Planning — de agenda #

Onder Planning → Kalender staat een agenda waarin u vastlegt wie op welke dag waar fotografeert. Elke afspraak heet hier een klus. In dezelfde kalender lopen uw boekingsdagen en losse boekingen mee, zodat u niet iemand inplant op een dag die al vol staat.

Voorwaarden #

• U bent ingelogd als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf heeft Planning niet in het menu en kan de pagina ook niet openen: plannen is kantoorwerk.
• De fotograaf logt hier dus niet voor in. Hij krijgt zijn dag per e-mail en, als hij zijn agenda koppelt, in zijn eigen telefoonagenda; zie Agenda koppelen.
• Sinds 29 september 2026 is Planning in het menu een uitklapgroep. Sinds 16 oktober 2026 heeft die vijf onderdelen: Kalender (dit scherm), Beschikbaarheid, Agenda koppelen, Eigen velden en Weekplanning en klus. Opdrachtgevers, Planningmails (tot 8 oktober 2026: Mailsjablonen) en Opdrachtgeversportaal staan nu onder CRM, en Gastfotograaf staat als los menu-item direct onder Planning.
• Onder Instellingen → Planning staat de schakelaar Planning aanzetten. Die schakelaar bepaalt het menu: staat hij uit, dan verdwijnen de groep Planning, Gastfotograaf en onder CRM de onderdelen Opdrachtgevers, Mailsjablonen en Opdrachtgeversportaal uit het menu. Na het opslaan verschijnen ze meteen. Een bewaarde link naar de agenda werkt ook met de schakelaar uit nog gewoon.

Wat u ziet #

Boven in beeld staat links de titel Planning en rechts de knoppen Agenda koppelen, Weekplanning versturen (alleen als de weekplanning aan staat onder Planning → Weekplanning en klus), Opdrachtgevers mailen, Opdrachtbonnen, Agenda-item en Nieuwe klus. Met Weekplanning versturen krijgt elke fotograaf één mail met zijn hele week; zie het artikel Weekplanning, dagindeling en vorig jaar . Op een smal scherm (telefoon, kleine tablet) staan alleen Agenda-item en Nieuwe klus er.

Daaronder staat de balk met zoeken en filters:

• Een zoekveld Zoek opdrachtgever, plaats of contact. Het zoekt in de titel van de klus, de locatienaam, de plaats, de postcode, de contactpersoon op de klus en de naam van de gekoppelde opdrachtgever.
• Een keuzelijst Fotograaf, die begint op Iedereen. Kiest u iemand, dan ziet u alleen de klussen waar die persoon op staat.
• Een keuzelijst Status die begint op Alle statussen.
• Een keuzelijst Soort die begint op Alle soorten.
• Het vinkje Alleen met aandachtspunt: dan blijven alleen klussen staan waar het systeem iets ziet dat aandacht vraagt (zie Aandacht nodig hieronder).
• Sinds 16 oktober 2026, als u eigen velden heeft (onder Planning → Eigen velden): de knop Niet compleet (alleen als een veld meetelt voor compleet) en de keuzelijst Filter op veld. Bij afspraken met zo’n veld staat in de kalender een klein label: groen ✓ als alles is ingevuld, anders met het aantal open velden. In het leesvenster vult u de velden direct in. Zie het artikel Eigen velden in de planning .
• Staat er ergens een filter aan, dan verschijnt de knop Filters wissen, die alles in één keer terugzet.
• Alleen in de dagweergave: het vinkje Kolom per fotograaf, waarmee u per medewerker een eigen kolom krijgt. Een klus staat dan in de kolom van de eerste persoon die erop staat; een klus met twee fotografen ziet u dus maar in één kolom, en een klus waar nog niemand op staat valt buiten de kolommen.

Let op bij het filteren. Zoeken, Fotograaf, Status, Soort en Alleen met aandachtspunt werken alleen op klussen. Boekingsdagen en losse boekingen blijven staan wat u ook kiest; wilt u die kwijt, verberg dan die laag in de legenda (zie hieronder).

De filters staan in het adres van de pagina. De gekozen weergave, datum, fotograaf, status, soort, zoekterm, het vinkje Alleen met aandachtspunt, Niet compleet en Filter op veld komen in de adresbalk te staan. Bewaart u de pagina als bladwijzer of stuurt u de link naar een collega, dan opent de agenda precies zo. De vinkjes voor de lagen en Kolom per fotograaf worden niet onthouden.

Het linkerpaneel #

Links staat, vanaf tabletbreedte, een paneel dat u in- en uitklapt (uw keuze wordt onthouden). Bovenin staat sinds 14 oktober 2026 een minikalender met weeknummers en stippen op de dagen waarop iets staat; klik op een dag om ernaartoe te gaan. Daaronder staan Aandacht nodig, sinds 16 oktober 2026 Nog te regelen (de eigen velden die de komende vier weken nog leeg zijn; alleen als een veld meetelt voor compleet) en Komt eraan. Op een telefoon valt dit paneel weg.

De legenda #

Onder de kalender staat een klikbare legenda. Met de lagen — Klussen, Agenda-items, Boekingsdagen, Losse boekingen, Bezet in eigen agenda en Feestdagen — verbergt of toont u een hele soort; met de statussen verbergt of toont u klussen met die status. Ook die keuzes komen in het adres van de pagina te staan. (Tot 14 oktober 2026 waren dit drie vinkjes in de filterbalk.)

Aandacht nodig toont de klussen van de komende dertig dagen waar iets mee is, het dringendste eerst (hooguit twintig; staan er meer, dan leest u En nog …). Achter de kop staat het aantal, en hoeveel daarvan dringend zijn. Met een klik op de kop klapt u het blok in of uit. Is er niets, dan staat er “Niets dat aandacht vraagt.” Het systeem let op:

| Wat er gemeld wordt | Wanneer |

|—|—|

| Over … dagen, en er staat nog niemand op. (rood, dringend) | Binnen veertien dagen staat er nog niemand op de klus die niet heeft afgezegd. |

| Nog een optie, terwijl de dag binnen een maand is. | De klus staat nog op Optie en is binnen dertig dagen. |

| … kan niet. | Iemand op de klus heeft afgezegd. |

| Nog niet door iedereen bevestigd. | De klus staat op Ingepland, is binnen een week, en niet iedereen heeft op Ik ga geklikt. |

| Wacht tot de opdrachtgever een van de voorgestelde dagen kiest. | U heeft de opdrachtgever datums voorgesteld en hij heeft nog niet gekozen. |

| De opdrachtgever wil een andere dag. | De opdrachtgever klikte op Graag een andere dag. |

| De opdrachtgever heeft na een week nog niet gereageerd. | U heeft de datum ter bevestiging gemaild en na zeven dagen is er geen antwoord. Onder die melding staat de knop Herinnering sturen; zie het artikel Een klus inplannen en bijhouden . |

Een klik op een melding opent de klus in het bewerkvenster. In de kalender zelf herkent u zo’n klus aan een dikke gekleurde rand links in het balkje; houdt u de muis erboven, dan staan de meldingen in het tooltipje.

Komt eraan toont hooguit vijfentwintig items vanaf vandaag, maar alleen uit de periode die u in beeld heeft en met dezelfde vinkjes en filters als de kalender. Bladert u in de maandweergave naar een eerdere maand, dan is het blok dus leeg (“Niets ingepland in deze periode.”), en een klus van volgende maand ziet u pas als u doorbladert. Staat er bij een klus in rood Nog niemand toegewezen, dan heeft u die dag nog geen fotograaf vastgelegd. Een klik op een item werkt hetzelfde als een klik in de kalender.

Zodra u iets in het zoekveld typt, maakt dit paneel plaats voor de zoekresultaten, onder de kop Gevonden met het aantal erachter. Hier wordt gezocht vanaf een jaar geleden, dus ook buiten de periode die u in beeld heeft; u ziet hooguit dertig klussen. Een klik op een resultaat springt in de kalender naar die datum en opent de klus. Niets gevonden? Dan staat er “Niets gevonden vanaf een jaar geleden.”

Onderaan het paneel staan de sneltoetsen.

De weergaven #

Rechtsboven de kalender staan Maand, Week, Dag, Team, Week per fotograaf (sinds 16 oktober 2026; zie hieronder), Jaar en Lijst. De jaarweergave (sinds 14 oktober 2026) toont het hele jaar als kalenderblad: hoe donkerder, hoe drukker, feestdagen in rode cijfers, en een klik op een dag opent die dag. De week- en dagweergave openen op 07:30. Op een computerscherm begint u in Maand, op een telefoon in Lijst. Links staan de pijltjes en de knop Vandaag. In de week-, dag- en teamweergave staat achter de datum een klein label met het weeknummer, bijvoorbeeld week 38 — handig, omdat scholen in weeknummers praten.

Is er niets ingepland, dan staat er “Niets ingepland in deze periode.”

Sneltoetsen #

Zolang u niet in een tekstveld typt en er geen venster openstaat, werken deze toetsen:

| Toets | Wat hij doet |

|—|—|

| n | Nieuwe klus op de dag die u in beeld heeft |

| a | Nieuw agenda-item |

| t | Naar vandaag |

| ← en → | Vorige en volgende periode |

| m, w, d, p, f, j, l | Maand, Week, Dag, Team, Week per fotograaf, Jaar, Lijst |

| / | Naar het zoekveld |

| Ctrl+K | Ga naar: typ een deel van een menu-item, een klus of een opdrachtgever en open het met Enter. Dit werkt op elk scherm van het CMS. |

De kleuren #

Elke klus krijgt de kleur van zijn status (tenzij u onder Planning → Weekplanning en klus Kleur per fotograaf in de kalender heeft aangezet; dan krijgt een klus in maand, week en dag de kleur van de eerste fotograaf die erop staat):

| Status | Kleur | Wat het betekent |

|—|—|—|

| Optie | oranje | U houdt de dag vrij, maar het staat nog niet vast. De fotograaf krijgt hier nog geen mail van. |

| Ingepland | blauw | De dag staat. Vanaf deze status gaat de opdrachtmail eruit. |

| Bevestigd | groen | Alles rond. |

| Geweest | grijs | De dag is gedaan. Een klus op Ingepland of Bevestigd waarvan de laatste dag voorbij is, zet het systeem ’s nachts vanzelf op Geweest; in de historie van de klus staat dan Automatisch op geweest gezet. Een optie in het verleden blijft staan: die heeft nooit plaatsgevonden, en die zet u zelf op Geannuleerd. |

| Geannuleerd | rood | Gaat niet door. Een geannuleerde klus blijft in de kalender staan; wilt u hem kwijt, kies dan bij Status een andere status. |

In het balkje staat achter de titel wie er op de klus staat.

Boekingsdagen zijn paars, losse boekingen grijsgroen met een gestippelde rand. Die twee houden altijd hun eigen kleur, ongeacht status.

Een klus aanmaken #

Er zijn twee manieren.

Snel inplannen #

Klik in de kalender op een lege plek. In de week- en dagweergave kunt u ook een tijdvak slepen; dan staan de tijden meteen goed. Het venster heet Nieuwe klus met de datum erachter, en vraagt alleen het hoognodige:

• Naam (bijv. school of opdrachtgever) — verplicht. Zoek een opdrachtgever, of typ een vrije naam. Kiest u een opdrachtgever, dan worden locatie en contact (en een vaste fotograaf) vanuit de opdrachtgever ingevuld. Leeg laten geeft “Geef de klus een naam.” Met Enter slaat u meteen op.
• Datum en Status — de status begint op Optie; Geweest en Geannuleerd kunt u hier niet kiezen.
• Hele dag — staat aan als u op een dag klikte, uit als u een tijdvak koos. Uit: dan verschijnen Van en Tot.
• Soort — begint op Schoolfotografie.
• Fotograaf (mag later) — begint op Nog niemand. Achter een naam staat in oranje waarom die persoon die dag misschien niet kan, bijvoorbeeld dat hij al ergens staat. U kunt hem toch kiezen: er komt dan geen extra vraag meer, hij wordt gewoon op de klus gezet. Kiest u iemand en staat de status niet op Optie, dan leest u De fotograaf krijgt meteen de opdrachtmail.

Onderaan staan Annuleren, Los agenda-item (maakt er een agenda-item van in plaats van een klus), Meer details en Opslaan. Meer details slaat de klus op en opent hem daarna meteen in het volledige venster Klus bewerken, zodat u de opdrachtgever, het adres en de briefing kunt invullen.

In de teamweergave werkt het net zo: een klik op een lege cel opent dit venster met die persoon en die dag al ingevuld.

Het volledige venster #

Klik rechtsboven op Nieuwe klus, of druk op n. Via de knop staat de datum op vandaag, via de toets n op de dag die u in beeld heeft. De dialoog heet Nieuwe klus en heeft vier tabbladen.

Klikt u op een bestaande klus, dan opent sinds 14 oktober 2026 eerst een leesvenster met wie, waar, de status, eventuele aandachtspunten en het weer, met de knoppen Klusdossier, Bewerken en Link naar dit item kopiëren. Met Bewerken opent hetzelfde venster als hieronder onder de naam Klus bewerken, met de gegevens van die klus erin.

Tabblad Wanneer #

• Titel (verplicht)
• Opdrachtgever — begint op Geen opdrachtgever gekoppeld. Kiest u er een, dan worden de titel, de locatie (de naam van de opdrachtgever), het adres, de contactpersoon, telefoon, e-mail en de aantallen klassen en leerlingen automatisch overgenomen — maar alleen in de velden die nog leeg zijn. Wat u zelf al had ingevuld blijft staan.

Het adres komt uit het blok Gegevens van de opdrachtgever. De adressen in het paneel Adressen worden hier niet gebruikt, ook niet een standaardadres van de soort Locatie; wilt u zo’n adres op de klus, vul het dan zelf in op het tabblad Waar en wie. Telefoon en e-mail komen uit Standaard contact; staat daar niets, dan uit Gegevens en het e-mailadres van de opdrachtgever zelf. Zie Opdrachtgevers en jaargangen.

Sinds 14 oktober 2026 is dit een zoekveld: typ minstens twee letters van de naam en kies de opdrachtgever uit de lijst; er wordt in al uw opdrachtgevers gezocht.

• Soort — Schoolfotografie (de beginstand), Herkansing, Groepsfoto, Sport, Studio, Bedrijf, Evenement of Overig.
• Status — begint op Optie.
• Datum (verplicht)
• Einddatum (alleen bij meerdere dagen) — laat leeg bij een gewone eendaagse klus.
• Hele dag — staat aan. Zet u hem uit, dan verschijnen Starttijd en Eindtijd, die beginnen op 08:30 en 15:00.
• Dagindeling — sinds 16 oktober 2026, als de dagindeling aan staat onder Planning → Weekplanning en klus: met Blok toevoegen verdeelt u de dag in blokken, bijvoorbeeld 09:00–10:00 15 baby’s. Zie het artikel Weekplanning, dagindeling en vorig jaar .

Tabblad Waar en wie #

Locatie, Adres, Postcode, Plaats, Contactpersoon, Telefoon, E-mail, Aantal klassen, Aantal leerlingen en Reistijd (minuten). Geen van deze velden is verplicht.

De reistijd is meer dan een notitie: hij bepaalt of u een waarschuwing krijgt wanneer u iemand op twee klussen op één dag zet die te dicht op elkaar liggen.

Tabblad Briefing #

• Briefing voor de fotograaf — deze tekst gaat mee in de opdrachtmail, in de agendafeed en op de opdrachtbon.
• Bijlagen bij de briefing — met Bestand toevoegen hangt u een plattegrond, klassenlijst of schema aan de klus (pdf, afbeeldingen, txt, csv, Word of Excel, maximaal 10 MB per bestand). *In dit venster staat het vinkje meesturen met de opdrachtmail bij een nieuw bestand meteen aan, anders dan op de klus-pagina. Bij een klus die nog niet is opgeslagen kunt u meerdere bestanden tegelijk kiezen; ze worden pas geüpload als u op Opslaan klikt, en met Weg haalt u er een uit het lijstje. Is een bestand te groot, dan leest u de naam met maximaal 10 MB per bestand.* en blijft dat bestand eruit. Bij een klus die al is opgeslagen staat onder elke bijlage ook het vinkje zichtbaar voor de school in het opdrachtgeversportaal; zet u dat aan, dan kan de school het bestand daar downloaden.
• Informatie voor de school — sinds 29 september 2026. Deze tekst ziet de contactpersoon van de school in het opdrachtgeversportaal, onder Planning, bijvoorbeeld hoe laat de klassen klaar moeten staan. De briefing en de interne notitie ziet de school nooit. Zie Het opdrachtgeversportaal.
• Interne notitie — blijft in het CMS. De fotograaf krijgt hem niet te zien.

Sinds 16 oktober 2026 staan bovenaan dit tabblad ook, als u die gebruikt, het blok Vorig jaar (wat er bij de vorige klus van deze opdrachtgever is ingevuld, met de knop Overnemen in deze klus) en uw Eigen velden. Zie de artikelen Weekplanning, dagindeling en vorig jaar en Eigen velden in de planning .

Tabblad Bezetting #

Hier zet u fotografen op de klus. Dit tabblad is grijs zolang de klus nog niet bestaat: een toewijzing heeft een opgeslagen klus nodig. Bij een nieuwe klus slaat u dus eerst op, waarna de dialoog sluit; open de klus daarna opnieuw vanuit de kalender om de bezetting te regelen. Wilt u meteen iemand op een nieuwe klus zetten, gebruik dan Snel inplannen.

Sinds 16 oktober 2026 staat onder elke fotograaf een regel voor een notitie voor deze fotograaf, bijvoorbeeld “samen rijden met …”, als die notitie aan staat onder Planning → Weekplanning en klus. Alleen die fotograaf krijgt hem in zijn mails.

Opslaan #

Onderaan staan Annuleren en Opslaan. Vult u geen titel of geen datum in, dan verschijnt in rood “Een titel en een datum zijn verplicht.” en springt u terug naar het eerste tabblad.

Ligt de einddatum vóór de datum, dan leest u in rood bovenin het venster “De einddatum ligt voor de startdatum.”; ligt de eindtijd niet na de starttijd, dan “De eindtijd ligt niet na de starttijd.” De klus wordt dan niet opgeslagen.

Terwijl er wordt opgeslagen, kunt u het venster niet sluiten — ook niet met Esc of door ernaast te klikken — zodat een foutmelding of waarschuwing niet verloren gaat.

Hoort de klus bij een reeks (zie het artikel Een klus inplannen en bijhouden ) en komen er in die reeks nog klussen na deze, dan staat links onderin een schakelaar Ook op de … latere klussen van deze reeks. Zet u die aan, dan gaat uw wijziging ook naar de latere klussen: titel, soort, tijden, hele dag, locatie en adres, contactpersoon, aantallen, briefing, interne notitie, reistijd en opdrachtgever. Datum en status blijven per klus zoals ze waren. Wie op die klussen staat, krijgt één mail met de wijziging in plaats van een mail per klus.

Het opslaan zelf verstuurt geen mail zolang er niemand op de klus staat. Staan er al mensen op, dan kan het wel een mail opleveren, bijvoorbeeld als u de status van Optie naar Ingepland zet of de datum wijzigt; zie het artikel Een klus inplannen en bijhouden .

Ziet het systeem na het opslaan iets waar u op wilt letten, dan komt het venster Opgeslagen, met een kanttekening. De klus is dan al bewaard; Begrepen en Annuleren doen daar precies hetzelfde.

Agenda-items en herinneringen #

Sinds 14 oktober 2026 zet u ook losse agenda-items in de planning: een overleg, een belafspraak, een vrije dag. Klik rechtsboven op Agenda-item of druk op a. Het venster Nieuw agenda-item vraagt:

• Titel (verplicht; anders: “Geef het agenda-item een titel.”) en de datum, met Tot en met (bij meer dagen) en eventueel tijden;
• Van wie — een medewerker, of Hele kantoor;
• Bezet of Beschikbaar — Bezet: wie dan wordt ingepland, krijgt een waarschuwing (Heeft een agenda-item: “…”). Beschikbaar: alleen een notitie in de agenda, telt niet als bezet;
• Notitie en Herinnering.

Een herinnering kunt u ook op een klus zetten. U kiest uit Een half uur, 1 uur, 3 uur, 6 uur, 1 dag of 2 dagen van tevoren; bij een hele dag telt 08:00 als begin. Op dat moment krijgt degene die de herinnering zette een mail met als onderwerp Herinnering: …. Bewerkt u een klus of item zonder de tijd of de herinnering te veranderen, dan komt de herinnering niet nog een keer.

Verder toont de kalender sinds 14 oktober 2026 de Nederlandse feestdagen, de tijden waarop u in uw gekoppelde eigen agenda bezet bent (gestreept, zonder titels; zie Agenda koppelen) en, bij klussen met een plaats, het weer van die dag. Elke laag kunt u in de legenda verbergen.

Een klus verplaatsen #

Sleep een klus naar een andere dag. Lukt het, dan verschijnt onderin “De klus is verplaatst.”

• Verplaatsen geldt als wijziging. Wie al een opdrachtmail van deze klus had en niet heeft afgezegd, krijgt meteen een wijzigingsmail met de nieuwe datum.
• Een klus van meerdere dagen houdt zijn lengte. Sleept u een klus van maandag tot en met woensdag naar een andere maandag, dan loopt hij daarna weer van maandag tot en met woensdag. (Tot 24 september 2026 werd een meerdaagse klus bij het slepen een klus van één dag; dat is verholpen.)
• Alleen klussen en agenda-items kunt u slepen. Sleept u een boekingsdag of een losse boeking, dan krijgt u “Alleen klussen en agenda-items kun je verslepen. Een boekingsdag beheer je bij Boekingsdagen.”
• De duur wijzigt u sinds 14 oktober 2026 door de rand van een klus of agenda-item te slepen (“De duur is aangepast.”). Bij een klus komt eerst dezelfde botsingscontrole als bij verplaatsen.
• Klikt u op een boekingsdag of een losse boeking, dan gaat u naar het bijbehorende scherm buiten Planning. Dat scherm is er alleen voor het bedrijfs-account: een medewerker kan het niet openen.

Botst de nieuwe dag met iets anders, dan verschijnt het venster Verplaatsen? met de opsomming; er is dan nog niets verplaatst. Staat er iets bij dat echt niet kan, dan is de enige knop Sluiten. Zijn het waarschuwingen of meldingen, dan staan er Annuleren en Toch verplaatsen, en met die laatste drukt u het door. Ook een melding die alleen ter informatie is, laat dit venster verschijnen.

De teamweergave #

Met Team (sneltoets p) ziet u wie wanneer vrij is: de fotografen onder elkaar, de dagen naast elkaar. Onder de knoppenbalk kiest u Week of Maand; in de maandstand zijn de cellen smal en staan er alleen korte balkjes.

• Bovenaan staat de rij Nog in te delen, met de klussen waar nog niemand op staat.
• Per fotograaf staat per dag wat hij heeft. Een lege cel toont vrij; is er voor die persoon Niet beschikbaar vastgelegd, dan staat er grijs Afwezig, met de reden erachter. Achteraan staat in de kolom Dagen op hoeveel van de getoonde dagen hij werkt.
• Met de keuzelijst Fotograaf bovenaan houdt u één persoon over.
• Staan er geen fotografen, dan leest u “Nog geen fotografen op deze site.”

Wat u hier kunt doen:

• Toewijzen door te slepen. Sleep een klus naar de cel van een fotograaf op dezelfde dag, en hij wordt erop gezet. Botst dat, dan komt eerst het venster Toewijzen? met Toch toewijzen.
• Overzetten naar een andere fotograaf. Sleep het balkje uit de rij van de ene fotograaf naar die van de andere. Let op: de eerste wordt meteen van de klus gehaald — ook als er daarna een botsing verschijnt en u Annuleren kiest, of als toewijzen helemaal niet kan. Kijk daarna dus even of de klus nog iemand heeft.
• Naar een andere dag slepen. Dan vraagt het venster Verplaatsen en toewijzen? of de klus naar die dag en naar die persoon mag. Met Verplaatsen en toewijzen gebeurt beide in één keer; botsingen op de nieuwe dag worden bij het verplaatsen niet meer gemeld. Wie de klus al kende, krijgt een wijzigingsmail.
• Iemand eraf halen. Sleep het balkje terug naar de rij Nog in te delen. U leest dan “Van de klus gehaald.” Er gaat geen mail naar die persoon.
• Nieuwe klus. Klik op een lege cel: het venster Snel inplannen opent met die persoon en die dag ingevuld.

Een klik op een balkje opent de klus in het bewerkvenster.

Week per fotograaf #

Sinds 16 oktober 2026 is er ook de weergave Week per fotograaf (sneltoets f). Per fotograaf ziet u een blok met de dagen van de week naast elkaar en de uren eronder (minstens 07:00 tot 18:00, ruimer als er iets eerder of later staat). Zo ziet u in één blik hoe ieders week eruitziet en waar nog ruimte is.

• Bovenaan vinkt u fotografen aan of uit, en met Weekend tonen zet u zaterdag en zondag erbij. Staat er in het weekend iets, dan staat dat vinkje al aan.
• Per fotograaf staan zijn klussen en de agenda-items die van hem zijn. Heeft een fotograaf op een klus een eigen begin- of eindtijd, dan staat de klus bij hem op die tijd, met in het tooltipje eigen tijd van deze fotograaf. Een dag met Niet beschikbaar toont Afwezig.
• De rij Nog in te delen toont de klussen waar nog niemand op staat. Sleep een klus daarvandaan, of van een andere fotograaf, naar een fotograaf om hem toe te wijzen; dat werkt zoals in de teamweergave. Terugslepen naar Nog in te delen haalt iemand eraf.
• Sleept u een klus binnen dezelfde fotograaf naar een ander uur of een andere dag, dan verplaatst u de klus zelf, dus ook voor de andere fotografen die erop staan. Een agenda-item verplaatst u alleen binnen de persoon van wie het is.
• Een klik op een leeg uur opent Snel inplannen met die persoon en dat uur ingevuld.
• De keuzelijst Fotograaf werkt hier ook.

Waar het systeem op let #

Bij het verplaatsen, bij het opslaan van een bestaande klus en bij het inzetten van een fotograaf wordt gekeken naar het volgende:

| Wat er gevonden wordt | Wat u krijgt |

|—|—|

| Deze medewerker staat al op deze klus | Een blokkade — dit kan niet doorgaan |

| Staat die dag al op een andere klus | Een waarschuwing |

| Staat die dag al als optie op een andere klus | Alleen een melding ter informatie |

| Te weinig tijd tussen twee klussen, gemeten aan de ingevulde reistijd | Een waarschuwing met het aantal minuten dat er wél tussen zit en het aantal dat nodig is |

| Er is niet beschikbaar vastgelegd — door kantoor of door de fotograaf zelf | Een waarschuwing, met de reden erbij als die is ingevuld |

| Er staat die dag een boekingsdag (die niet gesloten is) of een losse boeking van die persoon | Een waarschuwing |

| De fotograaf heeft zijn eigen Google- of Outlook-agenda direct gekoppeld en staat daar die dag bezet | Een waarschuwing: Staat bezet in de eigen agenda |

Een klus zonder tijden geldt als hele dag en botst dan met alles op die dag. Wie een opdracht heeft afgezegd, telt weer als vrij.

Of het systeem de rijtijd tussen twee klussen zelf kan uitrekenen, en met welke routeplanner, ziet u onder CRM → Planningmails in het blok Automatische berichten; zie Mailsjablonen voor de planning.

Opdrachtbonnen voor een hele week #

De knop Opdrachtbonnen rechtsboven maakt één pdf voor een periode: een voorblad met alle klussen op datum, en daarachter per klus een volledige opdrachtbon op een eigen pagina. Geannuleerde klussen blijven eruit.

• Van en Tot en met staan al ingevuld op de maandag tot en met zondag rond de dag die u in beeld heeft.
• Fotograaf begint op Alle klussen. Kiest u iemand, dan krijgt u alleen zijn eigen dagen.
• De knop Maken blijft grijs zolang een van beide datums leeg is of Van na Tot en met ligt. In dat laatste geval kleurt Tot en met rood met Kies een datum op of na “Van”.

Klussen die de gekozen fotograaf heeft afgezegd, komen niet in zijn pdf.

De pdf opent in een nieuw tabblad. Houdt uw browser dat tabblad tegen (een pop-upblokker), dan blijft het venster open met de tekst De bonnen zijn klaar, maar je browser hield het nieuwe tabblad tegen. en een link Opdrachtbonnen openen (nieuw tabblad). Kiest u daarna een andere periode of fotograaf, dan verdwijnt die link weer.

Staan er in de gekozen periode (of voor de gekozen fotograaf) geen klussen, dan wordt er geen pdf gemaakt en leest u onderin “Er staan geen klussen in deze periode.”

Opdrachtgevers in bulk mailen #

Sinds 13 september 2026 staat er een knop Opdrachtgevers mailen in de balk. Daarmee schrijft u in één keer alle opdrachtgevers aan van de klussen in een periode — bijvoorbeeld om aan het begin van de week iedereen zijn datum te laten bevestigen.

In het venster kiest u:

• Soort mail — Datum bevestigen (met antwoordknoppen) of Vrije mail (zonder knoppen).
• Sjabloon — hier verplicht. Is er nog geen sjabloon voor dit soort mail, dan leest u “Maak eerst een sjabloon voor dit soort mail.”; zie Mailsjablonen voor de planning.
• Van en Tot en met — voorgevuld op de week rond de dag die u in beeld heeft.
• Eigen bericht (mag leeg blijven) — die tekst gaat naar iedereen in de lijst, onder de tekst van het sjabloon.

Daaronder verschijnt een droogloop: een tabel met datum, opdrachtgever en de ontvangers, met per regel een vinkje. Alles wat verstuurd kan worden staat aangevinkt.

• Klussen zónder bereikbare opdrachtgever staan uit en zijn niet aan te vinken; de reden staat er in rood bij. Onder de tabel leest u hoeveel dat er zijn.
• Bij klussen die al eerder bericht hebben gehad staat in oker al eerder gemaild. Die gaan wél gewoon mee als u ze aangevinkt laat.
• Staan er geen klussen in de periode, dan leest u “Er staan geen klussen in deze periode.”

De verzendknop toont hoeveel er weggaat, bijvoorbeeld Versturen (3 klussen, 5 ontvangers). Hij blijft grijs zolang u geen sjabloon heeft gekozen of er niets verzendbaars is aangevinkt. Tijdens het versturen is het venster niet te sluiten.

Zet u Van na Tot en met, dan wordt de tabel niet ververst: u ziet dan nog de klussen van de vorige periode, en die gaan ook mee als u op versturen klikt. Controleer dus de datums voordat u verstuurt.

Na afloop verandert de tabel in een resultaatscherm met een korte samenvatting (bijvoorbeeld 3 klussen, 5 ontvangers., of Er is niets verstuurd.) en een lijst Overgeslagen: met per regel de reden. Onderaan staat dan Sluiten.

> Het genoemde aantal is wat er werkelijk is weggegaan. Mislukt een mail bij de mailserver, dan telt die ontvanger niet mee. Mislukt het voor álle ontvangers van een klus, dan staat die klus bij Overgeslagen met de reden Geen e-mailadres bekend — ook als er wel een adres was en de mailserver het weigerde. Controleer bij twijfel de historie op de klus zelf; daar komt een regel te staan als het versturen mislukt is, met de reden erachter.

Let ook op dat alleen Datum bevestigen een spoor achterlaat op de klus. Verstuurt u een vrije mail, dan blijft al eerder gemaild bij die klus leeg.

De maandagmail #

Elke maandagochtend om 7:00 krijgt iedereen met toegang tot Planning (het bedrijfs-account en de medewerkers, voor zover ze een e-mailadres hebben) een mail met de klussen van de komende zeven dagen en de punten uit Aandacht nodig van de komende dertig dagen. Staat er die week niets en vraagt niets aandacht, dan komt er geen mail. Een schakelaar om deze mail uit te zetten is er niet.

Verder lezen #

• Opdrachtgevers en jaargangen
• Beschikbaarheid van medewerkers
• Agenda koppelen
• Mailsjablonen voor de planning
• Het opdrachtgeversportaal