Mailsjablonen voor de planning #

De mails die vanuit de planning uitgaan — de opdrachtmail aan de fotograaf, het bericht aan de opdrachtgever — hebben elk een vaste tekst. Onder CRM → Planningmails legt u uw eigen tekst klaar en zet u die in de plaats. Bovenaan hetzelfde scherm zet u de automatische berichten aan of uit: een herinnering aan de opdrachtgever en een herinnering aan de fotograaf de avond ervoor.

Een sjabloon vervangt alleen de woorden. De datum, het adres, de antwoordknoppen en de links onder de mail blijven staan waar ze staan; die worden niet door uw tekst overschreven.

Voorwaarden #

• U bent ingelogd als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet dit menu-item niet.
• Planning staat aan onder Instellingen → Planning; anders staat Planningmails niet in het menu. Sinds 29 september 2026 staat het menu-item onder CRM (daarvoor onder Planning); sinds 8 oktober 2026 heet het Planningmails in plaats van Mailsjablonen. Het scherm zelf heet nog Mailsjablonen.
• Zolang u geen sjabloon heeft, gebruikt elke mail zijn vaste tekst. U hoeft hier dus niets te doen.

Verwar dit niet met Emails #

Er zijn twee schermen met mailsjablonen en ze doen iets anders:

| | CRM → Webshopmails | CRM → Planningmails |

|—|—|—|

| Waarover | bestellingen, downloads, inlogkaartjes, wachtwoord vergeten | alleen de mails uit de planning |

| Hoeveel | één sjabloon per soort | zoveel varianten per soort als u wilt |

| Wat u kunt | alleen bewerken | toevoegen, wijzigen én verwijderen |

| Wat u regelt | van welk adres de mail komt | welke woorden erin staan |

Het afzenderadres van uw planningsmails haalt u dus nog steeds uit E-mailsjablonen — overzicht, bij het sjabloon van het type shoot.

Het overzicht #

Bovenaan staat de titel Mailsjablonen met rechts de knop Nieuw sjabloon. Daaronder, in deze volgorde: het blok Automatische berichten en de lijst met sjablonen.

Automatische berichten #

Dit blok staat er altijd, ook als u nog geen sjablonen heeft. Standaard staat alles uit: wanneer u een opdrachtgever of fotograaf aanschrijft, blijft een keuze van kantoor.

• Opdrachtgever één keer herinneren als hij de datum niet bevestigt, na … dagen — een schakelaar met een getal erachter. Het getal begint op 7 en is grijs zolang de schakelaar uit staat.
• Fotografen om 18:00 de avond ervoor een herinnering sturen (tijd, adres, route, opdrachtbon) — een schakelaar.
• Een regel over de rijtijd tussen klussen: staat aan (…). Bij toewijzen zie je een waarschuwing als er te weinig tijd tussen twee klussen zit. of staat uit. Daarvoor moet er een routeplanner op de server ingesteld staan (OpenRouteService of een eigen OSRM-server). Tussen de haakjes staat sinds 29 september 2026 welke routeplanner de rijtijd uitrekent: OpenRouteService, OpenStreetMap of Google Maps. Dat is geen instelling van u: het zegt alleen of en hoe Fotoprotools die berekening aan heeft staan.
• Opslaan — slaat de twee schakelaars op; u leest Opgeslagen. De knop is grijs zolang de instellingen nog laden en tijdens het opslaan.

Wijzigingen in dit blok gelden pas na Opslaan; zet u alleen een schakelaar om en verlaat u de pagina, dan is dat niet bewaard.

Vult u bij het aantal dagen een getal boven de 60 in, dan leest u “Kies tussen 1 en 60 dagen, of zet de herinnering uit.” Een leeg veld of 0 wordt 7.

Wat de herinnering aan de opdrachtgever doet. Elke ochtend om half tien kijkt het systeem naar klussen waarvoor u de opdrachtgever de datum ter bevestiging heeft gemaild (Datum bevestigen, vanaf de klus, in bulk of via Datums voorstellen), waarbij het ingestelde aantal dagen voorbij is en er nog geen antwoord is. De klus moet vandaag of later zijn en niet op Geweest of Geannuleerd staan. Die opdrachtgevers krijgen de mail Datum bevestigen nog één keer, met uw standaardsjabloon voor die soort (als u er een heeft) en bovenaan Herinnering: wilt u de afgesproken dag nog even bevestigen? Dan weten we zeker dat alles klaarstaat. Er gaat nooit meer dan één herinnering per klus — ook niet als u eerder zelf op Herinnering sturen klikte. Een vrije mail telt niet mee: daarop volgt nooit een herinnering.

Wat de herinnering aan de fotograaf doet. Elke avond om 18:00 krijgt iedereen die op een klus van morgen staat (status Ingepland of Bevestigd) en niet heeft afgezegd, een korte mail met als onderwerp Morgen: en de titel van de klus, met de tijd, het adres, de route en de opdrachtbon (en sinds 16 oktober 2026 ook de dagindeling, de eigen velden die de fotograaf mag zien en zijn eigen notitie, als u die gebruikt). Die mail heeft een vaste tekst; er is geen sjabloon voor.

De sjablonen #

De lijst is gegroepeerd per soort mail, met achter elke kop een label naar de opdrachtgever of naar de fotograaf. Er zijn vijf soorten:

| Soort | Label | Waar hij gebruikt wordt |

|—|—|—|

| Opdrachtmail aan de fotograaf | naar de fotograaf | De opdrachtmail bij het inplannen en de knop Opdrachtmail versturen. |

| Wijziging aan de fotograaf | naar de fotograaf | De wijzigingsmail na een aanpassing aan een klus die al gemaild was. |

| Afzegging aan de fotograaf | naar de fotograaf | De mail bij annuleren of verwijderen van een klus. |

| Datum bevestigen bij de opdrachtgever | naar de opdrachtgever | Opdrachtgever informeren, Opdrachtgevers mailen en de herinnering. |

| Vrije mail aan de opdrachtgever | naar de opdrachtgever | Dezelfde knoppen, als u Vrije mail kiest. |

Soorten waarvoor u nog niets heeft gemaakt, staan er niet bij.

Per sjabloon ziet u Naam, Onderwerp en een kolom Standaard. Staat daar een groen sterretje (tooltip Deze wordt gepakt als er niet gekozen wordt), dan wordt dit sjabloon gepakt als er bij het versturen niet expliciet een ander gekozen wordt. Is een sjabloon uitgezet, dan staat er onder de naam klein niet actief. Binnen een soort staat de standaard bovenaan, daarna de rest op naam.

Er is geen zoekveld en geen paginering: alles staat op één pagina.

Heeft u nog helemaal niets, dan leest u:

> Er zijn nog geen sjablonen.

> Zolang die er niet zijn gebruikt elke mail zijn vaste tekst, precies zoals hij het nu doet. Een sjabloon vervangt alleen de woorden — de datum, het adres en de antwoordknoppen blijven staan waar ze staan.

Een sjabloon maken of wijzigen #

Rechtsboven staat Nieuw sjabloon; klik op de naam van een bestaand sjabloon om het te openen. Links schrijft u, rechts staat het voorbeeld; op een smal scherm staat het voorbeeld eronder.

Bovenaan staat een pijl terug naar het overzicht, de naam van het sjabloon (of Nieuw sjabloon zolang er nog geen naam is) met de soort eronder, en rechts de knop Opslaan.

Links, van boven naar beneden:

| Veld | Toelichting |

|—|—|

| Naam van het sjabloon | Alleen voor jullie zelf, om hem terug te vinden. |

| Soort mail | Bepaalt waar dit sjabloon gebruikt kan worden en welke variabelen erin mogen. Een nieuw sjabloon begint op Datum bevestigen bij de opdrachtgever. |

| Onderwerp | De onderwerpregel van de mail. |

| De variabelen | Zie hieronder. |

| Tekst | De inhoud. |

| Dit is de standaard voor dit soort mail | Dit sjabloon wordt dan vanzelf gepakt, bijvoorbeeld voor de opdrachtmail bij het inplannen. Er is er hoogstens één per soort: zet u hem hier aan, dan gaat hij bij het vorige standaardsjabloon van die soort vanzelf uit. |

| Actief | Staat aan bij een nieuw sjabloon. Staat dit uit, dan wordt het sjabloon nergens gebruikt. |

De knop Opslaan is altijd klikbaar, ook als u nog niets heeft ingevuld — alleen tijdens het opslaan zelf is hij grijs. De controle gebeurt pas na het klikken, en de melding verschijnt onder het tekstvak, terwijl de knop bovenaan staat. Bij een lang formulier staat de melding dus buiten beeld, zodat het lijkt alsof er niets gebeurt. Scroll naar beneden als u twijfelt. De meldingen zijn:

• “Geef het sjabloon een naam, anders vind je hem straks niet terug.”
• “Een mail zonder onderwerp komt zelden aan waar hij hoort.”
• “Vul een tekst in.”
• “De variabele {{…}} in het onderwerp bestaat niet bij dit soort mail.” of “… in de tekst …” — met meerdere tegelijk: “De variabelen … bestaan niet bij dit soort mail.”

Zodra u weer iets typt, verdwijnt de melding.

Bij een nieuw sjabloon blijft u na het opslaan in de editor staan, zonder melding; alleen het adres in de browserbalk verandert. Bij een bestaand sjabloon krijgt u onderin Opgeslagen.

Niet-opgeslagen wijzigingen. Wilt u de editor via de pijl of het menu verlaten terwijl er nog iets niet is opgeslagen, dan vraagt het CMS eerst Je hebt niet-opgeslagen wijzigingen. Weet je zeker dat je deze pagina wilt verlaten? Sluit of ververst u het tabblad, dan toont de browser zijn eigen waarschuwing.

Variabelen #

Boven het tekstvak staat Klik een variabele om hem in de tekst te zetten: met daarachter de variabelen die bij de gekozen soort mail horen. Houdt u de muis erboven, dan ziet u wat hij betekent en een voorbeeld. Klikken zet hem in de tekst op de plek van uw cursor (niet in het onderwerp). U mag ze ook zelf typen, met dubbele accolades eromheen, ook in het onderwerp; hoofdletters en spaties binnen de accolades maken niet uit.

Deze mogen altijd:

{{opdrachtgever}} · {{titel}} · {{naam}} · {{datum}} · {{dag}} · {{tijd}} · {{week}} · {{locatie}} · {{adres}} · {{plaats}} · {{contactpersoon}} · {{klassen}} · {{leerlingen}} · {{afzender}}

Alleen in mails naar de fotograaf: {{briefing}} en {{reistijd}}.

Alleen in mails naar de opdrachtgever: {{fotograaf}}.

{{naam}} is de naam van de ontvanger; {{afzender}} de afzendernaam uit uw e-mailsjabloon van het type shoot.

Typt u een variabele verkeerd, of gebruikt u er een die bij deze soort niet mag, dan wordt het sjabloon niet opgeslagen en leest u welke variabele niet bestaat. Er blijft dus nooit een onvervangbare {{…}} in een verstuurde mail staan. Wisselt u bij een bestaand sjabloon van soort, dan gebeurt dezelfde controle opnieuw.

Het voorbeeld rechts #

Onder Voorbeeld kiest u bij Voorbeeld met deze klus een klus; de eerste staat al gekozen. Let op: de keuzelijst toont uw vijfentwintig oudste klussen, niet de komende. Een recente klus staat er bij een langere planning dus niet tussen.

Daaronder ziet u:

• Onderwerp en Tekst, met alle variabelen ingevuld voor die klus. Is een van beide leeg, dan staat er leeg.
• Zou gaan naar — de ontvangers die deze mail bij die klus zouden krijgen, met tussen haakjes waar het adres vandaan komt. Is er niemand, dan staat er Niemand.
• Eventueel één waarschuwing in oker:

– Er is niemand om deze mail naar te sturen. Voeg een contactpersoon toe bij de opdrachtgever, of vul een contactadres in op de klus. (bij een mail naar de opdrachtgever)

– Er staat nog geen fotograaf op deze klus. (bij een mail naar de fotograaf)

– Bij deze klus is nog niet ingevuld: met de variabelen die bij deze klus leeg blijven.

Het voorbeeld werkt ongeveer een halve seconde na uw laatste toetsaanslag bij. Heeft u nog geen klussen, dan staat er Er is nog geen klus om een voorbeeld mee te tonen.

Onderaan staat dat de vaste onderdelen van de mail — de datum, het adres, de knoppen en de link naar de opdrachtbon — hier niet bij staan, maar wel meegaan.

> In het voorbeeld blijft {{afzender}} leeg. Er staat dan ook Bij deze klus is nog niet ingevuld: {{afzender}}. bij. In de mail die daadwerkelijk uitgaat wordt hij wél gevuld met de afzendernaam. Trek uit dat lege vakje dus geen conclusies.

Een sjabloon verwijderen #

Achter elk sjabloon in het overzicht staat een prullenbak. Er komt geen bevestigingsvenster: de eerste klik kleurt het pictogram rood met de tekst Nog een keer klikken en hij is weg, de tweede klik verwijdert het. Die rode stand blijft staan tot u de pagina verlaat, dus een klik minuten later verwijdert alsnog. Daarna leest u Het sjabloon is verwijderd.

Verwijdert u het standaardsjabloon van een soort, dan heeft die soort geen standaard meer en gaat de vaste tekst weer mee — of, bij het mailen in bulk, moet u zelf een sjabloon kiezen.

Als uw sjabloon niet gebruikt wordt #

Dingen die stilletjes gebeuren en waar u geen melding van krijgt:

• Uw standaardsjabloon staat op niet-actief. Dan valt alles terug op de vaste tekst; er wordt niets gemeld.
• Het sjabloon levert bij een klus een leeg onderwerp of een lege tekst op, bijvoorbeeld omdat het alleen uit variabelen bestaat die bij die klus niet ingevuld zijn. Dan gaat voor dat lege deel de vaste tekst mee; het andere deel komt wel uit uw sjabloon.
• U heeft geen standaard aangewezen en er wordt bij het versturen geen sjabloon gekozen. Voor de losse mail vanaf een klus mag dat; voor het mailen in bulk is een sjabloon verplicht.
• Sommige planningsmails hebben geen sjabloon: de herinnering aan de fotograaf de avond ervoor, de mail met voorgestelde datums, de mail met een wijziging voor een hele reeks, de mail met de koppellink voor de agenda en (sinds 16 oktober 2026) de weekplanning aan de fotografen, zie het artikel Weekplanning, dagindeling en vorig jaar . Die hebben altijd hun vaste tekst.

Verder lezen #

• Planning — de agenda

• Opdrachtgevers en jaargangen