Het opdrachtgeversportaal #
Met het opdrachtgeversportaal geeft u de contactpersoon van een school een eigen inlog. Daar levert de school de leerlingenlijst aan, controleert ze de klassen en geeft ze wijzigingen per leerling door — zonder Excel-bestanden te mailen. U bekijkt elke lijst en elke wijziging en keurt ze goed voordat er iets in uw albums verandert. Sinds eind september 2026 kan de school er ook de planning van de fotodag bekijken en bevestigen, promotiemateriaal downloaden, fototoestemming vastleggen, de portretfoto’s voor de leerlingadministratie downloaden, de verkoopstand volgen en u berichten sturen.
Dit artikel is voor u als fotograaf of bedrijf: hoe u het portaal aanzet, iemand uitnodigt en verwerkt wat er binnenkomt. De school zelf ziet in het portaal alleen haar eigen klassen en leerlingen.
Voorwaarden #
- U bent ingelogd als bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet dit menu-item niet, en op een beroepsfotografie-site staat het sinds 14 oktober 2026 niet in het menu.
- Planning staat aan onder Instellingen → Planning. Het menu-item Opdrachtgeversportaal staat sinds 29 september 2026 onder CRM, maar hoort nog steeds bij de planningsmodule en verdwijnt als Planning uit staat.
- De school staat als opdrachtgever onder Opdrachtgevers, met:
– een contactpersoon met een e-mailadres in het paneel Contactpersonen;
– de schoolalbums (jaargangen) gekoppeld onder Jaargangen. Alleen gekoppelde schoolalbums zijn in het portaal te zien.
Zie Opdrachtgevers en jaargangen.
Het scherm #
Het menu-item heet Opdrachtgeversportaal. Bovenaan staan acht tabbladen: Scholen, Lijsten, Wijzigingen, Provisie, Promotie, Toestemming, Instellingen en Inzagelog. Wacht er iets op u, dan staat er bij Lijsten en Wijzigingen een getal.
Stap 1: het portaal aanzetten #
Het portaal staat standaard uit. Op het tabblad Scholen leest u dan Het opdrachtgeversportaal staat uit met de knop Naar instellingen.
Op het tabblad Instellingen:
| Instelling | Wat het doet |
|—|—|
| Opdrachtgeversportaal aan | Scholen die u uitnodigt, kunnen inloggen. Zet u dit uit, dan kan niemand meer in het portaal en werken ook uitnodigingen en inloglinks niet meer; uitnodigingen en lijsten blijven wel bewaard. |
| Naam van het portaal voor je opdrachtgevers | Leeg = Opdrachtgeversportaal. Bijvoorbeeld Schoolportaal. Deze naam staat bovenaan het portaal, op de inlogpagina en in elke mail aan de school. Maximaal 60 tekens. |
| School mag de leerlingenlijst uploaden | De school kan een Excel- of csv-bestand insturen. U keurt elke lijst goed voordat er iets verandert. Uit: de school kan alleen per leerling wijzigingen doorgeven. |
| School mag namen bij foto’s direct invullen | Aan: zet de school bij een gefotografeerd kind zonder naam de naam erbij, dan staat die er meteen. Uit: dat wordt een wijziging die u eerst goedkeurt. |
| School mag de portretfoto’s downloaden voor de leerlingadministratie | Aan: de school downloadt onder Foto’s voor de administratie één zip met per leerling een foto die heet naar het leerlingnummer, klaar voor ParnasSys of Magister. Formaat voor de administratie (maximaal 800 pixels), zonder watermerk. Foto’s van leerlingen zonder toestemming voor gebruik door de school gaan niet mee. |
| Mail mij bij een nieuwe lijst of wijziging | Iedereen met toegang tot Planning krijgt dan een mail. Een melding onder Meldingen in het CMS komt er altijd. |
| Lijst aanleveren tot … dagen vóór de fotodag | Leeg = geen uiterste datum. Is het getal ingevuld en is er een komende klus voor deze school gepland, dan kan de school na die datum geen hele lijst meer insturen, alleen nog wijzigingen per leerling. |
| Standaard schoolprovisie (%) | Het percentage dat een school standaard krijgt, bijvoorbeeld 10. Per school aan te passen op het tabblad Provisie. Leeg = geen provisie. Een getal buiten 0–100 geeft Vul voor de provisie een percentage in tussen 0 en 100. |
| Downloads en “Betalen via school” meetellen in de omzet | Uit (standaard): de omzet wordt berekend zoals het oude schooldashboard in de webshop: betaalde bestellingen zonder btw en verzendkosten, min de downloads. Aan: downloads tellen mee, en bestellingen via Betalen via school ook zonder betaaldatum. Geldt voor de verkoopstand van de school, het tabblad Provisie en de grondslag van de provisie. Een afgesloten provisie verandert niet. |
| Oude schoolinlog in de webshop | Wat er gebeurt met de gedeelde schoolinlog per schoolmap: Werkt zoals altijd, Doorverwijzen naar het portaal (bestaande inlogs werken nog) of Doorverwijzen, en nieuwe schoolmappen krijgen geen schoolinlog meer. Eronder staat hoeveel schoolinlogs er zijn en hoeveel het afgelopen jaar gebruikt zijn. Voor ouders verandert er niets. |
| Afspraken over leerlinggegevens | De tekst waarmee de school akkoord moet gaan voordat ze leerlinggegevens ziet. Leeg = een standaardtekst. Erboven staat welke versie nu geldt. |
| De tekst is inhoudelijk gewijzigd: alle scholen moeten opnieuw akkoord geven | Vink dit aan als u de afspraken echt heeft veranderd. Na het opslaan gaat de versie één omhoog en krijgt elke contactpersoon bij de volgende keer inloggen eerst de nieuwe tekst te zien. |
| Link naar je privacyverklaring | Staat onder de afspraken. Moet een volledig webadres zijn. |
Klik op Opslaan; u leest Opgeslagen.
Stap 2: een contactpersoon uitnodigen #
Uitnodigen kan op twee plekken, die precies hetzelfde doen:
- op het tabblad Scholen van het opdrachtgeversportaal, per opdrachtgever onder Contactpersonen;
- op de pagina van de opdrachtgever, in het paneel Contactpersonen, onder de naam van de persoon.
Op beide plekken staan de knoppen alleen als het portaal aanstaat en alleen bij iemand met een e-mailadres. Zonder e-mailadres staat er op het tabblad Scholen geen e-mailadres, kan niet uitgenodigd worden.
Per contactpersoon ziet u een status en één of twee knoppen:
| Status | Knoppen |
|—|—|
| Geen toegang | Uitnodigen |
| Uitgenodigd met de datum | Opnieuw uitnodigen en Intrekken |
| Uitnodiging verlopen met de datum | Opnieuw uitnodigen en Intrekken |
| Actief met de laatste inlog | Inloglink sturen en Intrekken |
| Ingetrokken | Uitnodigen |
- Uitnodigen en Opnieuw uitnodigen sturen een mail met als onderwerp Uitnodiging voor het … (de naam van uw portaal) van … (uw bedrijfsnaam), met een knop Wachtwoord instellen. De link is zeven dagen geldig en werkt één keer. Een nieuwe uitnodiging maakt de vorige link ongeldig. U leest Uitnodiging gemaild naar …
- Inloglink sturen — voor wie al actief is: een mail met een knop Inloggen die één keer werkt en een kwartier geldig is. U leest Inloglink gemaild naar …
- Intrekken — vraagt eerst Zeker weten? op dezelfde knop; een tweede klik trekt de toegang in. De contactpersoon kan dan niet meer inloggen en wordt overal meteen uitgelogd. U leest Toegang van … ingetrokken.
Verwijdert u een contactpersoon bij de opdrachtgever, dan wordt zijn toegang tot het portaal ook ingetrokken.
Let op: “gemaild” betekent “aangeboden aan de mailserver”. De melding Uitnodiging gemaild naar … verschijnt ook als de mailserver het bericht weigerde; de status springt dan toch op Uitgenodigd. Hoort de school niets, stuur dan Opnieuw uitnodigen en controleer het e-mailadres.
Heeft u het e-mailadres van een actieve contactpersoon gewijzigd? Dan logt die persoon nog in met zijn oude adres, en Inloglink sturen stuurt de link ook naar het oude adres — ook al noemt de melding het nieuwe. Wilt u het adres echt veranderen, trek de toegang dan in en nodig de persoon daarna opnieuw uit.
Hoe de school binnenkomt #
- De contactpersoon klikt in de uitnodiging op Wachtwoord instellen. Hij ziet Welkom, met zijn naam, kiest een wachtwoord van minstens tien tekens, typt het nog een keer, en is meteen ingelogd.
- Voordat hij leerlinggegevens ziet, krijgt hij uw afspraken over leerlinggegevens te zien, met de link naar uw privacyverklaring, en klikt hij op Akkoord.
- Daarna komt hij op het overzicht van zijn school.
Later inloggen gaat via de inlogpagina van het portaal. Die vindt de school zo:
- via de knop in een mail van het portaal;
- via het gewone inlogscherm van het CMS: onder het inlogformulier staat Contactpersoon van een school of andere opdrachtgever? met de link Naar het opdrachtgeversportaal.
Op de inlogpagina vult hij zijn e-mailadres en wachtwoord in. Wachtwoord vergeten? Met Wachtwoord vergeten of liever een inloglink per mail? vraagt hij een inloglink aan, die een kwartier geldig is. Staat hetzelfde e-mailadres bij meer dan één school of fotograaf, dan kiest hij na het inloggen bij welke hij wil. Na acht verkeerde pogingen leest hij Te veel pogingen. Probeer het over een kwartier opnieuw of vraag een inloglink aan.
Een contactpersoon komt alleen in het portaal. Hij ziet geen andere schermen van het CMS, geen bestellingen en geen gegevens van andere scholen.
Wat de school in het portaal kan #
Het menu van de contactpersoon heeft elf onderdelen. Heeft een opdrachtgever meer dan één schoolalbum in het portaal, dan kiest hij rechtsboven met School welk album hij bekijkt.
- Overzicht — de Fotodag (de eerstvolgende klus voor deze school in uw planning, of nog niet gepland), het aantal Klassen en Leerlingen, en een blok Te doen: de leerlingenlijst aanleveren (met Graag vóór en de uiterste datum als u die heeft ingesteld), Uw lijst ligt bij de fotograaf, klassen controleren, en hoeveel wijzigingen er in behandeling zijn.
- Leerlingen — per klas de leerlingen met naam, leerlingnummer, e-mailadres van een ouder en de status Gefotografeerd of Afwezig, met een zoekveld. Met het potlood achter een leerling geeft hij een wijziging door; met Nieuwe leerling melden meldt hij een nieuwe leerling aan. De soorten wijziging: Naam, klas of e-mail klopt niet, Leerling is vertrokken, Ontbrak op de fotodag, Naam bij deze foto en Nieuwe leerling.
- Leerlingenlijst — een Excel-bestand (.xlsx, .xls), .csv of .ods van hooguit 5 MB uploaden. Nodig zijn roepnaam, achternaam en klas of groep; leerlingnummer, tussenvoegsel en het e-mailadres van een ouder zijn handig. Andere kolommen, zoals BSN of geboortedatum, worden niet opgeslagen. Hij ziet eerst een controle — hoeveel leerlingen in welke klassen, wat er nieuw is, gewijzigd en niet meer in de lijst — en klikt dan op Lijst insturen, eventueel met een opmerking voor u. Eerder ingestuurde lijsten staan eronder met hun status. Staat uploaden bij u uit, dan leest hij dat u de lijst op een andere manier ontvangt.
- Wijzigingen — alles wat hij heeft doorgegeven, met de status Bij de fotograaf, Verwerkt of Niet overgenomen en eventueel uw reden.
- Planning — de fotodagen van de school: datum en tijd, locatie, de fotograaf, uw Informatie voor de school en de bijlagen die u voor de school zichtbaar maakte (zie Planning — de agenda). De school kan met Datum bevestigen of Andere dag vragen reageren, onder Op de dag met Aanpassen een contactpersoon en praktische informatie (parkeren, ingang, ruimte) doorgeven, met Bestand delen een bestand meesturen (hooguit 10 per fotodag) en met Zet in mijn agenda de dag in haar agenda zetten. Bestanden die de school deelt, ziet u bij de bijlagen van de klus met van de school (portaal) erachter.
- Fototoestemming — alleen als u de digitale fototoestemming heeft aangezet (zie Toestemming hieronder). De school legt per leerling toestemmingen uit haar eigen administratie vast; ouders doen dat zelf in de webshop.
- Promotie — een ouderbrief, een poster (A4 en A3) en een tekst voor de nieuwsbrief, met de gegevens van de school ingevuld. Na de fotodag en de besteltermijn leest de school De actie is afgelopen.
- Foto’s voor de administratie — de zip met portretfoto’s, als u dat bij Instellingen heeft toegestaan. Anders leest de school Nog niet beschikbaar. De downloadlink werkt 30 minuten.
- Verkoopstand — het aantal bestellingen, het percentage leerlingen met een bestelling en het aantal ingelogde gezinnen, per dag en per klas (alleen aantallen, klassen met minder dan 5 leerlingen samen). De omzet staat er alleen bij als bij de school Laat school omzet zien aanstaat, de provisie alleen als Laat school provisie zien aanstaat.
- Berichten — een vraag aan u sturen en uw antwoorden lezen.
- Account — zijn wachtwoord wijzigen (minstens tien tekens).
Stap 3: lijsten en wijzigingen verwerken #
Komt er iets binnen, dan staat er op het tabblad Scholen een blok Wacht op jou: met het aantal lijsten en wijzigingen, en de knoppen Lijsten en Wijzigingen. U krijgt ook een melding onder Meldingen, en een mail als u dat bij Instellingen heeft aangezet. Bij een reeks wijzigingen kort na elkaar van dezelfde persoon komt er één mail per half uur.
Een leerlingenlijst #
Op het tabblad Lijsten kiest u met Toon tussen Wacht op goedkeuring (de beginstand), Verwerkt, Afgewezen en Alles. Per lijst ziet u de school, het aantal leerlingen, wanneer en door wie hij is ingestuurd, en de status. Met Bekijken opent u hem.
In het venster ziet u de bestandsnaam, het aantal leerlingen, wie hem instuurde, een eventuele opmerking van de school en waarschuwingen. Daaronder staat wat er zou veranderen:
- Nieuw — leerlingen die erbij komen;
- Gewijzigd — leerlingen waarvan iets verandert;
- Niet meer in de lijst (wordt niet verwijderd) — leerlingen die nu wel in het album staan maar niet in de lijst. Die blijven staan; wilt u ze weg, dan doet u dat zelf;
- het aantal leerlingen dat ongewijzigd blijft.
Dan kiest u:
- Goedkeuren en verwerken — de lijst wordt in het schoolalbum gezet: nieuwe leerlingen komen in hun klas, bestaande worden bijgewerkt. U leest Verwerkt: met wat er gebeurd is. De school krijgt een mail Uw leerlingenlijst is verwerkt.
- Afwijzen… — er verschijnt een veld Wat moet de school aanpassen?. Terugsturen blijft grijs tot u daar iets invult. De school krijgt een mail Uw leerlingenlijst is niet verwerkt met uw reden, en kan een nieuwe lijst insturen.
Is een lijst al behandeld, dan leest u “Deze lijst is al behandeld.”
Wijzigingen per leerling #
Op het tabblad Wijzigingen kiest u met Toon tussen Wacht op goedkeuring, Verwerkt, Direct verwerkt (namen die de school zelf mocht invullen), Afgewezen en Alles. Per regel ziet u de wijziging, een eventuele toelichting van de school, de school, wie het doorgaf en wanneer.
- Goedkeuren per regel, of vink er meerdere aan (of alles met het vinkje in de kop) en klik op … goedkeuren. U leest hoeveel wijzigingen er verwerkt zijn; de school krijgt één mail Uw wijzigingen zijn bekeken met de uitkomst van alles wat u in die ronde deed.
- Afwijzen opent het venster Wijziging afwijzen met een Reden voor de school (optioneel). Ook dan krijgt de school een mail.
Wat goedkeuren doet:
| Wijziging | Wat er gebeurt |
|—|—|
| Naam, klas of e-mail klopt niet | De gegevens worden bijgewerkt. Een andere klas wordt alleen vanzelf aangepast als de leerling nog niet gefotografeerd is; anders leest u al gefotografeerd, klas handmatig aanpassen. |
| Leerling is vertrokken | Een leerling die nog niet gefotografeerd is, gaat uit de lijst. Een gefotografeerde leerling blijft staan (Al gefotografeerd; niet verwijderd.). |
| Ontbrak op de fotodag | Er verandert niets; het is een melding voor u (Genoteerd.). |
| Naam bij deze foto | De naam komt bij de foto te staan. |
| Nieuwe leerling | De leerling wordt aan de klas toegevoegd. |
Provisie #
Op het tabblad Provisie staat per school het aantal bestellingen, de omzet, het percentage (met standaard eronder als de school geen eigen percentage heeft), de provisie en de status: Loopt nog, Afgesloten of Uitbetaald. Onderaan staan het totaal en wat er nog te betalen is. Met Exporteren downloadt u alles als csv-bestand.
- De schakelaar in de kolom School ziet het bepaalt of de school percentage, bedrag en status in het portaal ziet. Dezelfde schakelaar, Laat school provisie zien, staat ook in de instellingen van de school, onder Laat school omzet zien.
- Via de drie puntjes achter een school: Bekijk zoals de school, Percentage wijzigen (leeg = het standaardpercentage), Afsluiten (het bedrag staat dan vast; nabestellingen tellen niet meer mee), Heropenen, Uitbetaling vastleggen (Betaald op, Bedrag, Notitie (alleen voor jou)) en Uitbetaling verwijderen. Welke keuzes er staan, hangt af van de status.
Promotie #
Op het tabblad Promotie past u de teksten aan die de school downloadt: Actie of korting, Ouderbrief, Poster (eerste regel = kop) en Tekst voor de nieuwsbrief. Laat een veld leeg voor de standaardtekst; bovenaan staat welke invulcodes u kunt gebruiken. Klik op Opslaan. Onder Voorbeeld bekijken kiest u een school en downloadt u de Ouderbrief, Poster A4 of Poster A3 als pdf, met de opgeslagen teksten.
Toestemming #
Op het tabblad Toestemming zet u Digitale fototoestemming aan. Ouders geven dan per kind toestemming in de webshop, na het inloggen met de inlogcode, en de school kan toestemmingen vastleggen in het portaal. Onder Soorten toestemming geeft u elke soort een Naam en Uitleg voor ouders; met Soort toevoegen komen er meer bij (hooguit acht). Klik op Opslaan.
Daaronder staat per school het aantal leerlingen en per soort ja / nee / nog geen antwoord. Met Bekijken (of …× nee bekijken) ziet u welke leerlingen geen toestemming hebben, van wie dat kwam en wanneer, en exporteert u die lijst. Controleer deze leerlingen voordat u een groepsfoto, klassenoverzicht of namenlijst drukt of exporteert.
Welke scholen er in het portaal staan #
Op het tabblad Scholen staat elke opdrachtgever die een contactpersoon of een gekoppeld schoolalbum heeft, met rechts Opdrachtgever openen. Onder Schoolalbums in het portaal staat per gekoppeld schoolalbum een schakelaar. Een album staat standaard aan; zet u het uit, dan ziet de contactpersoon het niet meer. Heeft een contactpersoon nog geen enkel album in het portaal, dan leest hij Er staat nog geen school klaar.
Staat er nog niets op dit tabblad, dan leest u Nog geen scholen met de uitleg dat u eerst bij Opdrachtgevers de albums koppelt en een contactpersoon toevoegt.
Het inzagelog #
Op het tabblad Inzagelog ziet u de laatste 300 handelingen in het portaal: wie wanneer is uitgenodigd, heeft ingelogd, akkoord gaf met de afspraken, klassen bekeek, een lijst instuurde, een wijziging doorgaf, een naam bij een foto zette of zijn wachtwoord wijzigde, en wanneer u toegang introk. Sinds eind september 2026 ook: de verkoopstand of planning bekeek, een fotodag bevestigde of een andere dag vroeg, praktische informatie aanpaste, een bestand deelde, promotiemateriaal of de foto’s voor de administratie downloadde, en fototoestemming bekeek of vastlegde. Met Exporteren downloadt u dit als csv-bestand, bijvoorbeeld als een school vraagt wie haar gegevens heeft ingezien.