Bestel- en foto-instellingen van uw site #

Onder Instellingen → Instellingen kiest u links een onderwerp (op een telefoon via Onderdeel). De vroegere tab Bestellingen is verdeeld over Bestellen en afrekenen, Verzending, Kosten en toeslagen, Betalingen, Winkelwagen en Klantaccount. Foto-instellingen en de bewaartermijn van downloads staan bij Foto’s en downloads; de schakelaar voor uw maandafrekeningen van het lab staat bij Facturen en uitbetalingen. Sinds 24 en 25 september 2026 zijn er vijf onderdelen bij gekomen: Fotoboek, Gastenboek, Labelpagina’s, Diavoorstelling en Statistieken. Eind september 2026 kwamen daar Hulp voor klanten, Delen met familie, Omzetmail en Meldingen voor jou bij, en op 5 oktober 2026 Vindbaarheid in Google. Ze staan allemaal onderaan dit artikel.

De overige onderdelen staan beschreven in Instellingen — module-overzicht. Daar leest u ook hoe u een onderwerp of een afzonderlijke instelling deelt via Link kopiëren.

Voorwaarden #

• Alleen het bedrijfs-account komt bij Instellingen. Medewerkers en fotografen zien het menu-item niet.
• De knop Opslaan — sinds 14 oktober 2026 rechtsboven in de kopbalk — bewaart alle onderdelen tegelijk, behalve Externe opslag, Gekoppelde apps en Opslag en print. Wisselen tussen onderwerpen behoudt uw wijzigingen. Bij het verlaten van het scherm krijgt u een waarschuwing zolang er niet-opgeslagen wijzigingen zijn.
• De opslagknop is alleen actief wanneer er wijzigingen zijn. Bij een fout blijven uw wijzigingen bewaard in het formulier.

Bestelinstellingen #

Dit artikel beschrijft de instellingen per onderwerp. Alle bedragen zijn in euro’s.

| Zoek deze instelling | Onderdeel |

|—|—|

| Downloadkosten, administratiekosten en spoedtoeslag | Kosten en toeslagen |

| Verzendtarieven, gratis verzending, combineren van scholen en afhalen in de winkel | Verzending |

| Minimum bestelbedrag, zakelijke gegevens, adresvelden bij levering via de school, bestellingen tegenhouden, inloggegevens in de bestelbevestiging en oude bestellingen verwijderen | Bestellen en afrekenen |

| Achteraf betalen, betaalherinneringen en alsnog afrekenen | Betalingen |

| Winkelwagen bewaren, herinneringen en de voortgangsbalk | Winkelwagen |

| Bestelhistorie, annuleren, opnieuw bestellen, tot wanneer een album online staat en accountgegevens | Klantaccount |

| Herinneringsmails voordat een album offline gaat | Album gaat offline |

| Downloads bewaren en foto-instellingen | Foto’s en downloads |

| De pagina met uw maandafrekeningen van het lab | Facturen en uitbetalingen |

| Klanten hun fotoboekontwerp laten delen | Fotoboek |

| Het gastenboek onder de albums | Gastenboek |

| Een pagina in de webshop waar bezoekers een cadeaubon kopen | Cadeaubonpagina |

| Openbare pagina’s per albumlabel en uw portfolio | Labelpagina’s |

| Muziek bij de diavoorstelling | Diavoorstelling |

| Hoe uw webshop in Google en bij gedeelde links verschijnt | Vindbaarheid in Google |

| Uw eigen Google Analytics en Meta-pixel | Statistieken |

| Inlogcode kwijt? en de hulpassistent in de webshop | Hulp voor klanten |

| Ouders de foto’s met familie laten delen (alleen schoolfotografie) | Delen met familie |

| Een dagelijkse of wekelijkse mail met uw omzet | Omzetmail |

| Mails aan uzelf: albums zonder bestellingen, beoordelingen en mijlpalen | Meldingen voor jou |

Kosten die de klant betaalt #

• Downloadkosten — de prijs die u rekent voor een digitale download.
• Administratiekosten — een vast bedrag per bestelling, bovenop het ordertotaal.

Werkt u met het lab van Fotoprotools, let dan op twee dingen die sinds 18 september 2026 anders gaan.

• Er geldt een ondergrens voor de administratiekosten en voor de verzendkosten hieronder. Vult u een lager bedrag in, dan rekent de winkelwagen alsnog dat minimum. Wat u er bóvenop zet, is voor u. Gratis verzending die u zelf geeft, blijft gratis.
• Een bestelling met alleen downloads betaalt nu wél administratiekosten. Voorheen vielen die bij zo’n bestelling altijd weg.

Verzendkosten #

Er zijn vier tarieven. Welk tarief geldt, hangt af van wat er besteld is: producten zijn ingedeeld als “laag” of “hoog”, en als brievenbuspakket of niet.

• Verzendkosten — het standaardtarief.
• Verzendkosten brievenbuspakket — het tarief voor een zending die door de bus kan.
• Verzendkosten hoog — voor zwaardere of grotere zendingen.
• Verzendkosten verzekerd hoog — voor zwaardere zendingen die verzekerd gaan.

Gratis verzending vanaf #

• Gratis verzending vanaf — vanaf welk ordertotaal (exclusief verzendkosten) de klant geen verzendkosten meer betaalt.

Laat dit veld op 0 of leeg staan als u geen drempel wilt. Een 0 betekent hier “geen drempel”, niet “altijd gratis”. Wilt u iedereen gratis verzending geven, zet dan de verzendkosten-bedragen hierboven zelf op 0 — dat is de bedoelde weg.

Dit werkt zo sinds 2 september 2026. Daarvóór las het systeem een leeggemaakt veld als de drempel “vanaf € 0,00” en verklaarde het elke bestelling verzendkostenvrij. Miste u in de zomer van 2026 verzendkosten in uw omzet, dan is dit vrijwel altijd de verklaring.

• Verzendkostenvrij alleen bij lage verzendkosten — schakelaar. Staat hij aan, dan geldt de drempel hierboven niet voor bestellingen die onder het hoge tarief vallen; die blijven altijd verzendkosten betalen.

• Foto’s van meerdere scholen toestaan in de verzendkostenvrije periode — schakelaar, standaard uit. Zie het blok hieronder.

Foto’s van twee scholen in één bestelling #

Geeft u een school een verzendkostenloze periode (het datumveld in Bewerken album, zie School- en albuminstellingen), dan gold daarbij een harde regel: zolang die periode loopt, kan een klant in dezelfde winkelwagen géén foto’s van een andere school leggen. Probeert hij dat toch, dan verschijnt op de webshop de melding “Helaas kunt u in de verzendkosten vrije periode geen foto’s van een andere school bestellen.” en wordt het product niet toegevoegd.

Dat is precies waar gezinnen met kinderen op twee scholen tegenaan lopen: de ene school heeft een actie, de andere niet, en de ouder moet twee losse bestellingen plaatsen.

Sinds 9 september 2026 kunt u die regel per site loslaten met de schakelaar Foto’s van meerdere scholen toestaan in de verzendkostenvrije periode:

• Uit (de standaard) — het gedrag hierboven blijft ongewijzigd.
• Aan — de klant mag foto’s van meerdere scholen in één winkelwagen leggen, ook terwijl de verzendkostenloze periode van de eerste school loopt.

Twee dingen om te weten voordat u hem aanzet:

• De schakelaar geldt voor de hele site, niet per school. U kunt de uitzondering dus niet voor één actie aanzetten.
• Bepalend is de school die als eerste in de winkelwagen ligt: alleen als díe school een lopende verzendkostenloze periode heeft, wordt er iets tegengehouden. De periode telt tot en met de ingestelde datum en vervalt de nacht daarna.

De schakelaar zegt niets over wie de verzendkosten betaalt — dat blijft staan zoals u het bij Gratis verzending vanaf en bij de school zelf hebt ingesteld. Hij bepaalt alleen of de bestelling gecombineerd mag worden.

Afhalen in de winkel #

Sinds 9 oktober 2026 staat onder Verzending de schakelaar Afhalen in de winkel. Zet u die aan, dan krijgt de klant bij het afrekenen naast verzenden de keuze Afhalen in de winkel:

• De klant betaalt dan geen verzendkosten; de drempel Gratis verzending vanaf speelt geen rol.
• De bestelling krijgt als verzendwijze afhalen, zodat u hem in de bestellingen herkent.
• Tijdens de verzendkostenvrije periode van een school kiest de klant sinds 12 oktober 2026 uit levering via de school (gratis), op zijn huisadres (met de gewone verzendkosten) of afhalen in de winkel (gratis).

Daaronder staat het veld Afhaaladres en openingstijden (maximaal 1000 tekens); zolang de schakelaar uit staat en het veld leeg is, is het grijs. Schrijf daar waar en wanneer de klant zijn bestelling kan ophalen, en eventueel wat hij moet meenemen. De klant ziet die tekst bij het afrekenen zodra hij voor afhalen kiest, en hij staat in de bevestigingsmail van de bestelling. De tekst wordt bij elke bestelling vastgelegd zoals hij op dat moment is: past u hem later aan, dan veranderen eerdere bestellingen niet mee.

Minimum bestelbedrag #

• Minimum bestelbedrag — het bedrag dat een klant minimaal moet bestellen om te kunnen afrekenen. Dit veld staat op het onderdeel Bestellen en afrekenen, niet bij de verzendinstellingen.

Zakelijk bestellen: bedrijfsnaam en btw-nummer #

• Bedrijfsnaam en btw-nummer op het bestelformulier — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 14 september 2026.

Staat hij uit, dan ziet de klant op het bestelformulier precies wat hij altijd zag: naam, adres, e-mailadres. (Behalve bij levering via de school, als u de volgende schakelaar aan heeft staan — dan is er sowieso geen adresdeel.)

Zet u hem aan, dan komt er op het bestelformulier een vinkje Ik bestel zakelijk bij. Vinkt de klant dat aan, dan verschijnen er twee velden:

• Bedrijfsnaam — verplicht zodra het vinkje aan staat, maximaal 255 tekens. Onder het veld staat “Vul hier de naam van uw bedrijf in”.
• Btw-nummer — optioneel, maximaal 32 tekens. Onder het veld staat “Optioneel. Bijvoorbeeld NL812345678B01”.

Is een van beide te lang, dan meldt het formulier “Deze waarde is te lang”.

Wat er daarna met die gegevens gebeurt:

• De bedrijfsnaam en het btw-nummer komen op de factuur-pdf en staan als twee aparte kolommen in de boekhouding-export.
• Het btw-nummer verandert het bedrag niet en wordt niet gecontroleerd — er wordt geen btw verlegd en er is geen koppeling met een btw-register. Het is een gegeven dat u meekrijgt, geen berekening.
• In het CMS ziet u de bedrijfsnaam en het btw-nummer nergens: niet in de bestellingenlijst en niet op de bestelling zelf. U vindt ze alleen terug op de factuur-pdf en in de boekhouding-export. Zie Een bestelling openen en afhandelen.
• De bedrijfsnaam gaat wel mee naar het lab en komt op de pakbon.

Zet u de schakelaar later weer uit, dan verdwijnt het vinkje van het bestelformulier; bij bestellingen die er al zijn blijven de ingevulde gegevens gewoon op de factuur staan.

Land kiezen op het bestelformulier #

• Land kiezen op het bestelformulier — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 12 oktober 2026. Aan: op het bestelformulier staat het veld Land, zodat de klant ook een adres in België, Duitsland, Oostenrijk of Luxemburg kan opgeven. Uit: het veld staat er niet en de bestelling krijgt het land van uw site. Zet dit alleen aan als u ook naar het buitenland verstuurt.

Adres niet verplicht bij levering via de school #

• Adres niet verplicht bij levering via de school — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 19 september 2026. De samenvatting in het scherm luidt: Vraag geen adres bij levering via school in de verzendkostenvrije periode. Naam en e-mail blijven verplicht.

Tot 19 september 2026 gold dit voor één vaste site, hard ingesteld door Fotoprotools. Nu zet u het zelf aan of uit.

Wanneer vallen de adresvelden weg? Alleen als álle vier de volgende dingen kloppen:

1. Het is geen downloadbestelling — bij downloads wordt sowieso nooit om een adres gevraagd.
2. Deze schakelaar staat aan.
3. De klant kiest bij Levering voor Via school, niet voor Op huisadres (met portokosten).
4. De verzendkostenvrije periode van die school loopt op dat moment. Die stelt u per school in; zie School-instellingen bewerken.

Wat de klant dan ziet: postcode, huisnummer, straat en plaats verdwijnen van het bestelformulier. Op die plek komt een blauw informatieblok met de tekst “U hoeft geen adres in te vullen: de foto’s worden via de school geleverd. Via uw e-mailadres kunnen we u bereiken als er iets onduidelijk is.” Naam, e-mailadres en telefoonnummer blijven staan en blijven verplicht.

Let op bij het wisselen. Kiest de klant alsnog voor levering op het huisadres, dan komen de adresvelden terug — maar leeg. Wat hij eerder had ingetypt is dan weg en moet hij opnieuw invullen.

Staat de schakelaar uit, dan vraagt het bestelformulier gewoon om een adres, ook bij levering via de school.

Achteraf betalen #

Sinds 9 oktober 2026 staat onder Betalingen de schakelaar Achteraf betalen. Zet u die aan, dan staat bij het afrekenen naast de online betaalmethoden de keuze Achteraf betalen. Kiest de klant die, dan wordt de bestelling geplaatst zonder dat hij nu betaalt:

• de bestelling komt op open te staan, met als betaalwijze factuur;
• de klant krijgt de mail Bestelbevestiging (betalen op factuur). Zet in die mail (onder CRM → Webshopmails) hoe en wanneer de klant moet betalen;
• pas als u de bestelling zelf op betaald zet, gaat ze naar het lab.

Met Naam van de keuze (maximaal 60 tekens) bepaalt u hoe de keuze bij het afrekenen heet, bijvoorbeeld Betalen op rekening of Overmaken na ontvangst. Laat u het veld leeg, dan staat er Achteraf betalen in de taal van de webshop. Zolang de schakelaar uit staat en het veld leeg is, is het grijs.

Controleer deze schakelaar even als u vóór 9 oktober 2026 al een webshop had. Bij de invoering is de stand overgenomen uit uw oude betaalinstellingen. Op 10 oktober 2026 is die overname verbeterd, omdat hij bij sommige sites Achteraf betalen aanzette terwijl de webshop het nooit aanbood. Staat hij aan terwijl u dat niet wilt, zet hem dan uit en sla op.

Herinneringsmail bij een niet betaalde bestelling #

• Herinneringsmail bij een niet betaalde bestelling — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 14 september 2026.

Staat hij aan, dan krijgt een klant van wie de bestelling op open is blijven staan — de betaling is dus niet afgerond — vanzelf een herinnering per e-mail. Het systeem kijkt daar één keer per dag om 10:00 uur naar.

Wie krijgt er een mail:

• Maximaal twee per bestelling: de eerste zodra de bestelling twee dagen op open staat, de tweede na vijf dagen. De rondes worden nooit overgeslagen — een bestelling die al tien dagen open staat krijgt eerst nog de eerste mail en pas de dag erna de tweede.
• Bestellingen ouder dan dertig dagen krijgen niets meer.
• Bestellingen op rekening krijgen niets.
• Bestellingen van € 0,00 en bestellingen zonder geldig e-mailadres krijgen niets.
• Heeft dezelfde klant rond dezelfde datum (één dag ervoor of erna) wél een bestelling afgerond, dan blijft de herinnering achterwege. Dat voorkomt dat iemand die het een tweede keer goed geprobeerd heeft alsnog gemaand wordt.
• Staat er bij het e-mailsjabloon bestelling van uw site geen afzenderadres, dan gaat er voor de hele site niets uit. Zie E-mails — overzicht en sjablonen.

Wat er in de mail staat:

• Onderwerp: “Herinnering: uw bestelling is nog niet afgerond — “, bij de tweede mail “Laatste herinnering: uw bestelling is nog niet afgerond — “.
• Daarna een korte tekst (“U heeft onlangs een bestelling geplaatst, maar de betaling is niet afgerond. Uw foto’s staan nog voor u klaar.”), een blokje Status van uw bestelling met Nog niet betaald, het bestelnummer, de besteldatum, het totaalbedrag en de schoolnaam, en één knop die naar de volgpagina van de bestelling gaat. Ontbreekt het webadres van uw site, dan valt alleen die knop weg en gaat de mail gewoon uit.
• De tekst van die knop hangt af van de volgende schakelaar. Staat Klant mag een niet betaalde bestelling alsnog afrekenen uit, dan heet de knop Bekijk uw bestelling en staat er onder: “Wilt u de bestelling alsnog afronden? Antwoord op deze e-mail, dan helpen wij u verder.” Staat hij aan, dan heet de knop Bestelling afronden en staat er: “Via de knop hierboven ziet u uw bestelling en kunt u de betaling alsnog afronden. Lukt dat niet? Antwoord dan op deze e-mail, dan helpen wij u verder.” In beide gevallen sluit de regel af met “Heeft u inmiddels betaald of wilt u de bestelling laten vervallen, dan kunt u deze e-mail negeren.”
• Afzender en antwoordadres zijn die van uw sjabloon bestelling; onderaan staat dezelfde afmeldregel als bij de andere klantmails.

De tekst van deze mail kunt u zelf niet aanpassen. Er staat geen sjabloon voor in het scherm Emails en u kunt er zelf geen aanmaken; onderwerp en tekst zitten vast in het systeem. Wilt u een eigen tekst, vraag dan uw beheerder om voor uw site het sjabloontype bestelling_herinnering aan te laten maken — pas dan verschijnt het in Emails en winnen uw eigen onderwerp en tekst van de standaardtekst.

In het CMS is niet te zien of er een herinnering verstuurd is. Er is geen kolom, geen label en geen datum bij de bestelling; het systeem houdt dat alleen intern bij.

Klant mag een niet betaalde bestelling alsnog afrekenen #

• Klant mag een niet betaalde bestelling alsnog afrekenen — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 15 september 2026.

Staat hij aan, dan komt er op de pagina Bestelling volgen — de pagina waar de knop uit de herinneringsmail naartoe gaat — een blok met een betaalknop. De twee schakelaars horen bij elkaar: de herinneringsmail is de reden dat de klant op die pagina komt.

Wat de klant daar ziet:

• De kop Deze bestelling is nog niet betaald, daaronder de regel Openstaand bedrag: € …, een keuzelijst Betaalopties en de knop Bestelling afronden.
• Biedt uw site maar één betaalmethode aan, dan valt de keuzelijst weg en staat er alleen de knop.
• Kiest de klant iDEAL, dan komt er een tweede keuzelijst Bank bij. Sinds 19 september 2026 start het kiezen van een bank niet meer meteen de betaling: de gekozen bank blijft staan, de knop Bestelling afronden blijft in beeld en is grijs totdat er een bank gekozen is. Tussen 15 en 19 september sprong de klant meteen weg zodra hij een bank aanraakte — ook met de pijltjestoetsen — en was er geen weg terug.
• Na het klikken staat er eerst Laden… en is de keuzelijst even uit; daarna gaat de klant naar de betaalpagina van de betaalprovider, precies zoals bij een gewone bestelling. Die tussenstap is er sinds 18 september 2026 — daarvóór leek er bij een trage verbinding niets te gebeuren, met het risico dat de klant nog een keer klikte. Komt er geen betaalpagina uit, dan verschijnt de melding “Looks like we have a problem…” boven het blok en blijft de klant op de volgpagina staan.

Wanneer verschijnt de knop niet:

• Zolang de schakelaar uit staat. De pagina Bestelling volgen blijft dan werken, maar toont alleen de gegevens van de bestelling.
• Bij een bestelling die niet meer op open staat — dus zodra hij betaald, in behandeling, verzonden of afgerond is.
• Bij een bedrag van € 0,00.
• Bij een bestelling op rekening en bij een bestelling die via de school wordt afgerekend. Die wachten niet op een online betaling. Vooruit betalen telt hier als op rekening en krijgt dus ook geen knop.
• Biedt uw site helemaal geen online betaalmethode aan, dan blijft het blok weg.

De keuzelijst laat dezelfde betaalmethoden zien als het bestelformulier, met twee uitzonderingen: betalen via de school en vooruit betalen staan er nooit tussen. Dat zijn geen methoden waarmee een openstaande bestelling alsnog online afgerekend kan worden.

Twee dingen om rekening mee te houden:

• Er zit geen einddatum op de knop. De herinneringsmail stopt na dertig dagen, maar de betaalknop op de volgpagina blijft daarna gewoon staan. Een klant die de oude mail terugzoekt kan een maanden oude bestelling dus alsnog afrekenen.
• Bij een bestelling die via de school loopt, zegt de knop in de herinneringsmail wél Bestelling afronden terwijl er op de volgpagina geen betaalknop staat. Meldt een ouder dat, dan is dat de verklaring.

In het CMS ziet u niet of een klant de betaling via deze weg heeft afgerond; de bestelling komt gewoon op betaald te staan, net als bij een betaling via het bestelformulier.

Winkelwagen van de klant bewaren #

• Winkelwagen van de klant bewaren — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 15 september 2026.

Dit gaat over de winkelwagen van een klant die niet heeft afgerekend. Een afgeronde bestelling haalt zijn eigen winkelwagen sowieso weg.

• Staat de schakelaar uit (de situatie zoals het altijd was), dan wordt elke niet afgeronde winkelwagen twee keer per week leeggegooid: maandag en donderdag om 6:00 uur, ongeacht hoe oud hij is. Een ouder die op zondagavond een selectie maakt en maandagochtend terugkomt, staat dus met lege handen.
• Staat hij aan, dan blijft een winkelwagen staan tot hij veertien dagen niet meer is aangeraakt. Omdat het opruimen maar twee keer per week draait, is het in de praktijk veertien tot zeventien dagen. Het tellen begint bij de laatste keer dat er iets aan die winkelwagen veranderde, niet bij het aanmaken — legt de klant er na tien dagen een foto bij, dan begint de veertien dagen opnieuw.

Twee dingen die de klant merkt:

• De prijzen in een bewaarde winkelwagen liggen vast op het moment van toevoegen. Verandert u daarna de prijs van een product, dan rekent de klant met deze winkelwagen nog de oude prijs af. Een prijswijziging werkt dus niet met terugwerkende kracht.
• De klant vindt zijn winkelwagen zelf alleen terug in dezelfde browser waarin hij hem heeft aangemaakt. Op schoolfotografie-sites, waar de klant met een inlogcode werkt, is dat in de praktijk geen beperking; werkt uw site met losse bezoekers zonder inlog, dan raakt een klant die zijn browsergegevens wist zijn winkelwagen alsnog kwijt. Eén uitzondering: klikt hij op de link in een herinneringsmail (zie hieronder), dan komt zijn winkelwagen ook op een ander apparaat terug.

De bewaartermijn van veertien dagen is een instelling van het platform en niet per site aan te passen.

Winkelwagen bewaren op e-mailadres #

• Vraag om een e-mailadres om de winkelwagen te bewaren — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 16 september 2026.

Staat deze schakelaar aan, dan verschijnt op de winkelwagenpagina een blok Bewaar uw winkelwagen met de uitleg “Laat uw e-mailadres achter, dan bewaren wij uw winkelwagen en kunt u later verder waar u gebleven was.” De klant vult E-mailadres en Herhaal uw e-mailadres in — die twee moeten gelijk zijn — en klikt op Winkelwagen bewaren. Daaronder staat een vinkje Stuur mij een herinnering als ik mijn bestelling niet afrond, dat standaard aan staat.

Is het opgeslagen, dan leest de klant “Uw winkelwagen is bewaard onder” met zijn adres gedeeltelijk afgeschermd, plus de link Mijn e-mailadres verwijderen. Hij kan zijn adres er dus zelf weer afhalen. Lukt het opslaan niet, dan verschijnt “Het bewaren van uw winkelwagen is niet gelukt.”

Twee dingen om te weten:

• *Zet dit alleen aan samen met Winkelwagen van de klant bewaren.* Het adres wordt bij de winkelwagen zelf bewaard. Staat de bewaarschakelaar uit, dan verdwijnt maandag- en donderdagochtend de hele winkelwagen inclusief het adres, en heeft het achterlaten van een adres dus geen enkel nut.
• Het blok verdwijnt zodra de klant een adres heeft achtergelaten, en het verschijnt niet bij een lege winkelwagen.

Het e-mailadres van de inlogkaartjes hergebruiken #

• Ook het e-mailadres van de inlogkaartjes gebruiken — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 16 september 2026.

Heeft een klant zelf geen adres achtergelaten, dan wordt het adres gebruikt waar zijn inlogkaartje naartoe is gestuurd. Dat is vaak het enige adres dat u hebt van iemand die nooit tot het bestelformulier komt, dus deze schakelaar bepaalt in de praktijk hoeveel ouders een herinnering kunnen krijgen. Een adres dat de klant zelf heeft ingevuld wint altijd.

Weeg dit af voordat u het aanzet. Dat adres heeft de school aangeleverd om inlogkaartjes te versturen. De ouder is er zelf nooit om gevraagd, heeft er dus ook geen toestemming voor gegeven en kan die toestemming niet zelf intrekken — afmelden kan hij pas nadat hij de eerste mail heeft gekregen. Zet dit alleen aan als u met die school hebt afgesproken dat het mag.

*De herinnering werkt alleen samen met Vraag om een e-mailadres.* Staat die schakelaar uit, dan gaan er geen winkelwagen-herinneringen uit, ook niet naar inlogkaartje-adressen. Zo staat het ook in de helptekst in het scherm; tot 23 september 2026 werkte het nog anders.

Herinnering over een bewaarde winkelwagen #

• Herinnering sturen over een bewaarde winkelwagen — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 17 september 2026.

Een klant die foto’s in zijn winkelwagen liet staan, krijgt een e-mail met een link terug naar die winkelwagen.

Wanneer: één mail na twee dagen en, als er dan nog niets besteld is, een laatste na zes dagen. Daarna stopt het vanzelf; een derde mail bestaat niet. De verzending draait één keer per dag, rond 10:30 uur, dus reken op “de volgende ochtend na dag twee” en niet op het uur precies.

Wie krijgt niets:

• wie al besteld heeft bij dezelfde school (een geannuleerde of nog openstaande bestelling telt niet mee);
• wie zich heeft afgemeld;
• een lege winkelwagen;
• een winkelwagen die ouder is dan twaalf dagen;
• iemand zonder bruikbaar e-mailadres.

Heeft dezelfde persoon meerdere bewaarde winkelwagens bij dezelfde school, dan krijgt hij er één mail over.

Wat er in de mail staat: het onderwerp is “Uw winkelwagen staat nog voor u klaar”, en bij de tweede mail “Laatste herinnering: uw winkelwagen staat nog klaar”. In de mail staat hoeveel artikelen er klaarstaan en een knop Naar mijn winkelwagen. Onderaan staat de regel “Liever geen herinnering meer over een bewaarde winkelwagen?” met een link Meld u af. Wie zich afmeldt, krijgt ook bij een volgend album van uw site niets meer; het afmelden geldt per site en heeft geen invloed op bestelmails.

Hebt u onder E-mails een sjabloon van het type winkelwagen_herinnering staan, dan worden het onderwerp en de tekst daaruit gebruikt in plaats van de standaardtekst. Staat dat sjabloon er niet, dan wordt het afzenderadres van uw sjabloon bestelling geleend en blijft de standaardtekst staan. Hebt u geen van beide sjablonen, dan gaat er voor uw hele site niets uit. U kunt zelf geen nieuw sjabloon aanmaken — vraag Fotoprotools om het toe te voegen.

De link werkt op elk apparaat. Klikt de klant erop, dan komt zijn winkelwagen ook terug in een andere browser of op zijn telefoon. Die link is veertien dagen geldig. Daarna — of als de winkelwagen inmiddels is opgeruimd — leest hij “Deze link naar uw winkelwagen werkt niet meer.” met de raad zijn foto’s opnieuw te kiezen.

Zet de drie schakelaars in de juiste combinatie. Staat Winkelwagen van de klant bewaren uit, dan is de winkelwagen maandag- of donderdagochtend al weg: de eerste herinnering haalt het soms nog, de tweede nooit, en de link in een al verstuurde mail leidt naar een lege winkelwagen. Staat er verder niets aan waardoor er een adres binnenkomt, dan gebeurt er helemaal niets — u krijgt daar geen melding van.

Voortgangsbalk in de winkelwagen #

• Voortgangsbalk in de winkelwagen — schakelaar, standaard uit. Nieuw eind september 2026. Dit is de laatste schakelaar op Winkelwagen.

Aan: bovenaan de winkelwagen en in de kleine winkelwagen-voorvertoning staat een balk die laat zien hoeveel de klant nog moet bestellen om een drempel te halen, bijvoorbeeld Nog € 6,00 tot gratis verzending. Er zijn drie soorten drempels:

1. Gratis verzending vanaf (onder Verzending) — alleen als die drempel ook echt iets uitmaakt. Bij alleen downloads, bij afhalen, of als de verzending al gratis is (door de verzendkostenvrije periode van de school of een kortingscode), verschijnt hij niet.
2. Een totaalkorting vanaf een bedrag die u bij de productlijst heeft ingesteld, met de korting erbij.
3. Een kortingscode met een minimumbedrag die de klant al heeft ingevoerd.

Het bedrag in de balk is hetzelfde bedrag waarmee de winkelwagen rekent, dus balk en prijs zeggen altijd hetzelfde. Is de drempel gehaald, dan meldt de balk dat.

Wat het niet doet: het verandert geen prijzen en maakt zelf geen drempels. Heeft u geen van de drie ingesteld, dan ziet de klant niets.

Wat de klant zelf mag met zijn bestellingen #

Op het onderdeel Klantaccount staan de schakelaars die uw klant een eigen hoekje in de webshop geven. Ze staan allemaal standaard uit, en de eerste is de sleutel: zonder Klant zijn eigen bestellingen laten inzien doen de drie daaronder niets. Zolang die eerste uit staat, zijn ze grijs met de regel Vereist: Klant zijn eigen bestellingen laten inzien. Zet dit eerst aan.

• Klant zijn eigen bestellingen laten inzien — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 18 september 2026.

Een ingelogde klant krijgt de pagina Mijn bestellingen, met per bestelling het album, het aantal artikelen, het bedrag, de status en een knop Bekijk bestelling naar de volgpagina.

Wat hij ziet: alles wat besteld is met de inlogcode of -codes waarmee hij op dat moment is ingelogd. Wie twee inlogkaartjes aan elkaar heeft gekoppeld, ziet de bestellingen van allebei. Heeft hij een eigen account, dan ziet hij bovendien alles wat onder dat account is besteld.

Wat hij niet ziet: wat er precies op de bestelling stond, en ook geen naam, adres of e-mailadres. De lijst toont hoogstens de vijftig meest recente bestellingen en heeft geen bladerknoppen.

Het menu-item verschijnt vanzelf zodra er een bestelling onder zijn inlog staat, en blijft weg zolang er niets is.

Let op bij een beroepsfotografie-site. Kijkt een bezoeker daar rond via het gedeelde gastaccount, dan blijft de lijst bewust leeg: er is dan niet vast te stellen wie welke bestelling heeft geplaatst. Op zo’n site heeft deze schakelaar dus alleen zin in combinatie met de site-optie Account aanmaken.

De factuur hangt aan deze schakelaar vast. Staat er bij een bestelling een factuur klaar, dan komt er in de lijst een knop Factuur openen bij. Die link is 24 uur geldig; daarna geeft hij niets meer en moet de klant de pagina opnieuw openen. Er is geen aparte schakelaar voor: wie de bestellijst aanzet, zet de factuurknop mee aan. En andersom — is er nog geen factuur gemaakt, dan staat de knop er simpelweg niet.

Alles wat misgaat leidt tot dezelfde uitkomst: de klant leest “Er staan nog geen bestellingen onder uw inlog.” Dat is ook de tekst die hij ziet als u de schakelaar uit heeft staan en hij de pagina toch rechtstreeks opent.

• Klant zijn eigen bestelling laten annuleren — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 18 september 2026.

Zet een knop Bestelling annuleren bij de bestellingen op Mijn bestellingen, met een bevestigingsvraag erachter.

Alleen helemaal aan het begin. De knop verschijnt uitsluitend bij een bestelling die nog op open staat, waarbij niets betaald is, die nog niet naar de boekhouding is en nog niet naar het vaklab. Alles wat verder is, blijft van u.

Er wordt niets verwijderd. De bestelling blijft staan met de status geannuleerd en een annuleringsdatum, en u kunt hem in het CMS gewoon weer op open zetten. Een gebruikte kortingscode blijft aan de geannuleerde bestelling hangen.

U krijgt geen bericht. Er gaat geen mail en geen melding uit; kijk zelf in uw bestellingenlijst. Zie Bestellingen beheren.

Betaalt de klant net op het moment dat hij annuleert, dan wint de betaling: de bestelling blijft dan gewoon staan. Lukt het annuleren niet, dan leest hij één regel — “Deze bestelling kan niet meer geannuleerd worden. Neem contact op met de fotograaf.” — zonder verdere uitleg. Dat is met opzet, zodat een vreemde niet kan uitvinden welke bestellingen er bestaan.

• Klant een eerdere bestelling opnieuw laten bestellen — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 18 september 2026.

Zet een knop Opnieuw bestellen bij de bestellingen die niet meer op open staan: betaald, in productie, verzonden of geannuleerd. Een openstaande bestelling rondt de klant af met Klant mag een niet betaalde bestelling alsnog afrekenen hierboven.

Wat er gebeurt: zijn huidige winkelwagen wordt vervangen door de regels van die bestelling. Dat gaat tegen de prijzen van nu, niet die van toen, en de gewone regels van de winkelwagen blijven gelden — een verplicht pakket of een broer-zuspakket kan het overzetten dus alsnog tegenhouden. Aan de oorspronkelijke bestelling verandert niets.

Wat er wordt overgeslagen: foto’s en producten die u inmiddels heeft verwijderd, en fotoboeken. Van een pakket waarvan alles weg is blijft niets over. De klant leest daarna hoeveel artikelen er zijn overgenomen en hoeveel niet; is er helemaal niets meer te bestellen, dan krijgt hij dat ook te horen.

Zijn oude winkelwagen is weg. Die wordt leeggemaakt voordat de nieuwe regels erin gaan, ook als er daarna iets misgaat. Waarschuw daar desgewenst voor.

Er zit geen einddatum op. Zolang de foto’s van een album online staan, kan een klant er ook jaren later nog een bestelling uit herhalen. Wilt u dat niet, laat deze schakelaar dan uit.

• Klant laten zien tot wanneer een album online staat — schakelaar, standaard uit.

Zet op Mijn bestellingen onder de albumnaam van elke bestelling Online t/m met de laatste dag online van dat album, die u per album instelt. Bestelde de klant uit meer albums tegelijk, dan telt de vroegste datum. Bij een album zonder einddatum verschijnt er niets.

Wat deze schakelaar niet regelt: dat een album niet meer online staat, ziet de klant altijd. Er staat dan “Dit album staat niet meer online. Vanuit deze bestelling kan niets meer besteld, betaald of geannuleerd worden; de factuur blijft beschikbaar.” De factuur en de volgpagina blijven bereikbaar.

Klanten mailen voordat een album offline gaat #

Deze instellingen staan onder Instellingen → Instellingen → Album gaat offline. Oude gedeelde links naar deze velden onder Klantaccount openen automatisch het nieuwe onderdeel.

• Klanten mailen voordat een album offline gaat — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 24 september 2026.

Kort voor de laatste dag online van een album krijgen klanten een e-mail met die datum en een knop naar het album. De mail gaat naar:

• iedereen die uit het album heeft besteld en betaald;
• klanten die foto’s uit het album in hun bewaarde winkelwagen hebben en daarbij zelf hun e-mailadres hebben achtergelaten met het vinkje voor een herinnering aan (zie Winkelwagen bewaren op e-mailadres hierboven).

Wie zowel heeft besteld als een winkelwagen heeft, krijgt één mail. Adressen van inlogkaartjes worden nooit gemaild, en wie nog niets heeft besteld of bewaard krijgt niets.

Alleen albums met een einddatum. Het gaat om de laatste dag online die u bij het album of bij een map erboven hebt ingevuld; staan er meerdere, dan telt de vroegste. Een album zonder datum blijft online en krijgt nooit een mail. Wordt een album aan het eind van zijn termijn automatisch verlengd, dan gaat het niet offline en krijgt niemand een mail.

Wanneer: het systeem kijkt één keer per dag, rond 10:45 uur. De mail gaat uit zodra de laatste dag online binnen het ingestelde aantal dagen valt. Iedere klant krijgt per album één mail; verzet u de datum naar een andere dag, dan volgt er voor die nieuwe datum opnieuw één. Zet u de schakelaar aan terwijl de laatste dag al dichterbij is, dan gaat de mail bij de eerstvolgende ronde alsnog uit, zolang het album nog online staat.

Het sjabloon. Slaat u de instellingen op met deze schakelaar aan, dan verschijnt onder E-mails het sjabloon Album gaat offline, met het afzenderadres, de afzendernaam en het bcc-adres van uw sjabloon bestelling. Onderwerp en tekst past u daar aan; u kunt {album}, {datum} en {dagen} gebruiken. Heeft uw sjabloon bestelling geen afzenderadres, dan wordt het sjabloon niet aangemaakt en gaat er voor uw site niets uit.

Onderaan de mail staat “Liever geen bericht meer als een album offline gaat?” met de link Meld u af. Wie zich afmeldt krijgt bij geen enkel album van uw site nog zo’n mail; dat afmelden geldt alleen voor deze mail, niet voor de nieuwsbrief. Klanten met de pagina Mijn account kunnen deze mail daar ook zelf aan- of uitzetten.

Onder de schakelaar staan vier instellingen die pas werken als hij aan staat. Tot die tijd zijn ze grijs met Vereist: Klanten mailen voordat een album offline gaat. Zet dit eerst aan.

• Aantal dagen vóór de laatste dag online — standaard 7. Leeg of 0 betekent 7; meer dan 60 wordt 60.
• Alleen klanten mailen die zich voor de nieuwsbrief hebben aangemeld — standaard uit. Uit: iedereen die in aanmerking komt krijgt de mail, tenzij hij zich voor deze mail heeft afgemeld. Aan: alleen klanten die zich uitdrukkelijk voor uw nieuwsbrief hebben aangemeld, dezelfde regel als bij het mailen van een kortingscode naar eerdere kopers. Kies aan als u twijfelt of uw klanten deze mail verwachten.
• Tweede herinnering voor winkelwagens, aantal dagen vooraf — optioneel. Klanten met een bewaarde winkelwagen die nog niet hebben besteld, krijgen dan nog een laatste mail zodra de laatste dag online binnen dit aantal dagen valt, met Laatste herinnering: voor het onderwerp. Het getal moet kleiner zijn dan het aantal dagen hierboven; leeg, 0 of een even groot of groter getal betekent: geen tweede herinnering. Kopers krijgen nooit een tweede mail, en de tweede komt altijd ná de eerste.
• Kopie naar het bcc-adres — standaard uit. Aan: van elke herinnering gaat een kopie naar het bcc-adres van het sjabloon Album gaat offline. Uit: geen kopie, ook als daar een bcc-adres staat. Bij veel kopers kunnen dat veel kopieën op één dag zijn.

Klant zijn eigen accountgegevens laten beheren #

Dit is de laatste schakelaar op Klantaccount.

• Klant zijn eigen accountgegevens en e-mailvoorkeuren laten beheren — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 18 september 2026.

Geeft een klant die met zijn eigen e-mailadres is ingelogd de pagina Mijn account. Daar staan twee blokken:

• E-mailvoorkeuren — schuifjes voor de nieuwsbrief en de herinnering aan een niet afgeronde winkelwagen, en sinds 24 september 2026 een derde: Laat mij weten wanneer een album waaruit ik bestelde binnenkort offline gaat. Ze worden bij het omzetten meteen bewaard en vragen geen wachtwoord. Dit kon de klant al via de afmeldlink onder in elke mail; het verschil is dat hij ze hier ook weer aan kan zetten.
• Accountgegevens — een nieuw e-mailadres en/of een nieuw wachtwoord, allebei twee keer in te vullen, en daaronder zijn huidige wachtwoord ter bevestiging. Een leeg veld laat het huidige staan. Het nieuwe wachtwoord moet minstens acht tekens hebben met een hoofdletter, een cijfer en een leesteken.

Wie met een inlogkaartje binnenkomt ziet deze pagina niet. Zo iemand heeft geen e-mailadres en geen eigen wachtwoord. De pagina heeft dus alleen zin op een site waar klanten een account kunnen aanmaken.

Bij een nieuw e-mailadres blijft de bestelhistorie zichtbaar en verhuizen de twee e-mailvoorkeuren mee. Een bestelling die al onderweg is houdt het adres waarmee hij geplaatst is. U krijgt van een adreswijziging geen bericht.

Een e-mailadres dat al door een andere klant gebruikt wordt, wordt geweigerd met “Dit e-mailadres is al in gebruik.” Klopt het huidige wachtwoord niet, dan leest hij “Het huidige wachtwoord klopt niet.”

Spoedtoeslag #

Deze twee velden staan samen met Downloadkosten en Administratiekosten op één onderdeel: Kosten en toeslagen.

• Percentage spoedtoeslag — het percentage dat bovenop het ordertotaal komt bij een spoedbestelling.
• Minimale spoedtoeslag — het bedrag dat minimaal wordt gerekend, ook als het percentage lager uitkomt.

Bestellingen tegenhouden #

• Hou de bestelling tegen als er een opmerking is. — schakelaar. Staat hij aan, dan gaat een bestelling waarbij de klant een opmerking heeft achtergelaten niet meteen naar het lab, zodat u die eerst kunt beoordelen.

Inloggegevens niet tonen in de bestelbevestiging #

• Inloggegevens niet tonen in de bestelbevestiging — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 24 september 2026.

Onder in de bestelbevestiging die de klant per mail krijgt, staat standaard een blok Inloggegevens met de gebruikersnaam en het wachtwoord van het inlogkaartje waarmee is besteld. Zet u deze schakelaar aan, dan blijft dat blok weg; de rest van de mail verandert niet. Het geldt alleen voor bevestigingen die ná het aanzetten worden verstuurd.

Let op: de klant kan zijn inloggegevens dan niet meer in deze mail terugvinden en moet ze bij u opvragen als hij zijn kaartje kwijt is. Staat de inlogcode ook in de tekst van uw e-mailsjabloon bestelling, pas die dan zelf aan: de schakelaar verbergt alleen het blok.

Oude bestellingen verwijderen #

Onderaan Bestellen en afrekenen staat een ingeklapt blok Geavanceerd: oude bestellingen verwijderen. Alleen het bedrijfs-account ziet het; medewerkers en fotografen niet. Het blok hoort niet bij de knop Opslaan: het werkt los van de rest van het scherm.

Hiermee verwijdert u in één keer alle bestellingen van één kalenderjaar, bijvoorbeeld omdat u klantgegevens niet langer wilt bewaren dan nodig. Dit is definitief. Er verdwijnen:

• de bestellingen en bestelregels, met naam, adres en e-mailadres van de klant;
• de verzend- en track & trace-gegevens;
• de facturen en pakbonnen (PDF);
• de downloads die klanten in dat jaar kochten;
• de omzet van dat jaar in uw statistieken en exports.

Er is geen prullenbak en geen back-up om het terug te zetten. Wilt u iets bewaren, download dan eerst de boekhoudexport en de facturen via Bestellingen.

Alleen jaren waarvan de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voorbij is. Een jaar mag weg vanaf 1 januari van het achtste jaar erna; in 2026 is 2018 dus het jongste jaar dat kan. Jongere jaren met bestellingen staan in het blok achter Nog bewaren:. Is er niets dat al weg mag, dan leest u Er zijn geen bestellingen die al weg mogen.

Zo gaat het:

1. Klap het blok open en kies bij Jaar een jaar; achter elk jaar staat hoeveel bestellingen het zijn.
2. Klik op Bestellingen van … verwijderen…. Die knop is grijs zolang er geen jaar gekozen is of er al een verwijderactie loopt.
3. Er opent een rood venster Let op: dit kan niet ongedaan worden gemaakt met een overzicht van wat er verdwijnt.
4. Vink Ik begrijp dat de bestellingen van … voorgoed verdwijnen aan en typ de tekst die in het veld wordt gevraagd, bijvoorbeeld VERWIJDER 2018. Hoofd- of kleine letters maken niet uit.
5. Pas dan wordt Definitief verwijderen actief. Met Annuleren sluit u het venster zonder iets te doen.

Het verwijderen loopt op de achtergrond en kan bij veel bestellingen enkele minuten duren; u leest dan Het verwijderen is gestart. Dit loopt op de achtergrond en kan bij veel bestellingen enkele minuten duren. In de tabel Eerder verwijderd ziet u per actie het jaar, wanneer hij gestart is, de status (In de wachtrij, Bezig, Klaar of Mislukt) en hoeveel bestellingen er van het totaal verwijderd zijn. De tabel ververst niet vanzelf; open het scherm opnieuw om de voortgang te zien.

Meldingen die u kunt krijgen:

• Dit jaar valt nog binnen de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
• De bevestigingstekst klopt niet. Er is niets verwijderd.
• Er loopt al een verwijderactie. Wacht tot die klaar is.
• Er zijn geen bestellingen in dit jaar. Er is niets verwijderd.
• Er ging iets mis. Er is niets verwijderd.

Downloads bewaren #

Dit blok staat sinds 19 september 2026 niet meer bij de bestelinstellingen, maar als eerste blok op het onderdeel Foto’s en downloads, boven het fotoformaat.

Een keuzelijst Downloads bewaren van 1 week tot en met 5 weken, met eronder de uitleg Hoe lang een digitale download voor de klant beschikbaar blijft, gerekend vanaf het versturen van de downloadmail. Daarna leest de klant ‘Download verlopen’. Dit is hoe lang een digitale download voor de klant te downloaden blijft, gerekend vanaf het moment dat de downloadmail is verstuurd. Standaard staat hij op 5 weken.

Elke dag om 13:00 uur ruimt het systeem de verlopen downloads op: de bestanden worden verwijderd en de klant die daarna nog op zijn oude link klikt leest “Download verlopen”. Zie Downloads beheren voor wat u dan nog kunt doen.

Foto’s en downloads #

Formaat van de previews #

Onder Downloads bewaren staat het blok Foto-formaat in de webshop: het formaat waarop geüploade foto’s worden verkleind voor de webshop, met de velden Breedte en Hoogte in pixels. De pijltjes in die velden gaan per 50 pixels en het scherm stelt 100 tot 5000 voor, maar houdt een andere waarde niet tegen; alleen een heel, positief getal is verplicht.

Dit formaat wordt apart opgeslagen. Vult u er geen heel, positief getal in, dan wordt er bij een klik op Opslaan niets bewaard en leest u Vul voor het fotoformaat een geldige breedte en hoogte in hele pixels in. Gaat alleen dit tweede opslaan mis, dan zijn de rest van uw wijzigingen wél bewaard en leest u De overige instellingen zijn opgeslagen, maar het fotoformaat niet. Probeer opnieuw.; de ingevulde maten blijven dan staan voor een nieuwe poging.

Het scherm geeft zelf de aanbeveling: 800 × 800 voor snelle laadtijden, 1200 × 1200 of 1600 × 1600 voor scherpere previews. De beeldverhouding van de originele foto blijft behouden — een foto van 6000 × 4000 wordt bij de instelling 800 × 800 dus 800 × 533.

Een wijziging geldt alleen voor nieuwe uploads. Foto’s die er al staan houden hun huidige formaat; wilt u die ook omzetten, dan moeten ze opnieuw geüpload worden.

Standaard foto instellingen Openbaar / Besloten #

Daaronder staan twee blokken met dezelfde twee schakelaars: Standaard foto instellingen Openbaar (Geldt als standaard voor foto’s die iedereen kan zien.) en Standaard foto instellingen Besloten (Geldt als standaard voor foto’s achter een inlog.).

• Zichtbaar — of foto’s van dit soort album überhaupt getoond worden.
• Nabestellen — of er na afloop van de bestelperiode nog nabesteld mag worden.

Een schakelaar voor het watermerk staat hier niet. Het watermerk regelt u onder Watermerk uploaden en positioneren.

Facturen en uitbetalingen #

• Pagina ‘Facturen en uitbetalingen’ tonen — schakelaar, standaard aan. Alleen van belang voor sites die via het lab van Fotoprotools afdrukken.

Aan: in het menu onder E-Commerce staat Facturen en uitbetalingen, met uw maandafrekeningen van het lab en een knop om de PDF te openen. Alleen het bedrijfs-account ziet die pagina.

Uit: het menu-item verdwijnt, de pagina geeft geen afrekeningen meer en al geopende PDF-links werken niet meer. De afrekeningen blijven gewoon elke maand per e-mail komen en de uitbetaling of incasso loopt door.

Fotoboek #

• Klant zijn fotoboekontwerp laten delen via een link — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 24 september 2026.

Aan: in de fotoboek-editor van de webshop staat een knop Delen. De klant krijgt dan een link naar een weergave van zijn ontwerp die hij bijvoorbeeld naar familie stuurt. Wie de link heeft, kan het boek bekijken zonder in te loggen, maar niet bewerken en niet bestellen.

• De link toont het ontwerp zoals het was toen de klant het deelde. Deelt hij opnieuw, dan ziet de familie de nieuwe versie op dezelfde link.
• Een link werkt tot 90 dagen na de laatste keer delen. De klant kan hem zelf intrekken.
• In een gedeeld ontwerp staan alleen foto’s uit uw eigen webshop: uit het album van de klant en foto’s die hij in de editor heeft geüpload. Wie de link heeft, ziet die foto’s, ook als het album achter een inlogcode staat.

Uit: de knop verdwijnt en geen enkele gedeelde link werkt nog. Zet u de schakelaar weer aan, dan werken de links die nog niet verlopen zijn weer. De fotoboek-editor zelf en de prijs van een fotoboek regelt deze schakelaar niet.

Gastenboek #

Alleen op een site van het type Beroepsfotografie; op een schoolfotografie-site staat dit onderdeel niet in de lijst.

• Gastenboek bij albums — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 25 september 2026.

Aan: onder de albums in de webshop staat een gastenboek waarin bezoekers berichten lezen en achterlaten. Bij elk nieuw bericht krijgt u een mail. Per album zet u het gastenboek uit, laat u berichten eerst goedkeuren en leest, keurt goed of verwijdert u berichten, met de knop Gastenboek achter het album in het Albums-overzicht. Daar ziet u ook de e-mailadressen; bezoekers zien die nooit.

Uit: alle gastenboeken verdwijnen uit de webshop. De berichten blijven bewaard en u ziet ze nog bij de albums.

Met de reacties en cijfers bij losse foto’s heeft deze schakelaar niets te maken; die zet u per album aan met Laat mensen een bericht achterlaten en Laat mensen een cijfer geven.

Zie ook Gastenboek bij een album.

Cadeaubonpagina #

Alleen op een site van het type Beroepsfotografie; op een schoolfotografie-site staat dit onderdeel niet in de lijst en blijft een cadeaubon iets voor de kassakoopjes.

• Cadeaubonpagina in de webshop — schakelaar, standaard uit. Nieuw sinds 4 oktober 2026.

Aan: uw webshop krijgt een pagina Cadeaubon op /cadeaubon, met Cadeaubon als laatste item in het hoofdmenu (niet als u zelf al een menu-item met dat adres heeft). Bezoekers kopen daar uw cadeaubonproducten zonder eerst een foto of album te openen. Er staan alleen producten met de schakelaar Dit product is een cadeaubon aan en een prijs boven € 0; is er geen enkel zo’n product, dan is er geen menu-item. Na de betaling krijgt de klant de code per mail. Zo’n bon heeft geen foto en gaat niet naar het lab.

Uit: de pagina en het menu-item verdwijnen. Al verkochte bonnen blijven gewoon geldig.

Zie ook Kortingscodes en cadeaubonnen.

Labelpagina’s #

Alleen op een site van het type Beroepsfotografie. Nieuw sinds 25 september 2026. Labels geeft u uw albums in het Albums-overzicht, met de knop Labels achter het album; zie Albums-overzicht — scholen, klassen en hoofdalbums.

• Openbare labelpagina’s — schakelaar, standaard uit. Aan: elk label krijgt een openbare pagina in uw webshop op /labels/, met de albums met dat label. Bezoekers hoeven daarvoor niet in te loggen.
• Portfolio in het menu — schakelaar, standaard aan. Werkt alleen als Openbare labelpagina’s aan staat en er een portfolio is gekozen. Zie hieronder.
• Portfolio — een keuzelijst met uw labels, elk met het aantal albums erachter, bijvoorbeeld Bruiloften (12 albums). De eerste keuze is Geen portfolio. Wordt bewaard met Opslaan.

Welke albums op een labelpagina staan, volgt dezelfde regels als het gewone albumoverzicht: een album na zijn laatste dag online of een automatisch verwijderd album staat er niet op, en de zichtbaarheid van open en besloten albums (Foto’s en downloads) geldt ook hier. Een album met een wachtwoord staat er wel op, maar vraagt bij het openen nog steeds om de inlog.

Het portfolio. Het label dat u als portfolio kiest, staat ook op /portfolio. Staat Portfolio in het menu aan, dan komt het bovendien als laatste item in het hoofdmenu van uw webshop, met de naam van het label — tenzij u zelf al een menu-item met de url portfolio heeft; dan komt er geen tweede bij. Zet u Portfolio in het menu uit, dan verdwijnt alleen dat menu-item; de portfoliopagina en de andere labelpagina’s blijven werken.

• Heeft u al een eigen pagina met de url portfolio, dan toont /portfolio de albums van het gekozen label. Kiest u Geen portfolio of zet u de labelpagina’s uit, dan staat uw eigen pagina er weer.
• Heeft u nog geen labels, dan staat onder de keuzelijst “Je hebt nog geen labels. Geef je albums eerst een label bij de albums, met de knop ‘Labels’ achter het album.”
• Heeft u het gekozen label intussen verwijderd, dan leest u “Het label dat je als portfolio had gekozen bestaat niet meer. Kies een ander label of sla op om het portfolio leeg te maken.”

Menu-items voor de andere labels zet het systeem niet zelf; maak daarvoor een eigen menu-item met de url labels/. Een labeloverzicht op uw eigen website zet u met de embedcode van het albumoverzicht plus ?label=.

Zet u Openbare labelpagina’s uit, dan zijn alle labelpagina’s en de portfoliopagina meteen weg. Uw labels en de keuze voor het portfolio blijven bewaard.

Diavoorstelling #

Alleen op een site van het type Beroepsfotografie; op een schoolfotografie-site is er geen diavoorstelling en staat dit onderdeel niet in de lijst. Komt u er toch, dan leest u alleen “De diavoorstelling is alleen beschikbaar voor sites van professionele fotografen.” Nieuw sinds 25 september 2026.

• Muziek afspelen bij de diavoorstelling — schakelaar, standaard uit. Wordt bewaard met Opslaan.

Aan: zodra een klant in een album op Diavoorstelling klikt, speelt er muziek. De muziek start pas na die klik, loopt door zolang de diavoorstelling draait, begint opnieuw als het nummer afgelopen is en stopt als de klant de diavoorstelling sluit. Weigert de browser het geluid vanzelf te starten, dan verschijnt er een knop om de muziek aan te tikken. De klant kan het geluid zelf uitzetten en het volume regelen; de browser onthoudt die keuzes. Vraagt de licentie van een bibliotheeknummer om naamsvermelding, of hebt u bij een eigen nummer een naamsvermelding ingevuld, dan staat die in beeld.

Welk nummer er speelt: de afspeellijst die u bij het album zelf samenstelt (zie School-instellingen aanpassen; subalbums nemen hem over), anders het standaardnummer hieronder. Is er geen van beide, dan speelt er niets. Op dit moment speelt de webshop van een afspeellijst alleen het eerste nummer.

Onder de schakelaar staan twee blokken. Die slaan zelf op, los van de knop Opslaan:

• Standaardnummer — de keuzelijst Nummer, met Geen muziek en daaronder de nummers uit de rechtenvrije bibliotheek van Fotoprotools ((bibliotheek)) en uw eigen uploads ((eigen upload)). Een keuze wordt meteen bewaard: “Het standaardnummer is opgeslagen.”; kiest u Geen muziek, dan leest u “Albums zonder eigen keuze hebben nu geen muziek.” Onder de keuzelijst kunt u het nummer beluisteren. Staat de schakelaar uit, dan staat erbij “De muziek speelt nu niet: de schakelaar hierboven staat uit.”
• Eigen muziek — een MP3 van maximaal 15 MB. Vul eventueel een Titel (optioneel) en een Naamsvermelding (optioneel) in (zonder titel wordt de bestandsnaam de titel) en klik op MP3 uploaden. Een naamsvermelding, bijvoorbeeld Muziek: Naam artiest, staat in beeld zolang dat nummer speelt. Daarna leest u “Het nummer is toegevoegd. Kies het hieronder als standaard of per album.” Een ander bestand dan MP3 of een groter bestand wordt geweigerd. U bent zelf verantwoordelijk voor de rechten op muziek die u uploadt.

Achter elke eigen upload staan Bewerken en Verwijderen (sinds 18 oktober 2026). Bewerken opent het venster Muzieknummer bewerken met Titel (verplicht; zonder titel blijft Opslaan grijs) en Naamsvermelding (leeg = geen naamsvermelding); na opslaan leest u “… is opgeslagen.” Verwijderen vraagt eerst om bevestiging: “… verwijderen? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.” Het nummer verdwijnt dan ook uit de afspeellijsten van uw albums; albums zonder andere nummers vallen terug op de afspeellijst van het bovenliggende album of het standaardnummer. Was het uw standaardnummer, dan is er daarna geen standaardnummer meer.

Uit: er speelt nergens muziek. Uw keuzes per album en het standaardnummer blijven bewaard. Of er een diavoorstelling is en hoe snel de dia’s gaan, regelt deze schakelaar niet: de snelheid kiest de klant. Per album kunt u een standaard kiezen (Seconden per foto), maar die neemt de webshop op dit moment nog niet over.

Vindbaarheid in Google #

Nieuw sinds 5 oktober 2026, op elk soort site. Hier bepaalt u hoe uw webshop in de zoekresultaten van Google staat en wat er verschijnt als iemand een link naar uw webshop deelt (WhatsApp, Facebook). Alle vier de velden worden bewaard met Opslaan. Onder de langere velden telt een teller mee hoeveel tekens u hebt gebruikt.

• Titel in Google — de blauwe kop van uw startpagina in Google en de naam van het tabblad in de browser. Noem wat u doet, waar, en uw bedrijfsnaam. Maximaal 70 tekens; Google toont er ongeveer 60. Leeg: de webshop neemt de browsertitel van uw startpagina (als u die bij Pagina’s hebt ingevuld) en anders de naam van uw webshop.
• Beschrijving in Google — de tekst onder die kop, en de tekst bij een gedeelde link. Maximaal 300 tekens; Google toont er ongeveer 155. Leeg: de omschrijving van uw startpagina, en anders een standaardtekst die past bij uw soort webshop (schoolfoto’s, sport en evenementen, of portret en bruiloft). Andere pagina’s met een eigen omschrijving bij Pagina’s houden die; pagina’s zonder omschrijving krijgen deze tekst.
• Plaats of regio — waar u werkt, bijvoorbeeld Utrecht. Eén plaats of regio, geen volledig adres. De plaats komt in de standaardbeschrijving en wordt aan Google doorgegeven als de plaats van uw bedrijf.
• Google Search Console-code — hiermee bewijst u aan Google dat de webshop van u is. Voeg in Google Search Console uw webshopadres toe als URL-voorvoegsel, kies de verificatiemethode HTML-tag, en plak de hele regel of alleen de code achter content=. Sla op en klik daarna in Search Console op Verifiëren. Uw sitemap staat op /sitemap.xml van uw webshop.

Opmaak (HTML) en regeleinden worden uit de teksten gehaald; alles komt op één regel. Een Search Console-code die niet de juiste vorm heeft (alleen letters, cijfers, - en _, 10 tot 100 tekens), wordt niet opgeslagen. Het scherm springt dan naar dit veld en toont Deze Search Console-code klopt niet. Kies in Search Console de methode “HTML-tag” en plak de code die achter content= staat, of de hele regel.; uw andere wijzigingen staan er dan nog.

Google neemt een nieuwe titel of beschrijving pas over als het uw webshop opnieuw bezoekt; dat kan dagen tot weken duren.

Schermafdrukken tegengaan #

Sinds oktober 2026 kunt u het klanten moeilijker maken om schermafdrukken van hun foto’s te maken. Het onderdeel staat onder het kopje Webshopfuncties en is er op elk site-type. Alles staat standaard uit, op twee instellingen na die pas iets doen als de blackout aan staat.

Weet wat het wel en niet doet. Een browser kan een schermafdruk niet helemaal tegenhouden. Een schermafdruk met de knoppen van een telefoon, een foto van het scherm met een tweede telefoon of een schermopname ziet de webshop niet. Het is afschrikking en registratie, geen garantie.

De instellingen #

• Blackout bij schermafdrukken — drukt een bezoeker op de Print Screen-toets, op Windows + Shift + S (het knipprogramma) of op Cmd + Shift + 3, 4 of 5 op een Mac, dan wordt het scherm meteen zwart met de tekst Schermafdrukken zijn niet toegestaan. Bij Print Screen wordt een schermafdruk die al op het klembord stond overschreven. Het zwart verdwijnt kort nadat de bezoeker de toetsen loslaat. De poging wordt vastgelegd met tijd, inlogcode, pagina, apparaat en IP-adres. Omdat er IP-adressen worden bewaard (90 dagen), hoort dit in uw privacyverklaring te staan.
• Sessie direct stoppen bij een schermafdruk — staat standaard aan. Op een schoolfotosite wordt de bezoeker bij de eerste poging uitgelogd en ziet hij Je sessie is gestopt met de knop Opnieuw inloggen. Op een site zonder inlogcode kan de bezoeker tien minuten niet verder kijken. Uit: alleen het zwarte scherm en de registratie.
• Toegang tijdelijk blokkeren na meerdere pogingen — werkt alleen bij bezoekers die met een inlogcode of klantaccount zijn ingelogd. Doet iemand binnen 24 uur het ingestelde aantal pogingen, dan wordt die inlogcode geblokkeerd: inloggen lukt dan niet meer, ook niet op een ander apparaat, en de bezoeker wordt overal uitgelogd. Ook een inlogcode toevoegen aan een account lukt dan niet.

– Aantal pogingen voor een blokkade — leeg of 0 betekent 3; tussen 1 en 20. Pogingen binnen een paar seconden na elkaar tellen als één.

– Hoe lang de blokkade duurt — leeg of 0 betekent 24 uur; maximaal 720 uur (30 dagen).

– Mail mij bij een blokkade — staat standaard aan en is alleen te zien als blokkeren aan staat. U krijgt een mail met de inlogcode, de pogingen en een link naar het overzicht.

• Half wazig op telefoons — een telefoon geeft een schermafdruk met de knoppen nooit door aan de webshop, dus daar kan het scherm niet zwart worden. Met deze optie blijft op telefoons en tablets de onderste helft van elke grote foto wazig; met een knop wisselt de klant welke helft scherp is. Lang drukken op een foto om hem te bewaren is op telefoons altijd geblokkeerd zodra de blackout aan staat, ook zonder deze optie.

Het overzicht: blokkades en pogingen #

Onder de instellingen staat het blok Blokkades, met per blokkade de Inlogcode, het aantal Pogingen, de Status (Geblokkeerd tot …, Opgeheven op … of Afgelopen), de Klant en de Acties:

• Blokkade opheffen — de inlogcode kan meteen weer inloggen. U leest “De blokkade is opgeheven.”
• Waarschuwing sturen — alleen als er bij de inlogcode een e-mailadres bekend is en er nog geen waarschuwing ging. In het venster Waarschuwing naar de klant sturen ziet u naar welk adres de mail gaat en wat de klant leest: dat er met zijn inlogcode schermafdrukken zijn gemaakt, dat die niet afgedrukt of gedeeld mogen worden, en dat hij de foto’s gewoon kan bestellen. U kunt een Persoonlijk bericht toevoegen. De afzender is die van uw e-mailsjabloon Inlogcode doorsturen. Per blokkade kan dat één keer; daarna staat er Gewaarschuwd op ….

De klant krijgt nooit vanzelf een mail; dat beslist u per blokkade.

Daaronder klapt u Laatste pogingen open: tijd, inlogcode (of Niet ingelogd), hoe (Print Screen-toets, knipprogramma, sneltoets), pagina, en apparaat met IP-adres.

Goed om te weten #

• Testen met uw eigen account telt niet. Bent u in de webshop ingelogd met uw eigen fotografen- of medewerkersaccount, dan wordt er niets vastgelegd — het scherm wordt wel zwart, en op een schoolfotosite wordt u wel uitgelogd als Sessie direct stoppen aan staat. Test u met de inlogcode van een leerling, dan telt het wél als poging.
• Het gedeelde gastaccount wordt nooit geblokkeerd; pogingen daarvandaan tellen als een bezoeker die niet is ingelogd.
• Een andere sneltoets kan ook als poging tellen. Verliest het venster kort na Windows/Cmd + Shift de focus — bijvoorbeeld omdat de klant met een sneltoets een nieuw venster opent — dan ziet de webshop dat als knipprogramma.

Statistieken #

Nieuw sinds 24 september 2026. Hier koppelt u uw eigen Google Analytics en Meta-pixel aan uw webshop. Beide velden worden bewaard met Opslaan.

• Google Analytics-meet-ID — de meet-ID van uw eigen Google Analytics 4-property (in Google Analytics onder Beheer → Gegevensstromen → uw webstream). Hij begint met G-. Een oude UA-code werkt niet meer en wordt niet opgeslagen.
• Meta-pixel-ID — de ID van uw eigen Meta-pixel (in Meta Business Suite onder Gebeurtenissenbeheer), alleen cijfers. Plak alleen de ID, niet de hele pixelcode.

Een verkeerd gevormde ID wordt niet opgeslagen. Het scherm springt dan naar Statistieken en toont de reden, bijvoorbeeld De Google Analytics-meet-ID moet beginnen met “G-” gevolgd door letters en cijfers, bijvoorbeeld G-AB12CD34EF.; uw andere wijzigingen staan er dan nog. Spaties worden er vanzelf uitgehaald.

Wat het doet. Zodra een ID is ingevuld, krijgt elke bezoeker van uw webshop onderin de vraag of hij die cookies accepteert. Pas na Accepteren wordt Google Analytics of de pixel geladen en telt elke pagina die hij opent als paginaweergave. Wie op Weigeren klikt of niets kiest, wordt niet gemeten. De keuze wordt een half jaar onthouden; de bezoeker kan hem wijzigen met de knop Cookie-instellingen onderaan de pagina. Staan beide ID’s ingevuld, dan is het één vraag voor allebei. Een nieuwe of gewijzigde ID wordt aan elke bezoeker opnieuw gevraagd.

Wat het níét doet. Er worden geen bestellingen, omzet of andere conversies doorgegeven, alleen paginaweergaven. Het werkt niet in het inlogvak of het albumoverzicht die u op uw eigen website insluit. De cijfers komen niet in het CMS: u bekijkt ze in Google Analytics of bij Meta.

U bent zelf verantwoordelijk voor de vermelding in uw privacyverklaring en voor de instellingen in uw eigen Google- of Meta-account. Leegmaken en opslaan zet het meteen uit.

Grijze velden? Of u een eigen Google Analytics of Meta-pixel mag gebruiken, hangt af van uw abonnement. Hoort het er niet bij, dan zijn beide velden grijs met de uitleg “Niet beschikbaar in je abonnement. Neem contact op met Fotoprotools als je je eigen Google Analytics of Meta-pixel wilt gebruiken.” Een ID die er al stond, wordt dan ook niet in uw webshop geladen.

Hulp voor klanten #

Nieuw eind september 2026. Drie instellingen waarmee klanten zichzelf helpen.

Inlogcode kwijt? zelf opvragen #

• Inlogcode kwijt? zelf opvragen — schakelaar, standaard aan.

Aan: op de inlogpagina van uw webshop staat de link Inlogcode kwijt?. Een ouder vult daar het e-mailadres in dat de school bij de leerling heeft aangeleverd (via de leerlingenlijst of de inlogkaartjes). Hoort dat adres bij een of meer leerlingen met een actief album, dan krijgt de ouder een mail met per kind een persoonlijke inloglink. De inlogcode en het wachtwoord staan er niet leesbaar in.

• Het scherm zegt altijd hetzelfde, of het adres nu bekend is of niet: Als dit e-mailadres bij een leerling hoort, ontvangt u binnen een paar minuten een e-mail met een inloglink. Zo kan niemand uitproberen welke adressen bestaan.
• Per e-mailadres kan het drie keer per uur, per bezoeker tien keer per kwartier. Daarna gebeurt er stil niets.
• De mail gaat uit met het afzenderadres van uw e-mailsjabloon Inlogcode doorsturen, of anders dat van de Bestelbevestiging.
• Alleen op een schoolfotografie-site. Op een site van het type Beroepsfotografie staat de link niet op de inlogpagina, ook niet als de schakelaar aan staat.

Uit: de link verdwijnt. Wie de pagina toch opent, leest Vraag de inlogcode van uw kind op bij de school of de fotograaf.

Hulpassistent in de webshop #

• Hulpassistent in de webshop — schakelaar, standaard uit.
• Uitleg voor de hulpassistent — tekstvak van maximaal 3000 tekens, met een teller eronder. Grijs zolang de hulpassistent uit staat en het vak leeg is.

Aan: rechtsonder in uw webshop staat een knop Vraag het de assistent. Klanten stellen daar een vraag en krijgen direct antwoord van een AI-assistent (Claude, van Anthropic). Klanten zien dat ze met een AI praten. De assistent antwoordt alleen met wat hij van uw webshop weet: uw verzendkosten, hoe inloggen en bestellen werkt, uw eigen uitleg, en — als de klant zijn ordernummer én het e-mailadres van de bestelling invult — de status van die bestelling. Weet hij het niet, of wil de klant iemand spreken, dan gaat de vraag met het gesprek naar uw Klantenservice; daar antwoordt u zoals altijd.

In Uitleg voor de hulpassistent schrijft u wat de assistent over u moet weten, zoals u het een klant zou vertellen: levertijden, hoe nabestellen werkt, wanneer u bereikbaar bent. Zet er geen namen, adressen of andere persoonsgegevens in: de tekst gaat bij elke vraag mee naar de AI.

Let op. Wat de klant typt gaat naar Anthropic om het antwoord te maken; vermeld dit in uw privacyverklaring. De assistent werkt alleen als Fotoprotools de koppeling heeft ingesteld. Is dat niet zo, dan verschijnt de knop niet, ook niet met de schakelaar aan.

Delen met familie #

Alleen op een schoolfotografie-site; op andere sites staat dit onderdeel niet in de lijst. Nieuw eind september 2026.

• Ouders mogen de foto’s met familie delen — schakelaar, standaard uit.

Aan: boven de foto’s van een inlogcode en op de bedankpagina na het bestellen staat een knop. De ouder vult de naam in van degene met wie hij deelt (bijvoorbeeld oma) en kiest of hij de link per e-mail stuurt, via WhatsApp deelt of kopieert. Iedere ontvanger krijgt een eigen, persoonlijke link; in de mail en de link staan nooit de inlogcode of het wachtwoord. Wie de link opent, komt bij de foto’s van dat kind en kan zelf bekijken en bestellen.

• De ouder ziet hoe vaak elke link is geopend en kan een link intrekken. Per inlogcode kunnen er 25 links tegelijk actief zijn.
• Een link werkt niet meer zodra het album offline gaat of u deze schakelaar uitzet.
• Een per e-mail gedeelde link gaat uit met het afzenderadres van uw sjabloon Inlogcode doorsturen, of anders dat van de Bestelbevestiging.
• Een ontvanger bestelt in dezelfde winkelwagen als de ouder.

Onder de schakelaar staan vier tekstvelden. Ze zijn grijs zolang de schakelaar uit staat en het veld leeg is. Laat u een veld leeg, dan gebruikt de webshop de standaardtekst, die u grijs in het veld ziet.

• Tekst op de knop — maximaal 60 tekens. Leeg: Deel met familie.
• Tekst boven de foto’s — maximaal 400 tekens.
• Tekst op de bedankpagina — maximaal 400 tekens.
• Standaardbericht voor de familie — maximaal 600 tekens. Dit bericht staat al ingevuld als de ouder gaat delen; hij kan het aanpassen.

Onderaan staat het blok Zo wordt er gedeeld: hoeveel links er zijn gedeeld (en hoeveel in de laatste 30 dagen) en hoeveel daarvan geopend zijn. Is er nog niets gedeeld, dan leest u Er is nog niet gedeeld.

Omzetmail #

Nieuw eind september 2026.

• Omzetmail — keuzelijst met Uit (standaard), Elke ochtend, over gisteren en Elke maandag, over de vorige week.

De mail gaat naar het e-mailadres van de accounthouder van de site (het eerste bedrijfs-account), niet naar medewerkers of klanten. Hij komt rond 7:05 uur.

• Elke ochtend: een mail over gisteren, vergeleken met dezelfde dag een week eerder. Op een dag zonder betaalde bestellingen, zonder onbetaalde bestellingen en zonder albums die binnenkort offline gaan, komt er geen mail.
• Elke maandag: een mail over maandag tot en met zondag van de vorige week, vergeleken met de week daarvoor. Die komt altijd, ook in een rustige week.

In de mail staan de omzet (betaalde bestellingen in die periode, inclusief btw en verzendkosten, zoals op het statistiekenscherm), het aantal betaalde bestellingen, het gemiddelde per bestelling, de drie best lopende albums en producten, het aantal nog niet betaalde bestellingen en de albums die binnen 7 dagen offline gaan. Er gaat niets naar klanten.

Meldingen voor jou #

Nieuw eind september 2026. Mails die u zelf krijgt over uw webshop. Ze gaan naar het e-mailadres van de accounthouder (het eerste bedrijfs-account), behalve waar hieronder iets anders staat; uw klanten krijgen niets.

• Seintje als een album nog geen bestellingen heeft — schakelaar, standaard uit. Aan: u krijgt een mail met de albums die al een tijd online staan zonder betaalde bestelling. Zo ziet u op tijd dat klanten misschien hun inloggegevens niet hebben gekregen. Het systeem kijkt elke ochtend rond 9:40 uur. Het telt alleen hoofdalbums (scholen of hoofdalbums, geen klassen of subalbums) die nog online staan. Elk album komt er één keer in; er staan maximaal twintig albums in één mail, de rest volgt de dag erna.
• Na hoeveel dagen zonder bestelling — standaard 14. Leeg of 0 betekent 14; minder dan 3 wordt 3, meer dan 90 wordt 90. Gerekend vanaf het aanmaken van het album. Een album dat meer dan 30 dagen langer online staat dan dit aantal, komt er niet meer in, zodat u geen lange lijst oude albums krijgt.
• Mail als klanten foto’s beoordelen — schakelaar, standaard aan. U krijgt een mail als een klant foto’s in uw album sterren geeft of een reactie plaatst. Het systeem wacht tot de klant een half uur niets meer heeft gedaan, zodat veel beoordelingen één mail worden. Dit werkt alleen op een site van het type Beroepsfotografie; op een schoolfotografie-site doet deze schakelaar niets.
• Mail bij een nieuwe klantvraag — schakelaar, standaard aan. Nieuw sinds 12 oktober 2026. U krijgt een mail als er een nieuwe vraag in uw klantenservice-inbox komt: doorgestuurd door de hulpassistent, een bericht uit het opdrachtgeversportaal of een mail in uw gekoppelde mailbox. Schrijft de klant binnen een kwartier verder in hetzelfde gesprek, dan krijgt u daar geen aparte mail van; die berichten ziet u als ongelezen in de inbox. De mail gaat naar het adres van uw e-mailsjabloon Contactformulier, en anders naar de accounthouder. Uit: geen mail, maar de melding in het CMS komt wel.
• Mijlpaalmails ontvangen — schakelaar, standaard aan. Een korte felicitatie bij uw eerste bestelling, bij 100, 250, 500, 1.000 (enzovoort) bestellingen en bij € 1.000, 5.000, 10.000, 25.000 (enzovoort) omzet. Open en geannuleerde bestellingen tellen niet mee. Het systeem kijkt elke ochtend rond 9:50 uur. Mijlpalen die u al had toen deze functie begon, worden niet alsnog gemaild.

Zie ook #

• Instellingen — module-overzicht
• Watermerk uploaden en positioneren
• Foto’s importeren vanuit cloud of NAS — het onderdeel Externe opslag.
• Standaard inlogkaartje-instellingen — het onderdeel Algemeen.
• School-instellingen bewerken — waar u de verzendkostenvrije periode per school instelt.
• E-mailsjablonen — overzicht — waar u de tekst van de herinneringsmail aanpast.
• Bestellingen beheren — waar een door de klant geannuleerde bestelling terechtkomt.