Boekingsdagen — losse fotodagen op uw eigen webshop #

Met Boekingsdagen zet u losse dagen open waarop klanten zelf een tijdstip reserveren — bijvoorbeeld een broer-zusjesdag, een nieuwjaarsshoot of een inhaaldag. U bepaalt de datum, de begin- en eindtijd, hoe lang een sessie duurt en hoeveel boekingen er per tijdstip mogen. Het systeem knipt daar zelf een rooster van en houdt bij welk tijdstip nog vrij is. Per dag kunt u daarnaast een herinneringsmail laten versturen, een wachtlijst aanzetten voor als de dag vol is, en de dag beperken tot de ouders van één school.

Voorwaarden #

• U vindt Boekingsdagen in het menu onder het kopje van uw eigen gegevens. Het menu-item is er alleen voor het bedrijfs-account. Medewerkers en fotografen die bij uw bedrijf in dienst zijn zien het sinds 26 september 2026 niet meer en kunnen de pagina ook niet openen.
• Ziet u Boekingsdagen niet staan? Sinds 9 oktober 2026 staat het menu-item er bij elk bedrijfs-account met een eigen webshop; alleen zonder webshop ontbreekt het. Tot die datum verscheen het alleen als uw account op de fotografenlijst van Fotoprotools stond — wie daar niet op stond kon de pagina alleen via het webadres openen.
• De boekingsdagen horen bij de site, niet bij de persoon die ze aanmaakt. Zonder eigen webshop (een vermelding als zelfstandige fotograaf) kunt u geen boekingsdagen opslaan: er is dan geen site waar ze bij kunnen horen.
• De boekingspagina op uw webshop moet aan staan: Instellingen → Boeken → Boeken via mijn webshop aanzetten. Staat die schakelaar uit, dan bestaat /boeken niet en komt een bezoeker op uw gewone pagina-niet-gevonden uit.

Na het aanzetten: zelf een menu-item maken #

Er komt niet vanzelf een menu-item op uw site. Uw menu wordt opgebouwd uit uw eigen pagina’s, dus maak onder Pagina’s een pagina aan met als adres boeken en hang hem onder het Hoofdmenu. De boekingspagina neemt dat adres over. Sinds 18 oktober 2026 toont hij ook de tekst die u op die pagina zet, boven de boekingsdagen; dan vervalt de Introtekst boekingspagina uit Instellingen → Boeken. De browsertitel en omschrijving van die pagina gelden dan ook voor de boekingspagina. Laat u de tekst leeg, dan blijft de introtekst staan. Zie Pagina’s — overzicht en beheer.

De helptekst bij de schakelaar zegt dit sinds 18 september 2026 ook zelf. Zet u de schakelaar later weer uit, dan is /boeken niet meer bereikbaar maar blijft het menu-item dat u zelf maakte gewoon staan tot u het weghaalt.

Het aanzetten werkt direct. Tot 18 september 2026 kon het tot drie dagen duren voordat uw site de nieuwe instelling oppikte, en moest u dat versnellen door iets op te slaan onder Instellingen → Design. Dat is verholpen: opslaan onder Instellingen ververst de opgeslagen gegevens van uw site nu zelf. Werkt /boeken daarna nog steeds niet, meld dat dan bij Fotoprotools.

Het overzicht #

Het scherm toont de dagen van uw site, de nieuwste datum bovenaan, met per rij:

• Datum — voluit geschreven, bijvoorbeeld za 11 oktober 2026.
• Titel — aanklikbaar; opent het dagoverzicht. Eronder staan de locatie (als u die heeft ingevuld), het adres van de boekingspagina (/boeken/<naam-van-de-dag>) en, bij een dag voor één school, Alleen gevolgd door de naam van die school.
• Tijden — de begin- en eindtijd van de dag.
• Sessie — de duur van één sessie, met daarachter in het grijs de omsteltijd als die groter is dan 0.
• Per tijdstip — hoeveel boekingen er tegelijk op één tijdstip mogen.
• Geboekt — het aantal geboekte plekken tegenover het totaal aantal plekken van de dag. Wachten er ouders op de wachtlijst, dan staat eronder bijvoorbeeld 3 op wachtlijst.
• Status — Concept, Gepubliceerd of Gesloten. Staat er een klein slotje naast, dan is de dag alleen boekbaar na inloggen (Alleen boekbaar na inloggen met een inlogcode).
• Acties — het lijst-icoon (dagoverzicht), het potlood (bewerken) en het rode prullenbakje.

Zijn er nog geen dagen, dan staat er “Nog geen boekingsdagen. Maak er een aan, bijvoorbeeld een broer-zusjesdag, en publiceer hem om hem op je webshop te tonen.”

Er is geen zoekveld en geen bladeren: het overzicht laadt de 50 nieuwste dagen.

Een boekingsdag aanmaken #

Klik rechtsboven op Boekingsdag toevoegen. U krijgt het formulier Nieuwe boekingsdag: bovenaan titel, omschrijving en locatie, daaronder de blokken Dag en tijden, Prijs en betaling, Wie mag er boeken en Herinnering en wachtlijst, en helemaal onderaan de status en het inschrijfvenster.

Titel, omschrijving en locatie #

• Titel (verplicht) — bijvoorbeeld Broer-zusjesdag oktober. Hieruit maakt het systeem het webadres van de dag: /boeken/broer-zusjesdag-oktober. Bestaat dat adres al op uw site, dan komt er -2 achter.
• Omschrijving — staat op de boekingspagina en in de bevestigingsmail aan de klant.
• Locatie — bijvoorbeeld Studio Amersfoort, Stationsweg 4. Verschijnt onder de titel in het overzicht.

Het webadres blijft staan als u later de titel aanpast. Dat is met opzet: het adres zit in mails die u al verstuurd heeft.

Dag en tijden #

• Datum, Van en Tot — het venster waarbinnen u fotografeert.
• Duur sessie (min) — minimaal 1 minuut; sinds 14 oktober 2026 per minuut instelbaar (daarvoor in stappen van 5).
• Omsteltijd (min) — pauze tussen twee sessies, ook per minuut instelbaar. Bij 15 minuten sessie en 5 minuten omsteltijd beginnen de tijdstippen om 09:00, 09:20, 09:40 enzovoort.
• Boekingen per tijdstip — 1 betekent dat er nooit twee gezinnen tegelijk staan.
• Pauzes op deze dag — met Pauze toevoegen zet u er een lunchpauze bij. Elk tijdstip dat die pauze overlapt valt uit het rooster.

Het laatste tijdstip past altijd helemaal binnen de eindtijd: een sessie die over de eindtijd heen zou lopen komt er niet meer bij.

Prijs en betaling #

• Prijs sessie (€) — leeg laten mag; dan staat er een streepje in het overzicht.
• Aanbetaling (€) — leeg of 0 betekent geen aanbetaling. Vult u wel een bedrag in, dan moet de klant dat meteen bij het boeken betalen; zijn plek staat pas vast als de betaling rond is.

Wie mag er boeken #

• De schakelaar zegt “Iedereen die de pagina bezoekt” of, als u hem aanzet, “Alleen bezoekers die op deze site zijn ingelogd”. Aan betekent: de bezoeker moet ingelogd zijn met een inlogcode of account van úw site. Iedere klant van u kan dan boeken; wilt u de dag voor één school houden, kies die dan in het veld hieronder.
• Alleen voor deze school — staat er alleen als uw site albums heeft. U kiest uit de hoofdalbums (scholen) van uw site, of laat Alle scholen staan. Kiest u een school, dan zien en boeken alleen ouders met een inlogcode van die school de dag; zie Een dag voor één school hieronder. Inloggen is dan altijd nodig: de schakelaar erboven springt op aan en is grijs zolang er een school gekozen is.

Herinnering en wachtlijst #

• Herinneringsmail — Geen herinnering, 24 uur van tevoren, 48 uur van tevoren of 72 uur van tevoren. Zie De herinneringsmail hieronder.
• Wachtlijst als de dag vol is — aan: zit de hele dag vol, dan kunnen ouders zich op de webshop op een wachtlijst zetten. Zie De wachtlijst hieronder.

Status en inschrijven #

Onderaan het formulier, zonder eigen kopje:

• Status — alleen een dag op Gepubliceerd staat op de webshop. Concept is uw werkversie, Gesloten haalt de dag van de site zonder de boekingen weg te gooien.
• Max. boekingen per e-mailadres — standaard 1.
• Inschrijven vanaf en Inschrijven tot — het venster waarin er geboekt mag worden. Laat u ze leeg, dan kan er geboekt worden zolang de dag gepubliceerd is en de datum nog niet voorbij is.
• Meldingen naar — het adres dat een mail krijgt bij elke nieuwe boeking en bij elke annulering. Laat u het leeg, dan gaat de melding naar uw eigen e-mailadres.

Klik op Opslaan. De melding onderin zegt “Boekingsdag aangemaakt.” of “Boekingsdag bijgewerkt.” Terwijl er wordt opgeslagen, kunt u het venster niet sluiten.

Waarom uw wijziging geweigerd wordt #

Het formulier controleert eerst zelf. Sinds 24 september 2026 staat elke melding in rood onder het veld waar het om gaat, alle tegelijk, en springt de cursor naar het eerste veld dat niet klopt; het venster blijft open. Zodra u in zo’n veld iets aanpast, verdwijnt de melding daar. De meldingen:

| Melding | Wat er aan de hand is |

|—|—|

| “Geef de dag een titel, bijvoorbeeld “Broer-zusjesdag oktober”.” | Het veld Titel is leeg. |

| “Kies een datum.” | Het veld Datum is leeg. |

| “De eindtijd moet later zijn dan de begintijd.” | Tot ligt vóór of op Van. |

| “Een sessie duurt minimaal 1 minuut.” | Duur sessie staat op 0 of is leeg. |

| “Er moet minimaal één boeking per tijdstip mogelijk zijn.” | Boekingen per tijdstip staat op 0. |

| “De aanbetaling kan niet hoger zijn dan de prijs.” | De aanbetaling is groter dan de prijs van de sessie. |

Daarna controleert de server nog een keer. Weigert die, dan blijft het venster open en staat onderaan in rood Opslaan is niet gelukt: gevolgd door de reden, bijvoorbeeld:

• “Een pauze moet een geldige begin- en eindtijd hebben.”
• “Het inschrijfvenster sluit voordat het opengaat.”
• “Er staan al X boeking(en) op deze dag, dus de datum, tijden, sessieduur en pauzes liggen vast. Annuleer of verplaats de boekingen eerst, of maak een nieuwe boekingsdag aan.”
• “Op een tijdstip staan al X boekingen, dus de capaciteit kan niet lager dan X.”
• “Deze school hoort niet bij jouw site.” — de gekozen school is geen hoofdalbum (meer) van uw site.

Waarom datum en tijden grijs zijn #

Zodra er één boeking op de dag staat, staan Datum, Van, Tot, Duur sessie, Omsteltijd en de pauzes op grijs. Bovenaan het blok staat dan de uitleg: het rooster verschuiven zou een afspraak van 09:15 opeens buiten elk tijdstip laten vallen, waarna hij uit het dagoverzicht verdwijnt en zijn plek weer vrijkomt. Boekingen per tijdstip, de prijs en de instellingen onderaan kunt u wél nog aanpassen.

Wilt u toch schuiven: annuleer of verplaats eerst de boekingen, of maak een nieuwe dag aan en zet de oude op Gesloten.

Het dagoverzicht #

Klik op de titel of op het lijst-icoon. Bovenaan staat een blok met status, sessieduur, capaciteit per tijdstip, hoeveel plekken er geboekt zijn, hoeveel tijdstippen er nog vrij zijn, de prijs (met de aanbetaling erachter), het adres van de boekingspagina, de school (alleen bij een dag voor één school) en de Herinneringsmail (Geen herinnering of bijvoorbeeld 24 uur van tevoren). Staat er een omschrijving, dan komt die eronder.

Daaronder staat het rooster met per tijdstip: de tijd, de bezetting (geboekt / capaciteit) en wie er staat. Per boeking ziet u de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, het aantal personen als dat er meer dan één is, de opgegeven kinderen en de opmerking van de klant. Staat de boeking nog niet op Bevestigd, dan krijgt hij een label — In afwachting, Voltooid, Geannuleerd of No show. Is de aanbetaling nog niet binnen, dan staat er Aanbetaling open bij. Met Openen springt u naar de boeking zelf.

Geannuleerde boekingen en no-shows staan hier niet tussen; hun plek is weer vrij.

De knop Afdrukken rechtsboven print dit overzicht — handig als draailijst voor op de dag zelf.

Staat de wachtlijst aan, of staan er nog ouders op, dan volgt onder het rooster het blok Wachtlijst; zie De wachtlijst hieronder.

Ziet u “Deze instellingen leveren geen tijdsloten op. Controleer de begin- en eindtijd, de sessieduur en de pauzes.”, dan valt er met de ingevulde combinatie geen enkele sessie binnen de dag. Meestal is de sessie langer dan het venster, of dekken de pauzes de hele dag.

De herinneringsmail #

Kiest u bij Herinneringsmail een termijn, dan krijgt elke klant met een bevestigde boeking die termijn vóór zijn afspraak nog een mail: een herinnering met de gegevens van de afspraak en de knop Mijn afspraak bekijken of annuleren.

• Het systeem kijkt elk kwartier of er herinneringen klaarstaan. De mail gaat dus op of kort na het gekozen moment, uiterlijk een kwartier later.
• Elke boeking krijgt de herinnering één keer. Mislukt het versturen, dan wordt het niet opnieuw geprobeerd.
• Wie pas binnen de termijn boekt, krijgt geen herinnering; die heeft net de bevestigingsmail gehad.
• Een boeking waarvan de aanbetaling nog open staat, is nog niet bevestigd en krijgt pas een herinnering als de betaling rond is.
• Zet u de herinnering aan terwijl er al boekingen staan, dan krijgen ook die de herinnering, mits ze vóór het herinneringsmoment geboekt zijn. Ligt dat moment al achter u, dan gaat de mail bij de eerstvolgende ronde.
• De herinnering gaat alleen naar de klant, niet naar u.

De wachtlijst #

Met Wachtlijst als de dag vol is aan, ziet de klant op de webshop iets anders zodra er op de hele dag geen enkele plek meer vrij is:

• In het overzicht op /boeken staat bij die dag de knop Zet me op de wachtlijst in plaats van de grijze knop Volgeboekt.
• Op de pagina van de dag staat onder de tijdstippen het formulier Op de wachtlijst, met Naam en E-mailadres (verplicht), Telefoonnummer en Kinderen. Na Zet me op de wachtlijst ziet de klant “Je staat op de wachtlijst. Komt er een plek vrij, dan krijg je een e-mail.” en krijgt hij een bevestigingsmail.

De klant wordt geweigerd als er op dat e-mailadres al een boeking voor deze dag staat (“Er staat al een boeking op dit e-mailadres voor deze dag.”) of als er al 200 mensen op de lijst staan (“De wachtlijst voor deze dag is vol.”). Staat hij er al op, dan krijgt hij “Je stond al op de wachtlijst voor deze dag.”

U krijgt zelf geen mail als iemand zich aanmeldt; u ziet het in het overzicht en in het dagoverzicht.

Wanneer krijgt een wachtende bericht? #

Zodra een boeking een plek vrijgeeft — de klant annuleert via zijn link, een onbetaalde aanbetaling verloopt, of u zet de boeking zelf op Geannuleerd of No show — krijgt *de eerste die nog op Wacht staat (wie zich het eerst aanmeldde) een mail dat er een plek is vrijgekomen, met de knop Nu een tijdstip kiezen*. Per vrijgekomen plek gaat er één mail.

• Dat gebeurt alleen als de wachtlijst aan staat en de dag nog boekbaar is: gepubliceerd, binnen het inschrijfvenster en de datum niet voorbij. Een vrijgekomen plek op een tijdstip dat vandaag al voorbij is, telt niet mee.
• De plek wordt niet vastgehouden. Wie het eerst boekt, krijgt hem — ook iemand die niet op de wachtlijst stond.
• Een gemailde ouder blijft op de lijst staan (status Gemaild) tot hij boekt of zich afmeldt, maar krijgt bij een volgende vrije plek niet automatisch opnieuw een mail; die gaat naar de volgende die nog wacht.
• Boekt iemand van de lijst met hetzelfde e-mailadres, dan gaat hij vanzelf op Heeft geboekt.
• Elke wachtlijstmail heeft onderaan de link Haal me van de wachtlijst. Daarmee gaat de klant op Afgemeld.
• Verhoogt u de capaciteit, dan gaat er géén automatische mail. Stuur die dan zelf vanuit het dagoverzicht.

De wachtlijst in het dagoverzicht #

Onder het rooster staat het blok Wachtlijst, met eerst de mensen die nog wachten (oudste aanmelding bovenaan) en daarna de rest. Per regel ziet u naam, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal personen als dat er meer dan één is, de kinderen en de status: Wacht, Gemaild, Heeft geboekt of Afgemeld.

Bij Wacht en Gemaild staan twee knoppen:

• Mail: er is plek — stuurt deze ouder meteen de mail dat er een plek vrij is en zet hem op Gemaild. U kunt hem ook opnieuw sturen. De knop kijkt niet of er echt plek is; gebruik hem dus nadat u plek heeft gemaakt. Onderin verschijnt “De ouder heeft een e-mail gekregen dat er een plek vrij is.”
• Verwijderen — haalt de ouder direct van de lijst, zonder bevestigingsvraag en zonder mail aan de ouder. Hij blijft zichtbaar met status Afgemeld. Onderin verschijnt “Van de wachtlijst gehaald.”

Iemand rechtstreeks op een tijdstip zetten kan niet vanuit de wachtlijst. De ouder boekt altijd zelf via de webshop.

Zet u de wachtlijst uit, dan verdwijnt het formulier van de webshop en gaan er geen automatische mails meer; mensen die er al op stonden blijven in het dagoverzicht staan, en de knoppen werken nog.

Een dag voor één school #

Kiest u bij Alleen voor deze school een school, dan ziet de webshop er zo uit:

• Niet ingelogd — de dag staat gewoon in het overzicht, met “Alleen voor één school: log in met de inlogcode van je kind.” Op de pagina van de dag staat “Deze dag is alleen voor ouders van één school. Log in met de inlogcode van je kind om een tijdstip te kiezen.” met de link Naar het inlogscherm. De tijdstippen zijn dan niet zichtbaar.
• Ingelogd met een inlogcode van die school — de klant ziet Alleen voor met de naam van de school, en kan boeken. Een inlogcode telt als code van de school als er foto’s van die code in het album van de school staan, ook in een klas of ander onderliggend album.
• Ingelogd met een inlogcode van een andere school — de dag staat niet in het overzicht. Opent de klant de link toch, dan ziet hij “Deze boekingsdag bestaat niet (meer).”

Een dag verwijderen #

Het prullenbakje vraagt eerst om bevestiging: “Weet je zeker dat je “…” wilt verwijderen? Staan er al boekingen op, zet de dag dan liever op “gesloten”.”

Hangt er ook maar één boeking aan de dag — ook een geannuleerde — dan gaat het verwijderen niet door en verschijnt onderin: “Er hangen nog X boeking(en) aan deze dag. Zet de dag op “gesloten” in plaats van hem te verwijderen.” Dat is met opzet: in een geannuleerde boeking staan nog altijd de naam, het adres en eventueel een betaalhistorie.

Wat er achter de schermen gebeurt #

• Tijdstippen worden niet opgeslagen, maar berekend. Uit de begintijd, de eindtijd, de sessieduur, de omsteltijd en de pauzes volgt het rooster; de bezetting volgt uit de boekingen. Daarom klopt het overzicht meteen als u iets aanpast.
• Bij het boeken telt de server opnieuw. Twee ouders die op hetzelfde moment hetzelfde tijdstip kiezen kunnen elkaar niet inhalen; de tweede krijgt “Dit tijdstip is net bezet. Kies een ander tijdstip.”
• Een klant krijgt een bevestigingsmail met de gegevens van de dag en een annuleerlink. U krijgt een melding op het adres uit Meldingen naar, en ook een bericht als een klant zelf annuleert. Staat de wachtlijst aan, dan krijgt bij een annulering ook de eerste wachtende een mail.
• Een onbetaalde aanbetaling houdt een plek niet eeuwig bezet. Elk kwartier kijkt het systeem naar reserveringen die langer dan een uur op een betaling wachten. Is het geld er alsnog, dan wordt de boeking bevestigd; is de betaling mislukt, dan gaat de plek weer open. Is de betaaldienst even onbereikbaar, dan blijft de plek staan — liever een plek te lang bezet dan een betaalde afspraak weggegooid.

Zie ook #

• Instellingen — module-overzicht — waar u de boekingspagina aanzet.
• E-mailsjablonen — overzicht — het sjabloon dat de boekingsmails gebruiken.