E-mailsjablonen — overzicht #

Op de pagina Emails (/emails) beheert u de vaste teksten die uw site automatisch verstuurt naar ouders, klanten en uzelf. Onder de titel staat De mails die uw klanten automatisch krijgen. Dit zijn sjablonen, niet de verstuurde mails zelf: het systeem pakt bij elke gebeurtenis — een bestelling die binnenkomt, een bestelling die de deur uit gaat, een inlogkaartje dat gemaild wordt — het sjabloon dat bij die gebeurtenis hoort, vult de gegevens in en verstuurt hem.

Sinds 25 september 2026 ziet dit scherm er heel anders uit: geen tabel meer, maar een lijst per onderwerp, met bij elke mail in gewone woorden wanneer hij uitgaat. Het bewerkscherm heeft nu opmaak, bijlagen, een voorbeeld en een testmail; zie E-mailsjabloon bewerken.

Voorwaarden #

• U vindt deze pagina in het menu onder CRM → Webshopmails (tot 8 oktober 2026 was dat het losse menu-item Emails). Het scherm zelf heet nog steeds Emails. Het menu-item ziet u met een bedrijfs-account.
• De sjablonen zijn per site. Wat u hier wijzigt geldt alleen voor de site waarop u werkt; een andere site heeft zijn eigen set. Sinds 25 september 2026 controleert het systeem dat ook echt: probeert u een mail van een andere site te openen, dan leest u “Je mag de mails van deze site niet bekijken of wijzigen.”
• U kunt hier alleen bestaande sjablonen openen en aanpassen. Er is geen knop om een sjabloon toe te voegen of te verwijderen. Belandt u via een oude bladwijzer op een adres zonder bestaande mail, dan staat er Deze mail is niet gevonden. met de knop Terug naar de mails.

Naast de titel Emails in de kopbalk staat het hulpknopje dat u naar dit artikel brengt. Hetzelfde knopje staat ook in het bewerkscherm.

Dit scherm gaat niet over de planning #

Er is een tweede plek met mailsjablonen: CRM → Planningmails (tot eind september 2026 stond dat onder Planning, en tot 8 oktober 2026 heette het menu-item Mailsjablonen; het scherm heet nog zo). Die twee doen iets anders en zijn makkelijk te verwarren.

• Dit scherm gaat over bestellingen, herinneringen, downloads, inlogkaartjes, welkom en wachtwoord vergeten. Eén sjabloon per soort, alleen te bewerken.
• CRM → Planningmails gaat alleen over de mails uit de planning. Daar mag u meerdere varianten per soort maken, toevoegen en verwijderen.

In één zin: dit scherm bepaalt van welk adres een planningsmail komt — via de mail Planning onder Overige mails — en het planningsscherm bepaalt welke woorden erin staan.

Hoe u die woorden instelt, leest u in Mailsjablonen voor de planning.

Zo ziet de lijst eruit #

De mails staan in vier groepen, in deze volgorde: Bestellingen, Herinneringen, Inloggen en account en Overige mails. Een groep zonder mails wordt niet getoond.

Elke mail is een klikbaar vak met:

• de naam van de mail, bijvoorbeeld Bestelbevestiging — niet meer de interne naam die u zelf ooit gaf;
• soms een label: Vaste tekst (de tekst van deze mail staat vast; u past alleen afzender en onderwerp aan) of Met kassakoopjes (onderaan deze mail staan uw kassakoopjes);
• één zin over wanneer de mail uitgaat;
• het Onderwerp, en bij mails met een eigen tekst het begin van die tekst;
• rechts een potlood.

Klik ergens op het vak om de mail te openen. Het oude kolommetje Type is weg; welke technische naam bij welke mail hoort, staat in de tabel hieronder, zodat u de verwijzingen in andere artikelen terugvindt.

Bovenin staat een zoekveld, Zoek een mail. Het zoekt in de naam van de mail, de zin over wanneer hij uitgaat, het onderwerp en uw eigen naam voor de mail. Vindt het niets, dan staat er Geen mail gevonden met deze zoekterm.

Er is geen sortering en geen paginering meer: alle mails van uw site staan op één pagina. Tijdens het laden loopt er een dun balkje boven de lijst. Heeft uw site helemaal geen mails, dan staat er Er zijn voor deze webshop nog geen mails ingesteld. Gaat het ophalen mis, dan leest u Kon Emails niet laden: met daarachter de melding van de server; ververs dan de pagina of log opnieuw in.

Welke mail wordt wanneer gebruikt? #

Het systeem zoekt bij elke gebeurtenis het sjabloon van uw site met de bijbehorende technische naam. Een nieuwe site begint met vier mails: de bestelbevestiging, de bestelbevestiging bij betalen op factuur, Bestelling verzonden en de downloadlink. De overige staan er alleen als ze ooit voor uw site zijn aangemaakt.

| Naam in de lijst | Technische naam | Wordt gebruikt voor |

|—|—|—|

| Bestellingen | | |

| Bestelbevestiging | bestelling | De bevestiging die de klant krijgt zodra zijn bestelling betaald is, met de factuur. Het afzenderadres van deze mail wordt ook gebruikt voor herinneringen zonder eigen mail, kortingscodes, de rapportagemails aan uzelf en de nieuwsbrieven en mailings die u zelf verstuurt (CRM → Nieuwsbrief en mailings). |

| Bestelbevestiging (gratis verzending) | bestelling_verzendkostenloos | Dezelfde bevestiging, voor een school met een verzendkostenvrije periode. |

| Bestelbevestiging (betalen op factuur) | bestelling_factuur | De bevestiging bij vooruitbetalen of betalen op factuur. Zet hier uw betaalinstructies neer. |

| Bestelling verzonden | bestelling_verzonden | Het bericht dat de bestelling onderweg is, met track & trace als die er is. |

| Downloadlink | Download | De mail met de downloadknop naar de klant. Let op de hoofdletter D. |

| Cadeaubon | gift_card | De mail met de code(s) naar de klant die een cadeaubon koopt. Het adres van deze mail is ook het adres waar de cadeaubonnen heen gaan die u zelf laat maken; zie Kortingscodes en cadeaubonnen. |

| Pakbon | paching_slip | De pakbon naar uzelf bij elke bestelling, op het adres in deze mail. Ja, met die schrijffout. |

| Herinneringen | | |

| Betaling niet afgerond | bestelling_herinnering | De herinnering bij een bestelling die niet betaald is. Staat deze mail er niet, dan gaat de herinnering uit met een vaste tekst; zie verderop. |

| Winkelwagen niet afgerekend | winkelwagen_herinnering | De herinnering aan een klant die foto’s in zijn winkelwagen liet staan; zie verderop. |

| Album gaat bijna offline | album_verloopt | De herinnering aan klanten dat een album waaruit ze besteld hebben binnenkort offline gaat. Verschijnt pas nadat u onder Instellingen → Instellingen → Album gaat offline de schakelaar Klanten mailen voordat een album offline gaat hebt aangezet en opgeslagen. Het bcc-adres krijgt alleen een kopie als dat bij die schakelaar is ingesteld. Zie Bestel- en foto-instellingen van uw site. |

| Inloggen en account | | |

| Inlogkaartje per mail | inlogkaartjes | Let op, de uitleg in de lijst klopt hier niet. Dit is de bundel inlogkaartjes naar uzelf, en het adres in deze mail is het ontvangeradres — hetzelfde adres waar ook de barcodes heen gaan. De tekst, bijlagen en kassakoopjes die u hier instelt, worden nergens gebruikt. |

| Inlogcode doorsturen | inlogdoorsturen | Het doorsturen van inloggegevens naar een tweede adres, vanuit de webshop. Het adres van deze mail is ook de afzender van twee mails met een vaste tekst: de inloglink die een ouder zelf opvraagt via Inlogcode kwijt?, en de mail waarmee een ouder de foto’s met familie deelt. Staat hier geen adres, dan wordt dat van de bestelbevestiging gebruikt. |

| Welkom na registratie | welcome | Het welkomstbericht bij een nieuw klantaccount. De tekst ligt vast. |

| Wachtwoord vergeten | forgot_password | De mail “wachtwoord vergeten”. De tekst ligt vast; het bcc-adres wordt genegeerd. |

| Overige mails | | |

| Contactformulier | Contact of contact | Het adres waar berichten uit het contactformulier van uw webshop binnenkomen. Dit adres staat ook onderaan de webshop. In dit vak heet het veld daarom Berichten komen binnen op in plaats van Afzenderadres. Sinds eind september 2026 is dit ook uw adres voor Klantenservice: uw antwoorden aan klanten komen van dit adres, en de mail over een nieuwe vraag komt hier binnen. |

| Koppenkaart | koppenkaart | De koppenkaart naar uzelf. Het adres is het ontvangeradres. |

| Download voor de school | download_school | De download van een compleet album naar uzelf — zie Acties op een album. Het adres is het ontvangeradres. |

| Planning | shoot | De afzender van alle mails uit de planning. De teksten staan bij CRM → Planningmails. |

| Boekingen | booking | De afzender van de mails rond een boekingsdag. Het onderwerp wordt genegeerd: dat komt uit de titel van de boekingsdag. |

De mail die één inlogkaartje naar de ouder stuurt heeft de technische naam inlogkaartje — zonder s — en staat níét onder Inloggen en account. Het nieuwe scherm kent die mail niet bij naam: u vindt hem onder Overige mails, onder de naam die hij op uw site heeft, met de zin Een mail die de webshop verstuurt. Onderwerp én tekst van die mail komen wél bij de ouder aan, en daar werken de variabelen; zie Variabelen in de inlogkaartje-mail. Zoek dus niet naar Inlogkaartje per mail als u de tekst voor ouders wilt aanpassen.

Het scherm herkent alleen de mail met hoofdletter C als Contactformulier. Heeft uw site een mail met de technische naam contact met kleine c, dan staat die onder Overige mails onder zijn eigen naam, met een teksteditor die voor het contactformulier niets doet.

Ontbreekt het sjabloon voor een gebeurtenis, dan kan die mail niet verstuurd worden en breekt de actie af met een melding die zegt wélk sjabloon mist:

• “Er is geen email gevonden voor het versturen van inlogkaartjes naar u email.”
• “Er is geen email gevonden voor het versturen van de koppenkaart naar u email.”
• “Er is geen email gevonden voor het versturen van download school naar u email.”

Een paar meldingen staan in het Engels, maar zeggen wel wat er mist:

• “Order email type bestelling is not set on database for site …” — het sjabloon voor de bestelbevestiging.
• “Welcome email is not set on database” — het welkomstbericht.
• “No email found for sending.” — het sjabloon voor een afgeronde bestelling.

En dit is de Nederlandse variant van die laatste categorie: “De email voor wachtwoord vergeten staat niet in de database.”

Uitzonderingen op die duidelijke melding:

• Ontbreekt het sjabloon inlogkaartje, dan valt het mailen van één inlogkaartje om zonder leesbare uitleg; u ziet alleen dat de actie mislukt.
• Bij de cadeaubonnen (gift_card) zegt de melding per abuis “Er is geen email gevonden voor het versturen van inlogkaartjes naar u email.” Er ontbreekt dan het sjabloon voor cadeaubonnen, niet dat voor inlogkaartjes.
• Ontbreekt Download of paching_slip, dan gebeurt er helemaal niets en krijgt u geen enkele melding: de downloadmail of de pakbon gaat simpelweg niet uit.
• Zet u een bestelling op Afgerond zonder het sjabloon bestelling_verzonden, dan verandert de status gewoon en blijft de mail stilzwijgend weg.

De boekings- en planningsmails zijn juist soepeler: ontbreekt het sjabloon booking of shoot, dan pakt het systeem een ander sjabloon van uw site en anders de standaard-afzender van het platform. Bij een planningsmail staat er dan Je opdracht als onderwerp. Die mails gaan dus altijd de deur uit.

Een ontbrekend sjabloon houdt meer tegen dan alleen een mail #

Bij twee types gaat er zonder sjabloon niet alleen een mail mis, maar loopt de hele handeling vast:

• bestelling — het afzenderadres uit dit sjabloon gaat mee in de opdracht die naar het lab gestuurd wordt. Ontbreekt het sjabloon, dan wordt die opdracht niet verstuurd en blijft een betaalde bestelling op betaald staan zonder dat er iets afgedrukt wordt. Sinds 5 september 2026 wordt dat netjes tegengehouden in plaats van elk uur opnieuw geprobeerd. De factuur en de bestelbevestiging gaan wél gewoon uit. Zie Bestelling-details bekijken en bewerken.
• contact — dit is het adres waar het contactformulier van uw webshop naartoe stuurt. Ontbreekt het sjabloon, dan leest de bezoeker “Voor deze site is geen e-mailadres van type “contact” ingesteld; het bericht is wel bewaard maar kon niet verstuurd worden.” Zijn bericht is dus niet verloren — het staat gewoon bij uw meldingen; alleen de mail erover blijft weg. Hetzelfde geldt voor inlogdoorsturen, waarmee een bezoeker zijn inloggegevens naar een tweede adres stuurt. Dit is sinds 5 september 2026 een nette melding in plaats van een blanco fout. Een vraag via het contactformulier komt sinds eind september 2026 bovendien in Klantenservice te staan, ook als dit sjabloon ontbreekt.

Mist u een van deze twee, dan is dat dus iets om meteen op te laten lossen.

U kunt een ontbrekend type hier niet zelf toevoegen; neem in dat geval contact op met Fotoprotools.

De afmeldregel onderaan klantmails #

Sinds 11 september 2026 zet het systeem zelf een klein regeltje onder een aantal mails aan klanten:

> U ontvangt deze e-mail omdat u foto’s heeft besteld of bekeken bij deze fotograaf. Geen nieuwsbrief en acties meer ontvangen? Meld u af. E-mails over uw bestelling blijft u ontvangen.

Dit staat niet in uw sjabloon en u kunt het niet weghalen of aanpassen. Het regeltje komt onder vijf mails die uit een sjabloon van dit scherm komen: de bestelbevestiging, het bericht dat de bestelling verzonden is, de mail met de downloadlink, de mail met één inlogkaartje aan de ouder en het doorsturen van inloggegevens. Daarnaast staat hij ook onder de melding dat een album is vrijgegeven, en dat is een mail die géén sjabloon heeft.

Bij de mails naar uzelf — de bundel inlogkaartjes, de download van een compleet album, de pakbon — verschijnt hij niet, en bij welkom, wachtwoord vergeten, de boekingsmails en de planningsmails evenmin.

Twee dingen die het uitlegt als iemand ernaar vraagt:

• Afmelden stopt geen bestelmails. De afmelding is bedoeld voor nieuwsbrieven en acties. Alles wat bij een lopende bestelling hoort — bevestiging, factuur, downloadlink, verzendbericht — blijft gewoon uitgaan.
• De regel verschijnt alleen bij een echt e-mailadres. Gaat een mail naar een inlogcode of een adres dat niet als e-mailadres te lezen is, dan blijft de regel weg.

Tegelijk staat er nu een Afmelden-knop naast de afzender in Gmail en Outlook. Dat is normaal en het is goed voor de bezorging van uw mail; het betekent niet dat er iets mis is met uw sjabloon.

Vanaf dezelfde datum komt een klant alleen nog in de nieuwsbrieflijst als hij bij het afrekenen het vinkje daarvoor aanzet. Daarvóór belandde ieder e-mailadres waarmee besteld werd automatisch in die lijst. Wie zich ooit heeft afgemeld, komt er met een nieuwe bestelling ook niet opnieuw in.

De herinnering bij een niet betaalde bestelling staat niet in deze lijst #

Sinds 14 september 2026 kan uw site zelf een herinneringsmail sturen naar klanten van wie de bestelling op open is blijven staan. U zet dat aan met de schakelaar Herinneringsmail bij een niet betaalde bestelling op Instellingen → Instellingen → Betalingen; hij staat standaard uit.

Zoekt u die mail in deze lijst, dan vindt u hem niet, en dat is geen storing:

• Er is geen sjabloon voor. Onderwerp en tekst zitten vast in het systeem en zijn hier niet te bewerken. U kunt zelf ook geen sjabloon aanmaken — dat kan in dit scherm bij geen enkel type.
• Wat het systeem wel uit dit scherm haalt, is het afzenderadres, de afzendernaam en het bcc-adres van uw sjabloon bestelling. Staat daar geen e-mailadres bij, dan gaat er voor uw hele site geen enkele herinnering uit — zonder melding.
• Onder de herinnering staat dezelfde afmeldregel als onder de andere klantmails.
• De knop in die mail verandert van tekst zonder dat u er iets voor doet. Zet u op hetzelfde onderdeel Betalingen ook Klant mag een niet betaalde bestelling alsnog afrekenen aan, dan heet de knop Bestelling afronden in plaats van Bekijk uw bestelling, en belooft de zin eronder dat de klant vanaf die pagina kan betalen. Staat die tweede schakelaar uit, dan verwijst de mail de klant naar uw antwoordadres.

Wilt u toch een eigen tekst, dan moet Fotoprotools voor uw site het sjabloontype bestelling_herinnering aanmaken. Daarna staat het gewoon in deze lijst en winnen uw eigen onderwerp en tekst van de standaardtekst.

Wat er precies in de mail staat en wie er een krijgt, leest u bij Bestel- en foto-instellingen van uw site.

De herinnering over een bewaarde winkelwagen werkt net andersom #

Sinds 17 september 2026 kan uw site ook een herinnering sturen over een winkelwagen die de klant niet heeft afgerekend. Die zet u aan met de schakelaar Herinnering sturen over een bewaarde winkelwagen op Instellingen → Instellingen → Winkelwagen.

Hier geldt niet hetzelfde als hierboven: voor deze mail bestaat wel een sjabloontype, namelijk winkelwagen_herinnering. Staat dat sjabloon in uw lijst, dan winnen uw eigen onderwerp en tekst van de standaardtekst.

• Staat het er niet, dan wordt het afzenderadres van uw sjabloon bestelling gebruikt en blijft de standaardtekst staan.
• Heeft ook uw sjabloon bestelling geen e-mailadres, dan gaat er voor uw hele site geen enkele winkelwagen-herinnering uit — zonder melding.
• Onder de mail staat een eigen afmeldregel, los van de nieuwsbrief-afmelding hierboven: wie zich daar afmeldt, krijgt alleen geen winkelwagen-herinneringen meer. Bestelmails en de nieuwsbrief staan daar los van.

Toevoegen van het type gaat zoals bij elk ander type: dat doet Fotoprotools voor u.

Belangrijk #

• Sjablonen worden niet zelf verstuurd — ze worden getriggerd door gebeurtenissen. Wijzigt u een tekst, dan geldt dat vanaf de eerstvolgende mail van dat type.
• Wijzig sjablonen voorzichtig: een typefout in het onderwerp of in de tekst komt direct bij ouders binnen.
• Wilt u een wijziging controleren, gebruik dan de testmail in het bewerkscherm. Die zit alleen bij mails met een eigen tekst; bij de andere mails test u nog door de gebeurtenis zelf uit te lokken.

Zie ook #

• E-mailsjabloon bewerken — de velden, opmaak, bijlagen, kassakoopjes, het voorbeeld en de testmail.
• Variabelen in de inlogkaartje-mail
• Bestelling-details bekijken en bewerken