan alle vier op de rij van de school in het Albums-overzicht, in de rij actie-iconen achter de kolommen — niet in een album en niet in een van de upload-tabbladen.

Voorwaarden #

• Toegang tot Afbeeldingen → Albums heeft u als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet dit scherm niet en komt zonder melding op het Dashboard terecht.
• Deze vier knoppen bestaan alleen op een schoolfotografie-site. Op een site voor beroepsfotografie ziet u ze niet staan; daar zijn geen klassen en leerlingen.
• De knoppen werken per school. Klap de school dus niet uit — u heeft de schoolrij zelf nodig. Op een uitgeklapte klasrij staan deze vier knoppen niet.

De vier knoppen #

Beweeg met de muis over een icoon; de tekstballon zegt welke het is. Er staan er in totaal een stuk of dertien op een schoolrij, dus ga op de tekstballon af en niet op de plek.

| Tekstballon | Wat het doet | Wanneer is hij grijs? |

|—|—|—|

| Excel met inloggegevens downloaden | Haalt een bestand op met alle inlognamen, wachtwoorden en leerlinggegevens. | Zolang de school nog geen klassen heeft. |

| Excel met inloggegevens uploaden | Koppelt namen en e-mailadressen uit een Excel aan bestaande foto’s. | Nooit. |

| Excel met leerling gegevens voor app | Maakt klassen en leerlingen aan vóórdat er gefotografeerd is. | Zodra de school al klassen heeft. |

| Excel met app status downloaden | Haalt op wie er tijdens het fotograferen is vastgelegd en wie niet. | Zolang de school nog geen klassen heeft. |

Let op de tweede en de derde: die zitten naast elkaar en hebben hetzelfde icoon. De ene is voor een school waar de foto’s al binnen zijn, de andere juist voor een school waar nog niets staat. Ook de eerste en de vierde delen een icoon met elkaar — en met de knop Verkochte producten exporteren, die er nog vóór staat. De tekstballon is dus echt de enige manier om ze uit elkaar te houden.

Bij de twee downloadknoppen is er geen voortgang te zien en blijft de knop klikbaar. Bij een grote school lijkt er even niets te gebeuren; klik niet nog een keer, want dan draait het bestand twee keer.

Excel met inloggegevens downloaden #

Klik op het icoon; het bestand komt meteen binnen en onderin verschijnt “Uw logincodes staan klaar als download.” Gaat er iets mis, dan staat er alleen “Er is iets fout gegaan”.

Het bestand heeft één regel per leerling — precies één per portret-hoofdfoto — met tien kolommen:

| Kolom | Inhoud |

|—|—|

| Student ID | Het leerlingnummer uit de foto-gegevens. |

| Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam | De naamvelden van de leerling. |

| Inlog | De inlognaam waarmee de ouder inlogt. |

| Wachtwoord | De inlogcode, leesbaar. |

| Groepsfoto | De bestandsnaam van de groepsfoto van de klas. |

| Klas | De naam van de klas-map. |

| Link | Een kant-en-klare inloglink naar uw webshop, inlognaam en wachtwoord er al in. |

| Besteld | Een X als er op deze inlognaam al besteld is. |

Goed om te weten:

• Groepsfoto’s krijgen geen eigen regel. Ze staan alleen als bestandsnaam in de kolom Groepsfoto bij de leerlingen van die klas.
• Ontbrekende wachtwoorden worden hier aangemaakt. Heeft een leerling nog geen inlogcode, dan verzint het systeem er tijdens de export een van zes tekens en bewaart die. Het bestand van vandaag en het bestand van morgen bevatten dus dezelfde codes.
• Op één uitzondering na: kan het systeem een bestaande code niet meer lezen — dat kan gebeuren bij oude of overgezette gegevens — dan maakt het er stilzwijgend een nieuwe aan en bewaart die. Voor die leerling geldt de code op eerder uitgedeelde kaartjes dan niet meer. Meldt een ouder dat zijn code niet werkt terwijl hij hem goed overtypt, vergelijk dan het kaartje met de laatste export.
• De kolom Link logt iemand direct in. Deel het bestand alleen met de school zelf.

Gebruik dit bestand om de school de codes zelf te laten uitdelen, om een back-up te bewaren, of om de codes buiten Fotoprotools om af te drukken.

Waar het bestand blijft staan #

Zowel dit bestand als de app-status-export wordt op uw site klaargezet en daarna gedownload. Drie dingen om te weten:

• De downloadlink is niet beveiligd. Wie de link heeft, kan het bestand openen — ook zonder in te loggen. Sinds 12 oktober 2026 bevat de bestandsnaam een lange willekeurige reeks, zodat de link niet meer te raden is; maar bij de inloggegevens staan leesbare wachtwoorden. Stuur dus het bestand door, niet de link uit uw browsergeschiedenis.
• Elke export krijgt sinds 12 oktober 2026 een eigen bestandsnaam; een nieuwe export overschrijft de vorige dus niet meer. (Daarvoor was de naam per school altijd dezelfde.)
• Na vijf dagen wordt het bestand opgeruimd. Klikt u daarna nog op een oude link, dan is er niets meer. Exporteer in dat geval gewoon opnieuw.

Excel met inloggegevens uploaden #

Hiermee zet u namen en e-mailadressen bij foto’s die al geüpload zijn. De dialoog heet Uploaden naam en email gegevens en toont de naam van de school.

1. Sleep het .xls– of .xlsx-bestand in het vak.
2. Het systeem zoekt per regel de kolom Login-naam op tussen de hoofdfoto’s van uw hele site — eerst op inlognaam, en wat het dan niet vindt nog een keer op leerlingnummer.
3. Onderin verschijnt hoeveel er gelukt is: “Uw fotos/inloggegevens zijn geupdate. Er zijn X logins gevonden en Y niet.”
4. Corrigeer de niet-gevonden regels in de Excel en upload opnieuw. Regels die al gekoppeld waren, worden gewoon nog eens bijgewerkt.

De kopregel moet Login-naam, Kind-naam en Email bevatten; Email-extra en Barcode mogen erbij. In déze dialoog staat géén voorbeeldbestand. Schrijf de koppen exact zo op, met hoofdletter en streepje: hier wordt letterlijk vergeleken, anders dan bij de app-lijst hieronder.

Deze import voegt niets toe. Hij werkt alleen foto’s bij die er al staan. Een regel voor een leerling die nog geen foto heeft, telt gewoon mee als “niet gevonden” — er wordt geen leerling en geen klas van aangemaakt.

Belangrijk: de zoekactie kijkt naar uw hele site, niet alleen naar deze school, en werkt álle hoofdfoto’s met die inlognaam tegelijk bij. Gebruikt u inlognamen die per school opnieuw beginnen, dan komt een regel dus niet alleen bij de verkeerde school terecht, maar bij álle scholen waar die inlognaam voorkomt.

Loopt de import stuk, dan meldt de dialoog altijd “Er is iets fout gegaan” — ook als de oorzaak precies bekend is. Twee oorzaken die u zo niet te zien krijgt maar wel de meest voorkomende zijn:

• Een ontbrekende of verkeerd gespelde kolom. Het systeem zegt dan eigenlijk “Login-naam niet gevonden.” (of Kind-naam, of Email). Controleer de kopregel letter voor letter.
• Een bestand dat geen echte Excel is — bijvoorbeeld een CSV die u de naam .xlsx heeft gegeven, of een export uit een ander programma. Open het dan in Excel, kies Opslaan als en bewaar het als .xlsx.

De volledige lijst met kolommen staat in Excel uploaden — leerlinggegevens en app-lijsten.

Excel met leerling gegevens voor app #

Dit is de omgekeerde volgorde: u zet de leerlingen er vooraf in, zodat u met de Fotoprotools-app op naam kunt fotograferen. De dialoog heet Exel uploaden. en bevat de link Download voorbeeld Exel.

Verplichte kolommen:

• Leerlingnummer
• Roepnaam
• Voorvoegsel
• Achternaam
• Klas

Optioneel: Email.

De kolomkoppen mogen ook uit een bestaande leerling-export komen: Sessienummer telt als Leerlingnummer, Voornaam als Roepnaam, Tussenvoegsel als Voorvoegsel, Stamgroep als Klas en Verzorger 1 e-mail als Email. Hoofdletters en de volgorde van de kolommen maken niet uit.

Wat er gebeurt: per waarde in de kolom Klas maakt het systeem een klas-map aan, en daarin de albums Portretfoto’s en Groepsfoto’s. De leerlingen komen in Portretfoto’s te staan, nog zonder foto.

De import is alles of niets: gaat er halverwege iets mis, dan blijft er geen halve klassenlijst achter. Deze dialoog toont wél de echte oorzaak, bijvoorbeeld:

• “Het bestand is leeg.”
• “Klas niet gevonden.” — de kopregel mist een verplichte kolom (de melding noemt de kolom).
• “Rij 12 heeft geen klas.”
• “Geen leerlingen gevonden in het bestand.”

Waarom is deze knop grijs? #

Zodra de school klassen heeft, wordt de knop uitgeschakeld. Deze lijst is bedoeld om een lege school te vullen; op een school waar al gefotografeerd is zou hij dubbele klassen en dubbele leerlingen opleveren.

U kunt dus maar één keer een leerlinglijst inlezen. Zorg dat die lijst compleet is voordat u hem uploadt. Bent u iemand vergeten, dan is Excel met inloggegevens uploaden géén alternatief — die werkt alleen bestaande foto’s bij en voegt niemand toe. Een vergeten leerling zet u er daarna met de hand bij.

Excel met app status downloaden #

Een overzicht van wat de app op de fotodag heeft vastgelegd. Klikken levert direct het bestand op, met de melding “Uw app status export staat klaar.”

De kolommen zijn: Student id, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam, Klas, Status en Timestemp.

• Status is leeg bij een gewoon gefotografeerde leerling, en bevat anders de reden uit de foto-gegevens (Ziek, Anders of Afgemeld).
• Timestemp is het moment waarop de foto gemaakt is. Ontbreekt dat, dan staat er het begintijdstip van de sessie.

Zo ziet u in één blik wie er die dag gemist is. Let wel op dat er ook regels voor groepsfoto’s in staan: die hebben geen leerlingnummer en geen naam, dus een regel die er leeg uitziet is niet automatisch een gemiste leerling.

Zie ook #

• Excel uploaden — leerlinggegevens en app-lijsten — de twee upload-flows tot in detail, met alle foutmeldingen.
• Foto-gegevens en leerling-info bewerken — waar de naam, het leerlingnummer en de status per foto staan.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes
• Algemene upload-regels en foutmeldingen