Agenda koppelen #
Onder Planning → Agenda koppelen zorgt u ervoor dat uw fotografen hun opdrachten vanzelf in hun eigen agenda krijgen — op hun telefoon, in Google Agenda of in Outlook. U ziet er per fotograaf of dat werkt, u mailt met één klik de koppellink, en u maakt er een agenda voor uzelf met alle klussen van de planning.
Tot eind september 2026 stond de agendalink onder Beschikbaarheid. Daar staat nu alleen nog een knop Naar Agenda koppelen.
Voorwaarden #
- U bent ingelogd als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet dit menu-item niet.
- Planning staat aan onder Instellingen → Planning; anders staat Agenda koppelen niet in het menu.
- U komt hier via Planning → Agenda koppelen in het menu, of via de knop Agenda koppelen rechtsboven in de planning.
Hoe het werkt #
- U klikt bij een fotograaf op Koppellink mailen.
- De fotograaf krijgt een mail met als onderwerp Zet je opdrachten automatisch in je agenda en een knop Agenda koppelen.
- Die knop opent een koppelpagina waarop hij zijn agenda kiest. Hij hoeft daarvoor nergens in te loggen.
- Vanaf dan komt elke nieuwe of gewijzigde opdracht er vanzelf in.
Dezelfde koppellink staat ook onderaan elke opdrachtmail; een fotograaf die de mail van u mist, kan hem dus ook daar vinden.
Bovenaan de pagina staat het blok Hoe werkt het? met deze uitleg. De tweede alinea zegt of direct koppelen beschikbaar is:
- Direct koppelen staat aan (met erachter Google Agenda en/of Outlook): de fotograaf kan zijn Google- of Microsoft-account rechtstreeks koppelen. Wijzigingen staan dan binnen een minuut in zijn agenda, en wat hij daar zelf al heeft staan ziet u bij het toewijzen als bezet — alleen de tijden, nooit wat erin staat.
- Staat het uit, dan werkt het met een abonnement op een agendalink. Outlook en Apple verversen zo’n abonnement ongeveer elk uur, Google een paar keer per dag. Of direct koppelen beschikbaar is, bepaalt Fotoprotools; u kunt dat hier niet zelf aanzetten.
De lijst met fotografen #
Onder Fotografen staat iedereen met de rol fotograaf op uw site, met naam en e-mailadres (of het adres van zijn gekoppelde agenda-account). Staat er niemand, dan leest u “Nog geen fotografen op deze site.”
De kolom Status zegt in één oogopslag hoe het ervoor staat:
| Status | Betekenis |
|—|—|
| Niet gekoppeld (grijs) | Er is nog geen koppellink gemaakt. |
| Link gemaakt, nog niet gekoppeld (oker) | De link bestaat, maar er heeft nog geen agenda-app hem opgehaald. |
| Abonnement actief met datum en tijd (blauw) | Een agenda-app haalt de opdrachten op; de tijd is de laatste keer dat dat gebeurde. |
| Direct gekoppeld met Google Agenda of Outlook (groen) | De fotograaf heeft zijn account rechtstreeks gekoppeld. |
| opnieuw koppelen (rood) | De directe koppeling werkt niet meer, bijvoorbeeld omdat de fotograaf zijn wachtwoord wijzigde of de toegang introk. Houd de muis erboven voor de foutmelding. De fotograaf moet op zijn koppelpagina opnieuw koppelen. |
Onder Acties staan per fotograaf:
- Koppellink mailen — maakt de link aan als die er nog niet is en mailt hem. Onderin leest u De koppellink is gemaild naar …. De knop is grijs als de fotograaf geen e-mailadres heeft.
- Kopiëren (het icoon met twee blaadjes) — zet de koppellink op het klembord, zodat u hem zelf kunt versturen, bijvoorbeeld via WhatsApp. Is er nog geen link, dan wordt hij eerst gemaakt. U leest Koppellink gekopieerd.; lukt het kopiëren niet, dan staat er Kopiëren lukte niet; open de koppelpagina en kopieer de adresbalk.
- Koppelpagina openen (het pijltje uit een vakje) — alleen als er een link is. Opent de pagina die de fotograaf ook ziet.
- Nieuwe link (de ronde pijlen) — alleen als er een link is. Trekt de oude link in en mailt meteen een nieuwe. Onderin: Oude link ingetrokken en een nieuwe gemaild. Gebruik dit bij een verloren telefoon of een medewerker die vertrekt: de oude link werkt daarna niet meer, en een abonnement op de oude link ververst niet meer.
- Directe koppeling verbreken (de doorgestreepte schakel) — alleen bij een directe koppeling. Onderin: De directe koppeling is verbroken.
Er komt bij geen van deze knoppen een bevestigingsvenster.
Wat de fotograaf op de koppelpagina ziet #
De pagina heet Zet je opdrachten in je agenda en spreekt de fotograaf bij zijn voornaam aan. Van boven naar beneden:
- Gekoppeld — alleen als hij al direct gekoppeld heeft, met wanneer zijn agenda voor het laatst is bijgewerkt en een knop Ontkoppelen. Werkt de koppeling niet meer, dan staat er De koppeling werkt niet meer. Koppel opnieuw.
- Direct koppelen (aanbevolen) — alleen als direct koppelen beschikbaar is: Koppel met Google Agenda en/of Koppel met Outlook. De opdrachten komen dan in een aparte agenda met de naam Fotoprotools.
- Kies je agenda (of Of abonneer op de agenda) — knoppen voor iPhone, iPad of Mac, Google Agenda, Outlook (werk of school) en Outlook.com / Hotmail.
- Wanneer kun je niet? — hier geeft de fotograaf zelf zijn vrije dagen door; zie hieronder.
- Op je telefoon — een QR-code om de pagina op zijn telefoon te openen (niet zichtbaar op een telefoon zelf).
- Andere agenda — de agendalink om zelf in een agenda-app te plakken, met een knop Kopieer.
Onderaan staat Deel deze pagina en de link niet: wie ze heeft, ziet je opdrachten.
Zelf afwezigheid doorgeven #
Onder Wanneer kun je niet? vult de fotograaf Van, eventueel Tot en met en een Reden (mag leeg) in en klikt op Doorgeven. Hij kan alleen dagen vanaf vandaag kiezen, en hooguit een jaar in één keer; anders leest hij Die datums kloppen niet: kies een periode vanaf vandaag, van maximaal een jaar. Lukt het, dan staat er Genoteerd. Kantoor ziet dat je er dan niet bent.
Wat er daarna gebeurt:
- De periode komt als Niet beschikbaar in uw lijst onder Beschikbaarheid en telt mee bij het inplannen: zet u hem toch op een klus in die periode, dan krijgt u een waarschuwing. Zie Beschikbaarheid van medewerkers.
- Staat hij in die periode al op een klus, dan krijgt iedereen met toegang tot Planning een mail met als onderwerp … is afwezig op … ingeplande klus(sen), en in de historie van elke betrokken klus komt een regel dat hij zich afwezig heeft gemeld. De klus zelf verandert niet: u beslist of u iemand anders inzet.
Op zijn pagina ziet de fotograaf de lopende en komende periodes. Wat hij zelf doorgaf, kan hij daar met Verwijderen weer weghalen; wat kantoor vastlegde staat er met door kantoor en zonder knop.
Wat er in de agenda van de fotograaf staat #
- Elke klus waarop hij staat en die niet geannuleerd is en die hij niet heeft afgezegd, van twee maanden terug tot achttien maanden vooruit.
- Per afspraak: de titel, de locatie met adres, en in de omschrijving de contactpersoon met telefoonnummer, het aantal klassen en leerlingen, sinds 16 oktober 2026 de dagindeling en de eigen velden die de fotograaf mag zien, en de briefing. Via de link bij de afspraak opent hij de opdrachtbon.
- Staat de klus nog op Optie, dan komt hij als onder voorbehoud in de agenda te staan; vanaf Ingepland als vaste afspraak.
Verwacht bij een abonnement geen directe verversing. De agenda geeft door dat hij ongeveer elk uur opgehaald mag worden, maar niet elke agenda-app houdt zich daaraan; Google kijkt maar een paar keer per dag. Verandert er iets belangrijks op korte termijn, vertrouw dan niet op de agenda alleen — de wijzigingsmail is de snelle weg. Annuleert u een klus, dan verdwijnt hij bij de eerstvolgende verversing vanzelf uit de agenda.
Uw kantooragenda #
Onder Jouw kantooragenda maakt u een agenda voor uzelf met alle klussen van de planning, met achter de titel wie er gaat (of nog niemand). Die agenda is alleen om te lezen: plannen doet u in het CMS. Geannuleerde klussen staan er niet in; de periode is dezelfde als bij de fotografen.
- Nog geen kantooragenda? Klik op Kantooragenda aanmaken. U leest Kantooragenda-link gemaakt. Kies hieronder je agenda.
- Daarna staan er knoppen voor Google Agenda, Outlook (werk), Outlook.com en Apple Agenda, plus Link kopiëren en Intrekken.
- Intrekken maakt de link meteen onbruikbaar (De kantooragenda-link werkt niet meer.); er komt geen bevestigingsvenster.
Deze link is persoonlijk: elke medewerker maakt hier zijn eigen kantooragenda. Wie de link heeft, ziet alle klussen met adressen en namen — deel hem dus niet.