Albums-overzicht — scholen, klassen en hoofdalbums #
De pagina Albums is uw centrale werkscherm voor alle scholen en hoofdalbums. Vanaf hier maakt u nieuwe albums aan, beheert u klassen, uploadt u foto’s en stuurt u inlogkaartjes naar ouders.
Voorwaarden #
- U bent ingelogd met een bedrijfs- of medewerker-account. Een fotograaf-account heeft geen toegang tot Albums.
- Welke knoppen u ziet hangt af van het type site (schoolfotografie of beroepsfotografie). Zie Albums — rollen en site-types.
Tabbladen bovenin #
- Albums — de hoofdlijst met al uw scholen of hoofdalbums.
- School Uploaden — bulk-upload van een complete school (zip met klassen). Zie School of hoofdalbum uploaden (zip).
- Klas Uploaden — een klas of nafotografie bij een bestaande school. U kiest de school in de wizard (zie hieronder), of u klikt bij een school op Upload klas; dan is de school al gekozen.
- School Matchen — koppel foto’s aan sessies via QR-code en EXIF-tijdstempels. Zie School matchen met QR-code.
- Inlogkaart Uploaden — upload achtergrond-afbeeldingen voor de inlogkaartjes.
- Cloud / NAS Importeren — haal een zip op bij een FTP-server, Dropbox of Google Drive in plaats van hem zelf te uploaden. Zie Foto’s importeren vanuit cloud of NAS.
- Scan-app Uploaden — de mappen zoals de scan-app ze maakt, voor een school die u in de wizard kiest.
Sinds 14 oktober 2026 openen alle upload-tabbladen behalve Inlogkaart Uploaden de wizard Foto’s toevoegen, met de soort upload al ingevuld (bij Cloud / NAS Importeren de bron). Geen enkel tabblad is nog grijs. De wizard leidt u in vijf stappen — Bron, Soort upload, Bestemming, Controleren en Uploaden — naar hetzelfde uploadvak als vroeger. Met ← Terug naar albums gaat u terug naar dit scherm.
De namen van de twee upload-tabbladen passen zich aan uw site-type aan: een beroepsfotograaf leest Fotos Uploaden en Foto’s Uploaden (Album). De laatste vier tabbladen ziet u niet op een beroepsfotografie-site. Zie Albums — rollen en site-types.
Rechtsboven staan de knoppen Foto’s toevoegen (die opent de wizard) en Nieuwe school. Op een beroepsfotografie-site staat sinds 18 oktober 2026 alleen Foto’s toevoegen: daar maakt u een album aan via de wizard. Op Inlogkaart Uploaden staat op die plek de knop Opslaan; die blijft grijs tot u een nieuwe achtergrond heeft klaargezet of een andere standaardachtergrond heeft aangevinkt.
Kolommen in de tabel #
- Album id
- Naam
- Type (school / album, afhankelijk van site-type)
- Aanmaakdatum
- Verzendkosten korting — de datum tot wanneer de kortingsactie op verzendkosten voor deze school loopt. Is er geen actie ingesteld, dan blijft de cel leeg.
- Opties — de actieknoppen.
Klik op een kolomkop om de lijst op die kolom te sorteren. Let op: dat gebeurt altijd van hoog naar laag (nieuwste of hoogste bovenaan). Nogmaals klikken draait de volgorde niet om — zie Zoeken en filteren in albums.
Uitklapbare scholen #
Klik op het mapje vóór een school, of op de naam, het nummer of het type in die rij, om de klassen binnen die school te zien (een sub-tabel). Nog een klik klapt de school weer dicht. Klassen klapt u op dezelfde manier verder open. Welke scholen u openklapt wordt onthouden, ook als u tussendoor naar een ander scherm gaat; opengeklapte klassen staan bij terugkomst weer dicht.
Klikken op een rij #
Klikt u op een school of klas, dan klapt die rij open of dicht (zie hierboven). Pas bij een album binnen een klas brengt een klik op de naam of het mapje u naar het foto-grid: zie Foto’s bekijken in een album. Met de rechtermuisknop op het mapje opent u het in een nieuw tabblad. Op een beroepsfotografie-site opent een album met foto’s meteen het foto-grid; een album zonder foto’s klapt open.
Ook een opengeklapte klasrij heeft eigen knoppen: Bewerk koppenkaart, Bewerk album, Inlogkaartjes maken (alleen voor deze klas) en Verwijder album. Bij een album binnen een klas staat alleen Verwijder album; achter de naam ziet u daar tussen haakjes het aantal portretfoto’s van leerlingen en het totaal aantal foto’s.
Acties per album #
Achteraan elke schoolrij staat een rij icoon-knoppen. Houd de muis erboven om de naam van de actie te zien.
| Actie | Wat het doet |
|—|—|
| Verkochte producten exporteren | Excel met alle verkochte producten van deze school. |
| Excel met inloggegevens downloaden | De inlogcodes van deze school. |
| Excel met inloggegevens uploaden | Inlogcodes of leerlinggegevens inlezen. |
| Excel met leerling gegevens voor app | Leerlinglijst voor de fotografeer-app inlezen. |
| Excel met app status downloaden | Overzicht van wat de app al heeft vastgelegd. |
| Unmatch school | Alleen bij een school met Fotograferen met App aan. Verwijdert alle foto’s van de school; de leerlingen en klassen blijven staan. Zie Album downloaden, ontkoppelen en verwijderen. |
| Upload klas / subalbum / foto’s | Opent de wizard Foto’s toevoegen met deze school al gekozen. |
| Inlogkaartjes maken | Opent de dialoog voor PDF-kaartjes en e-mails. |
| Barcodes genereren | Maakt een PDF met barcode-etiketten voor alle leerlingen van deze school. |
| Album bewerken | Opent de school-dialoog met alle instellingen, ook tot wanneer het album online staat en het verlengen daarvan. Op een beroepsfotografie-site kiest u hier ook de muziek bij de diavoorstelling van dit album. |
| Verstuur album opnieuw | Stuurt de bestellingen van deze school die klaarstaan om te printen (status afdrukklaar) opnieuw naar het vaklab. U ziet “U school is opnieuw verstuurd.” Staat er niets klaar, dan krijgt u “Er staan geen bestellingen open die niet geprint zijn.” |
| Download album | Bundelt alle hoofdfoto’s in een zip. |
| Verwijder album | Verwijdert de school met alles eronder. |
| Beoordelingen en reacties | Alleen op een site van het type Beroepsfotografie: de sterren en opmerkingen die bezoekers bij de foto’s van dit album hebben achtergelaten. Zie Beoordelingen en reacties per album. |
| Gastenboek | Alleen bij Beroepsfotografie: het gastenboek van dit album aan- of uitzetten, berichten eerst laten goedkeuren, en de berichten lezen, goedkeuren of verwijderen. Zie Het gastenboek bij een album hieronder. |
| Labels | Alleen bij Beroepsfotografie: geef dit album een of meer labels, zoals Bruiloften of Portfolio. Zie Labels per album hieronder. |
Waarom knoppen grijs zijn #
De meeste knoppen zijn uitgeschakeld zolang de school nog geen klassen heeft. Dat geldt voor de Excel-downloads, Upload klas, Inlogkaartjes maken, Barcodes genereren, Album bewerken, Verstuur album opnieuw en Download album. Heeft u net een lege school aangemaakt, dan kunt u dus niet via Upload klas foto’s aanleveren. Klassen ontstaan bij het inlezen van de leerlinglijst met Excel met leerling gegevens voor app, of als u een school uploadt of importeert via de knop Foto’s toevoegen; er is geen knop om er zelf een te maken — zie Klassen en albums beheren.
Eén knop werkt precies andersom: Excel met leerling gegevens voor app is juist grijs zodra er al klassen zijn. Die lijst leest u dus in vóórdat de klassen bestaan.
Welke knoppen bij welk site-type #
- Schoolfotografie — alle bovenstaande knoppen.
- Beroepsfotografie — geen Excel-acties, geen inlogkaartjes, geen barcodes, geen ontkoppelen en geen album-download. Wat overblijft: verkochte producten exporteren, uploaden, album bewerken, opnieuw versturen en verwijderen. Alleen hier staan Beoordelingen en reacties, Gastenboek en Labels.
- Bij beroepsfotografie is Album bewerken wél actief bij een leeg album, en heet de upload-knop Upload foto’s in plaats van Upload klas.
Verkochte producten exporteren #
Deze knop maakt een Excel met twee kolommen — Product en Aantal — plus een totaalregel onderaan. Wat u krijgt:
- Alleen producten waarvan er iets verkocht is, gesorteerd op aantal (hoogste eerst).
- Uitsluitend deze school, maar wél over alle betaalde bestellingen vanaf het begin tot vandaag. Bestellingen die nooit betaald zijn tellen niet mee. Er is geen periodekeuze in dit scherm.
- U krijgt het bestand meteen als download, en daarnaast per e-mail op het adres van uw mailsjabloon voor bestellingen.
- Bestelde aantallen, niet het aantal afdrukken. Zit een product in een pakket, dan telt het los mee. Tot 16 oktober 2026 telde elk pakketonderdeel bij recente bestellingen dubbel; dat is opgelost, ook voor eerder geplaatste bestellingen.
Wilt u wél een periode kiezen, werk dan vanuit Statistieken — daar stelt u een begin- en einddatum in.
Barcodes genereren #
Deze knop staat tussen Inlogkaartjes maken en Album bewerken en maakt een PDF met barcode-etiketten voor alle leerlingen van deze school: zoveel etiketten per A4 als erop passen, en zo veel pagina’s als nodig zijn tot alle leerlingen erop staan. Het aantal rijen en kolommen kunt u in dit scherm niet zelf kiezen.
Wat u moet weten:
- De knop is grijs zolang de school geen klassen heeft, en blijft even grijs terwijl uw opdracht verstuurd wordt.
- U krijgt de PDF niet meteen in beeld. De opdracht gaat naar het vaklab; zodra het bestand klaar is, krijgt u een e-mail met de link. Die link komt niet ergens in de admin te staan, dus bewaar die e-mail. Gaat het ná het aannemen van de opdracht alsnog mis, dan verschijnt er wél een regel Barcodes bij Meldingen, met de reden erbij.
- Direct na het klikken verschijnt rechtsonder de bevestiging “De barcodes worden gemaakt (… stuks). U krijgt een e-mail met de link naar de PDF.” Het getal is het aantal etiketten dat gemaakt wordt.
- Hebben niet alle leerlingen een barcode, dan staat er achteraan: “Let op: … leerling(en) hebben geen barcode en staan er niet op.” Die leerlingen mist u dus op het vel. Vul hun gegevens aan via Excel uploaden en start de barcodes daarna opnieuw.
Wie er op het vel komt #
- Alleen hoofdfoto’s tellen mee: per leerling één etiket, ongeacht hoeveel foto’s er van hem of haar in het album staan.
- Groepsfoto’s krijgen geen etiket. Een foto die als groepsfoto is aangemerkt wordt overgeslagen en telt ook niet mee in het aantal.
- Een leerling zonder ingevulde barcode staat er niet op. De barcode komt uit de kolom Barcode van de Excel-import; is die kolom leeg, dan valt er niets te printen.
- De naam op het etiket is de leerlingnaam zoals die bij de foto staat. Is die leeg, dan worden voornaam, tussenvoegsel en achternaam samengevoegd. Is ook dat leeg, dan komt de inlogcode op het etiket, zodat een etiket nooit naamloos is.
- De klasnaam op het etiket is de map bóven het album. Hangt een album rechtstreeks onder de school, dan wordt de albumnaam zelf gebruikt.
- Anders dan bij de inlogkaartjes wordt hier niet op albumnaam gefilterd: alle mappen onder de school worden doorzocht, tot zes lagen diep. Een school met afwijkend genoemde albums valt hier dus niet buiten de boot.
- De e-mail met de link gaat naar het adres van het sjabloon voor inlogkaartjes; ontbreekt dat sjabloon, dan naar het inlogkaartjes-adres uit de instellingen.
Meldingen als het misgaat #
| Melding | Wat er aan de hand is |
|—|—|
| “Er is geen school gevonden bij dit album.” | De rij hoort niet (meer) bij een school. Ververs het overzicht. |
| “Er zijn geen leerlingen gevonden onder deze school (… mappen doorzocht). Staan de foto’s al in de albums?” | De school heeft wel mappen, maar er staan geen hoofdfoto’s in. Upload eerst de foto’s. |
| “Er zijn … leerlingen gevonden, maar bij geen van hen is een barcode ingevuld.” | De leerlingen staan er wel, maar de barcodekolom is leeg. Zie Excel uploaden. |
| “Het vaklab is niet bereikbaar, de barcodes zijn niet aangevraagd.” | Er is niets in de wachtrij gezet. Probeer het later opnieuw. |
| “Het vaklab kon de barcodes niet aanmaken: …” | Het vaklab heeft de opdracht geweigerd. Meld de tekst achter de dubbele punt bij support. |
Wat u krijgt #
- De etiketten staan op klas gesorteerd en binnen een klas op naam, zodat u een vel na het knippen meteen per klas kunt uitdelen.
- Op elk etiket staan de naam (vet), daaronder de klasnaam in kleiner, dan de streepjescode en onderaan de code als tekst. Past de naam niet op de breedte van het etiket, dan wordt hij afgekapt.
- Boven aan elke pagina staan de schoolnaam en het paginanummer.
- Het aantal etiketten per A4 wordt vanzelf zo hoog mogelijk gekozen: er passen maximaal 6 kolommen en 12 rijen, en de streepjes blijven altijd breed genoeg om met een handscanner leesbaar te zijn. Bij lange barcodes worden dat er dus minder per vel.
- De melding bij uw meldingen luidt “Barcodes
– … stuks op … pagina(s): “ . De e-mail heeft als onderwerp Barcodesen bevat een knop Open de barcodes. - Het PDF-bestand heet
barcodes-<schoolnaam>-<datum>-<tijd>.pdf, dus een tweede ronde overschrijft de eerste niet.
Een barcode die tekens bevat die niet in een streepjescode passen, wordt overgeslagen. Dat ziet u alleen terug doordat het aantal op het vel lager is dan het aantal in de bevestigingsmelding.
Deze knop ziet u alleen op een schoolfotografie-site.
Labels per album #
Nieuw sinds 25 september 2026, alleen op een site van het type Beroepsfotografie.
Met labels groepeert u uw albums, bijvoorbeeld Bruiloften, Newborn of Portfolio. Klik achter een album op het labelicoon (tekstballon Labels). Het venster Labels –
- Vink aan welke labels dit album heeft. Elke wijziging wordt meteen bewaard; er is geen knop Opslaan.
- Nieuw label: typ een naam (hooguit 60 tekens) en klik op Toevoegen. Het nieuwe label wordt meteen aan dit album gekoppeld.
- Hernoemen: de nieuwe naam geldt voor alle albums met dat label. Klik op Opslaan of Annuleren.
- Verwijderen: u moet bevestigen met Ja, bij alle albums weghalen. Het label verdwijnt bij alle albums; de albums zelf blijven staan.
De labels gelden voor al uw albums, niet per album. Een album kan meerdere labels hebben. Een label hangt altijd aan het hele album, niet aan een subalbum.
Het systeem weigert een naam in deze gevallen, met een melding in het venster:
- Geef het label een naam.
- Gebruik in de naam van het label minstens één letter of cijfer.
- Er bestaat al een label met deze naam. — hoofdletters en accenten tellen daarbij niet mee: Bruiloft en bruiloft zijn hetzelfde label.
- Je hebt het maximum van 100 labels bereikt. Verwijder eerst een label dat je niet meer gebruikt.
Wat de klant ervan ziet. Staat bij Instellingen → Labelpagina’s de schakelaar Openbare labelpagina’s aan, dan krijgt elk label een openbare pagina in uw webshop met de albums met dat label, en kunt u één label als portfolio kiezen. Staat die schakelaar uit, dan zien klanten de labels nergens. Zie Bestel- en foto-instellingen van uw site.
Let op: het venster zelf zegt nog “Klanten zien de labels nog nergens”. Dat klopt niet meer sinds de labelpagina’s er zijn.
Het adres van een labelpagina volgt de naam van het label. Hernoemt u een label, dan verandert ook dat adres; een link die u eerder naar de oude labelpagina deelde, werkt dan niet meer.
Het gastenboek bij een album #
Nieuw sinds 25 september 2026, alleen op een site van het type Beroepsfotografie.
Achter elk album staat de knop Gastenboek (een boekje). Daarmee zet u het gastenboek van dat album aan of uit, kiest u of berichten eerst goedgekeurd moeten worden, en leest, keurt goed of verwijdert u de berichten. Of er op uw site überhaupt gastenboeken zijn, regelt u bij Instellingen → Gastenboek.
Meer hierover leest u in Gastenboek bij een album.
Waarschuwingsicoon #
Een uitroepteken naast een school betekent dat er geen productlijst aan gekoppeld is. Zonder productlijst kunnen ouders geen bestelling plaatsen — koppel er een via Album bewerken → Productlijst. Zie Productlijsten.
Sinds 24 september 2026 staat het teken er ook bij een school die nog nooit een productlijst heeft gehad. Daarvóór bleef het in dat geval weg.
Verschillen per site-type #
De labels passen zich aan op uw account-type:
- Schoolfotograaf — “School”, “Klas”, “Subalbum”; alle features beschikbaar.
- Professionele fotograaf — “Foto’s”, “Subalbum”; geen inlogkaartjes, geen klassen, met optie voor ratings/comments per album, een gastenboek per album en labels.