Opdrachtgevers en jaargangen #
Een album in Afbeeldingen gaat over één jaar. De school zelf blijft. Onder Opdrachtgevers legt u die school één keer vast — met adres, contactpersonen en vaste voorkeuren — en koppelt u er elk jaar de nieuwe jaargang aan. Bij het inplannen van een klus vult die ene keuze meteen locatie, contactpersoon en aantallen in.
Voorwaarden #
- U bent ingelogd als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet dit menu-item niet.
- Planning staat aan onder Instellingen → Planning; anders staat Opdrachtgevers niet in het menu. Sinds 29 september 2026 staat het menu-item onder CRM (daarvoor onder Planning).
- Een opdrachtgever zelf is geen inlog. Het is een gegeven van u, niet van de school; de school logt op de webshop in via haar eigen inlogcodes. Er gaat bij het aanmaken dan ook geen welkomstmail uit. Wilt u dat een contactpersoon van de school zelf kan meekijken en de leerlingenlijst kan aanleveren, dan nodigt u die uit voor het opdrachtgeversportaal; zie Het opdrachtgeversportaal.
Het overzicht #
Het menu-item heet Opdrachtgevers. Boven in het scherm zelf staat op dit moment nog het oude woord Scholen; het gaat om dezelfde lijst.
Rechtsboven staan twee knoppen: Albums koppelen (zie Veel albums tegelijk koppelen hieronder) en Nieuwe opdrachtgever.
Daaronder staat het zoekveld Zoeken op naam of e-mail; het filtert terwijl u typt en springt dan terug naar de eerste pagina.
Kolommen: Opdrachtgever (met het e-mailadres eronder), Plaats, Contactpersoon, Vaste fotograaf, Jaargangen (het aantal gekoppelde albums) en Klussen. Een leeg vak toont een streepje.
- Onderaan bladert u met Per pagina; u kiest 25, 50 of 100 rijen.
- Sorteren op een kolom kan hier niet.
- Is de lijst leeg — of vindt het zoeken niets — dan leest u “Nog geen scholen. Maak er een aan en koppel daarna de jaaralbums die er al zijn.”
Klik op een rij om de opdrachtgever te openen.
Een opdrachtgever aanmaken of wijzigen #
Nieuwe opdrachtgever opent het venster Nieuwe opdrachtgever; Bewerken op de pagina van een opdrachtgever opent hetzelfde venster als Opdrachtgever bewerken. De velden, in de volgorde van het scherm:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|—|—|—|
| Naam van de opdrachtgever | ja | |
| E-mailadres | ja | Het adres waar jij de opdrachtgever op schrijft. |
| Straat, Nr., Postcode, Plaats | nee | Wordt bij een klus overgenomen als locatie. |
| Contactpersoon, Telefoon contactpersoon, E-mail contactpersoon | nee | Het Standaard contact: komt op een nieuwe klus, en daarmee op de opdrachtbon en in de mail aan de fotograaf. |
| Vaste fotograaf | nee | Begint op Geen voorkeur. Alleen een voorstel bij het inplannen: er wordt niemand automatisch ingezet. |
| Aantal klassen, Aantal leerlingen | nee | Worden op een nieuwe klus overgenomen. |
| Parkeren en binnenkomen | nee | Komt letterlijk op de opdrachtbon te staan, onder de locatie. |
| Notitie | nee | |
Onderaan staan Annuleren en Opslaan. Tijdens het opslaan staat er Opslaan…, zijn beide knoppen grijs en kunt u het venster niet sluiten.
Annuleren vraagt niets. Klikt u op Annuleren, op Esc of naast het venster, dan is wat u had ingetypt weg, zonder waarschuwing.
Het veld Telefoon dat u op de pagina onder Gegevens ziet, staat niet in dit venster; dat kunt u hier dus niet invullen of wijzigen.
Als opslaan niet lukt #
De melding staat in rood bovenin het venster; het venster blijft open.
| Melding | Wat er aan de hand is |
|—|—|
| “Naam en e-mailadres zijn verplicht.” | Naam of e-mailadres is leeg. Er gaat dan nog niets naar de server. |
| “Vul een geldig e-mailadres in voor deze opdrachtgever.” | Het e-mailadres is geen geldig adres. |
| “Er is al een opdrachtgever met dit e-mailadres: …” | Een andere opdrachtgever van u gebruikt dit adres al. Twee opdrachtgevers kunnen geen adres delen. |
| “Deze fotograaf bestaat niet op deze site.” | De gekozen vaste fotograaf hoort (niet meer) bij uw site. |
Een adres dat elders al in gebruik is, mag. Gebruikt u het adres van een school dat ook al bij een ouder-account in de webshop hoort, of bij een andere fotograaf, dan wordt de opdrachtgever sinds 25 september 2026 gewoon opgeslagen. Tot die datum liep het opslaan dan vast op een technische foutmelding.
De pagina van een opdrachtgever #
Bovenaan staat een pijl terug naar de lijst, de naam, en daaronder de plaats (of Geen plaats ingevuld) met het aantal jaargangen en klussen. Rechts staat Bewerken.
Bestaat de opdrachtgever niet (meer), dan leest u “Deze opdrachtgever bestaat niet (meer).” met de knop Terug naar de lijst.
De pagina heeft twee kolommen. Links staan, van boven naar beneden: Gegevens, Adressen, Standaard contact, Contactpersonen, Bijlagen voor elke klus en Standaard bij een klus. Rechts staan Jaargangen en de knop om de opdrachtgever te verwijderen. Op een smal scherm staat alles onder elkaar.
Gegevens, Standaard contact en Standaard bij een klus #
Deze drie blokken zijn alleen om te lezen; wijzigen gaat via Bewerken. Een leeg veld toont een streepje.
- Gegevens — het e-mailadres, het adres (straat en nummer, postcode, plaats) en de telefoon.
- Standaard contact — met de toelichting wordt overgenomen op een nieuwe klus: naam, telefoon en e-mail.
- Standaard bij een klus — vaste fotograaf, aantal klassen, aantal leerlingen, parkeren en binnenkomen, en de notitie.
Adressen #
Hier legt u extra locaties en factuuradressen van deze opdrachtgever vast — een tweede vestiging, een gymzaal, een apart adres voor de facturen — in plaats van alles in het ene adres bij Gegevens te proppen.
Is er nog niets, dan leest u “Nog geen extra locaties of factuuradressen.”
Per adres ziet u een icoon (een speld bij een locatie, een bonnetje bij een factuuradres), de naam, en daarachter · standaard als het het standaardadres van die soort is. Daaronder staat de straat met huisnummer, de postcode en de plaats. Het land wordt in de lijst niet getoond, ook al slaat u het wel op.
Een adres toevoegen. Klik rechtsboven in het paneel op Adres. Het venster Nieuw adres vraagt:
| Veld | Verplicht | Toelichting |
|—|—|—|
| Naam | ja | De naam die u in de lijst terugziet, bijvoorbeeld Hoofdvestiging. Maximaal 100 tekens. |
| Soort | ja | Locatie of Factuuradres. Begint op Locatie. |
| Straat | ja | |
| Huisnummer | nee | |
| Postcode | nee | |
| Plaats | ja | |
| Land | nee | Begint op Nederland. |
| Standaard locatie voor nieuwe klussen / Standaard factuuradres | nee | Het opschrift hangt af van de gekozen soort. |
Klik op Opslaan, of op Annuleren om het venster te sluiten. Tijdens het opslaan is het venster niet te sluiten. Laat u Naam, Straat of Plaats leeg, dan wordt er niets opgeslagen en leest u onderin het venster in rood “Vul naam in.”, “Vul straat in.” of “Vul plaats in.”
Maximaal één standaard per soort. Zet u het vinkje bij een adres, dan gaat het automatisch uit bij het vorige standaardadres van diezelfde soort.
Een adres wijzigen doet u met het potlood achter de regel; het venster heet dan Adres bewerken.
Verwijderen vraagt geen bevestigingsvenster maar twee klikken: de eerste klik zet de tooltip op Nog een keer klikken, de tweede verwijdert. Er komt geen melding als het gelukt is, en — belangrijk — ook niet als het mislukt. Blijft de regel staan, ververs dan de pagina en probeer het nog eens.
De volgorde van de lijst ligt vast en is niet zelf te zetten: eerst op soort, dan het standaardadres bovenaan, dan op naam.
Wat dit paneel niet doet: een nieuwe klus voorvullen. Kiest u deze opdrachtgever op een nieuwe klus, dan worden het adres en de telefoon overgenomen uit het blok Gegevens, niet uit dit paneel — ook niet een standaardadres van de soort Locatie. Staat de klus op een ander adres, vul dat dan zelf in op het tabblad Waar en wie van de klus. De telefoon komt uit Standaard contact; is dat leeg, dan uit Gegevens.
Contactpersonen #
Hier legt u vast wie er bij deze opdrachtgever aangeschreven moet worden — de directeur, de administratie, de conciërge — in plaats van steeds één adres te gebruiken.
Per persoon ziet u de naam, de rol, het e-mailadres en telefoonnummer, en labels met de soorten mail die deze persoon vanzelf krijgt. Een groen sterretje markeert de hoofdcontactpersoon: die krijgt de mail als er niets anders is aangevinkt. Heeft iemand geen adres, dan staat er geen e-mailadres.
Staat het opdrachtgeversportaal aan, dan staat onder elke persoon met een e-mailadres ook zijn portaalstatus (Geen toegang, Uitgenodigd, Uitnodiging verlopen, Actief of Ingetrokken) met de knoppen om uit te nodigen of de toegang in te trekken. Zie Het opdrachtgeversportaal.
Is er nog niemand, dan leest u “Nog niemand. Mail aan deze opdrachtgever gaat dan naar het contactadres op de klus zelf.”
Iemand toevoegen of wijzigen. Met de knop Contactpersoon rechtsboven opent u het venster Nieuwe contactpersoon; het potlood achter een naam opent Contactpersoon bewerken. Velden:
- Naam (verplicht), Rol (bijvoorbeeld directeur, administratie, conciërge), E-mailadres en Telefoon.
- Krijgt vanzelf: — een vinkje per soort mail aan de opdrachtgever: Datum bevestigen bij de opdrachtgever en Vrije mail aan de opdrachtgever. Daaronder: Staat er niets aan, dan krijgt deze persoon alleen mail wanneer je hem met de hand aanvinkt bij het versturen. Staat het opdrachtgeversportaal aan, dan staan hier ook drie portaalmails: Portaal: lijst en wijzigingen verwerkt, Portaal: fotodag gepland of gewijzigd en Portaal: herinnering aan de leerlingenlijst. Nodigt u iemand uit voor het portaal, dan gaan die drie bij hem vanzelf aan, tenzij u al zelf een of meer portaalmails bij hem had aangevinkt; haalt u een vinkje weg, dan krijgt hij die portaalmail niet meer.
- Hoofdcontact — er is er hoogstens één per opdrachtgever; zet u het vinkje bij iemand anders, dan gaat het bij de vorige uit.
- Notitie.
Onderaan staan Annuleren en Opslaan; tijdens het opslaan zijn beide grijs en is het venster niet te sluiten. Gaat er iets mis, dan staat de melding in rood onderin het venster:
- “Vul een naam in.”
- “Dit is geen geldig e-mailadres.”
- “Zonder e-mailadres kan deze persoon geen mail ontvangen; haal de vinkjes weg of vul een adres in.”
Verwijderen vraagt geen bevestigingsvenster maar twee klikken: de eerste klik zet de tooltip op Nog een keer klikken, de tweede verwijdert. Lukt het, dan verdwijnt de regel zonder verdere melding. Lukt het niet, dan staat er sinds 24 september 2026 in rood boven de lijst Verwijderen van … is niet gelukt: met de reden.
Verwijdert u iemand die toegang had tot het opdrachtgeversportaal, dan wordt die toegang meteen ingetrokken.
De volgorde van de lijst kunt u niet zelf zetten: de hoofdcontactpersoon staat bovenaan.
Bijlagen voor elke klus #
Sinds 26 september 2026 kunt u bij een opdrachtgever bestanden bewaren die met de opdrachtmail van elke klus van deze opdrachtgever meegaan — een plattegrond van de school, de parkeerinstructie. U hoeft ze dan niet bij elke klus opnieuw toe te voegen.
- Met Bestand toevoegen kiest u één bestand: pdf, jpg, png, gif, webp, txt, csv, doc(x) of xls(x), maximaal 10 MB. Is het groter, dan leest u de naam, de grootte en dat er maximaal 10 MB per bestand in kan. Tijdens het uploaden staat er Bezig….
- Is er nog niets, dan leest u “Nog geen bijlagen. Wat hier staat (plattegrond, parkeerinstructie) gaat mee met de opdrachtmail van elke klus van deze opdrachtgever.”
- Per bestand ziet u de naam (klik om hem te openen), de grootte en het vinkje meesturen met de opdrachtmail. Hier staat dat vinkje bij een nieuw bestand meteen aan. Zet u het uit, dan blijft het bestand intern.
- Onderaan staat hoeveel bijlagen er meegaan.
- Verwijderen gaat met twee klikken: na de eerste klik is de tooltip Nog een keer klikken en het bestand is weg.
- Een foutmelding staat in rood boven de lijst, bijvoorbeeld “Dit bestandstype kan niet: kies een pdf, afbeelding, Word- of Excel-bestand.”
Op de pagina van een klus ziet u deze bestanden terug onder Van de opdrachtgever, met gaat mee of blijft intern.
Let op de 8 MB. Alle bijlagen van één opdrachtmail samen mogen niet boven de 8 MB komen. De bijlagen van de klus zelf gaan voor; past een bestand van de opdrachtgever er daarna niet meer bij, dan blijft het eruit, zonder dat u of de fotograaf daar een melding van krijgt.
Jaargangen #
In de rechterkolom staan onder Jaargangen de albums uit Afbeeldingen die bij deze opdrachtgever horen, met de toelichting dat u zelf koppelt en dat het systeem nooit uit zichzelf samenvoegt.
- Nog niets gekoppeld? Dan staat er “Nog geen jaargangen gekoppeld.”
- Anders ziet u een tabel met Album en Aangemaakt. Achter elk album staat een icoon met de tooltip Loskoppelen; een klik maakt het meteen los, zonder bevestiging, en u leest “Jaargang losgekoppeld.”
- Met het zoekveld Zoek album zoekt u tussen de schoolalbums die nog nergens aan hangen; in de keuzelijst Jaargang koppelen kiest u er een en klikt u op Koppelen. U leest dan “Jaargang gekoppeld.” Zolang u niets gekozen heeft, blijft Koppelen grijs. De keuzelijst toont hooguit vijftig albums; zoek dus als het album dat u zoekt er niet tussen staat.
- Vindt het zoeken niets, dan staat er in de keuzelijst Geen losse schoolalbums gevonden.
Dezelfde koppeling kunt u ook vanaf de andere kant leggen: in Album bewerken staat het veld Opdrachtgever (planning). Het is één en dezelfde koppeling, dus wat u aan de ene kant doet ziet u aan de andere kant terug. Zie School-instellingen aanpassen.
Tot 17 september 2026 klopte dat in de praktijk niet: het opslaan van Album bewerken gooide de koppeling die u hier had gelegd weg. Dat is sinds 18 september 2026 verholpen — de koppeling overleeft nu een gewone opslag aan de albumkant.
Welke jaargangen hier hangen, bepaalt ook welke klassen een contactpersoon in het opdrachtgeversportaal ziet.
Veel albums tegelijk koppelen #
Heeft u al jaren aan schoolalbums, dan is koppelen per opdrachtgever veel werk. Met Albums koppelen rechtsboven in het overzicht doet u het in één keer.
Het scherm Albums koppelen toont alle schoolalbums die nog geen opdrachtgever hebben (hooguit tweehonderd; met Zoek album verkleint u de lijst). Per album:
- een vinkje;
- de naam van het album met de aanmaakdatum eronder;
- een keuzelijst met uw opdrachtgevers (met de plaats erachter), die begint op Niet koppelen.
Het systeem vergelijkt de albumnaam met de namen van uw opdrachtgevers, op dezelfde manier als bij de suggestie Lijkt op … (zie hieronder). Is er een opdrachtgever die er voldoende op lijkt, dan staat die al gekozen, met eronder Suggestie (…% gelijk). Alleen bij een sterke gelijkenis (85% of meer) staat het vinkje ook al aan; bij een zwakkere staat de keuze klaar, maar moet u zelf aanvinken. Kiest u zelf een opdrachtgever, dan gaat het vinkje vanzelf aan; kiest u Niet koppelen, dan gaat het uit en is het niet aan te vinken.
Controleer de lijst en klik rechtsboven op Koppel … albums (met het aantal aangevinkte albums). De knop is grijs zolang er niets is aangevinkt. Daarna leest u bijvoorbeeld 12 albums gekoppeld., of met Niet gelukt: en een aantal erachter als een deel niet lukte. De gekoppelde albums verdwijnen uit de lijst. Zijn alle schoolalbums gekoppeld, dan staat er “Alle schoolalbums hebben een opdrachtgever.”
Twee dingen om op te letten:
- De keuzelijst per album bevat alleen uw eerste honderd opdrachtgevers op alfabet. Heeft u er meer, koppel die albums dan vanaf de pagina van de opdrachtgever.
- Met de pijl linksboven gaat u terug naar het overzicht.
De suggestie “Lijkt op …” #
Opent u in Afbeeldingen een album dat nog geen opdrachtgever heeft, dan doet het systeem een voorstel: Lijkt op “…” — kies die als het klopt. Dat voorstel komt tot stand door de mapnaam te vergelijken met de namen van uw opdrachtgevers, waarbij eerst de ruis eruit gaat: hoofdletters en accenten, een volgnummer vooraan, een maandnaam of seizoen, en een los jaartal. “03 De Meiboom najaar 2026” wordt zo gewoon “de meiboom”.
Alleen een voldoende sterke gelijkenis wordt getoond, en het blijft een voorstel: er wordt nooit uit zichzelf gekoppeld. Bestaat een mapnaam alleen uit een nummer en een jaartal, dan blijft er niets over om op te vergelijken en krijgt u geen suggestie.
Een opdrachtgever verwijderen #
Onderaan de rechterkolom staat Opdrachtgever verwijderen. Die knop is grijs zolang er nog klussen aan hangen; er staat dan Kan niet: er hangen nog … klussen aan deze opdrachtgever. Haal die klussen eerst weg of koppel ze los.
Is de knop wel actief, dan komt er geen bevestigingsvenster — één klik en de opdrachtgever is weg, en u gaat terug naar de lijst. Mee weg gaan de gegevens en de extra adressen, en de koppelingen met de jaargangen; de albums zelf blijven gewoon in Afbeeldingen staan.