Excel uploaden — leerlinggegevens en app-lijsten #

Er zijn twee Excel-uploads in Fotoprotools. Ze lijken op elkaar — hetzelfde soort dialoog, hetzelfde sleepvak — maar ze doen iets totaal anders. De ene koppelt gegevens aan foto’s die er al zijn, de andere maakt klassen en leerlingen aan voordat u gaat fotograferen. Dit artikel beschrijft beide.

Voorwaarden #

• Beide knoppen staan op de schoolrij in het Albums-overzicht (/albums), als het vierde en vijfde icoon in de rij actie-iconen achteraan — niet in het album zelf, en niet op een klasrij.
• Ze staan naast elkaar en zien er hetzelfde uit: allebei hetzelfde omhoog-wijzende icoon. Het icoon er direct vóór heeft bovendien de bijna gelijkluidende tekstballon Excel met inloggegevens downloaden. Ga dus op de tekstballon af, niet op de vorm.
• Ze staan er niet op een beroepsfotografie-site; zie Albums — rollen en site-types.
• Het Albums-scherm is er voor het bedrijfs-account en voor medewerkers. Een fotograaf komt er niet; zie hetzelfde artikel.
• Alleen .xls en .xlsx worden geaccepteerd, één bestand per keer.
• Er is geen upload-knop. Zodra u het bestand in het vak laat vallen, begint de upload meteen. De enige knop is Terug, en die stopt een upload die al loopt niet.
• In het vak staat “Sleep hier uw excel bestand naar toe.” U kunt er ook in klikken om een bestand te kiezen. Bovenin de dialoog staat de naam van de school waar u de knop bij aanklikte — handig om te controleren dat u de goede rij te pakken hebt.
• Een bestand mag maximaal 1,5 GB groot zijn. Daarboven verschijnt “Uw bestand is groter dan de toegestane grootte van 1,5GB!” met een knop Herstel.
• Kiest u een ander bestandstype, dan krijgt het vak een rode rand en verschijnt er achter Status: een Engelse technische code. Er komt geen Nederlandse uitleg en er wordt niets geüpload.

1. Excel met inloggegevens uploaden #

Tekstballon op de knop: Excel met inloggegevens uploaden. De dialoog heet Uploaden naam en email gegevens.

Hiermee vult u naam- en e-mailgegevens aan bij foto’s die al geüpload zijn. Het systeem zoekt per regel de bijbehorende foto op en werkt die bij; er worden geen foto’s, klassen of leerlingen aangemaakt.

Kolommen #

De kopregel moet deze drie kolommen bevatten, exact zo geschreven — inclusief het koppelteken en de hoofdletter:

• Login-naam — verplicht; hierop wordt gezocht.
• Kind-naam — verplicht.
• Email — verplicht.

Anders dan bij de app-lijst hieronder zijn er hier geen alternatieve schrijfwijzen en luistert hoofdlettergebruik wél nauw: login-naam of Loginnaam wordt niet herkend en levert een fout op. Dat verschil tussen de twee uploads is de meest gemaakte fout.

Daarnaast worden deze kolommen gebruikt als u ze meestuurt:

• Email-extra — het tweede ouderadres.
• Barcode — de barcode van de leerling.

Andere kolommen worden genegeerd. Voornaam, tussenvoegsel en achternaam kunt u via deze weg niet bijwerken; dat doet u per foto — via de app-lijst worden die velden alleen op nieuw aangemaakte leerlingen gezet.

Een lege cel wist niets. Laat u bij een regel de kolom Kind-naam, Email, Email-extra of Barcode leeg, dan blijft de bestaande waarde bij die foto staan. Alleen de inlognaam wordt altijd weggeschreven.

Hoe het zoeken werkt #

1. Eerst wordt elke regel gezocht op inlognaam, over alle hoofdfoto’s van uw site.
2. Wat dan nog niet gevonden is, wordt nog een keer gezocht op leerlingnummer.
3. Wat ook dan niet gevonden wordt, telt als “niet gevonden” en wordt overgeslagen.

Er wordt dus over de hele site gezocht, niet alleen binnen de school waarvan u de knop aanklikte. Lege regels onderaan het bestand worden overgeslagen.

Wat u na afloop ziet #

De melding “Uw fotos/inloggegevens zijn geupdate. Er zijn X logins gevonden en Y niet.” Staat er een aantal bij niet, corrigeer dan die regels in de Excel en upload het bestand opnieuw — regels die al gelukt zijn, worden simpelweg nog een keer bijgewerkt.

Het overzicht ververst zichzelf hierna niet. Ververs de pagina om de bijgewerkte gegevens te zien.

Als het misgaat #

Deze dialoog toont bij een fout altijd dezelfde algemene melding: “Er is iets fout gegaan”, en sluit zichzelf daarna. De echte reden is bijna altijd één van deze drie:

• Het bestand is leeg.
• Een van de verplichte kolommen ontbreekt of is anders gespeld — controleer Login-naam, Kind-naam en Email letterlijk, inclusief het koppelteken en de hoofdletter.
• Het bestand is geen echt Excel-bestand. Een lijst die u uit een ander systeem heeft geëxporteerd draagt vaak wél de naam .xlsx, maar is in werkelijkheid een ouder Excel-formaat of een webpagina. Open het bestand in Excel, kies Opslaan als, bewaar het als .xlsx en upload het opnieuw.

Het systeem geeft bij dit laatste geval wel degelijk dezelfde duidelijke uitleg als bij de leerlinglijst hieronder, maar deze dialoog gooit elke foutmelding weg en vervangt hem door de algemene tekst. U ziet de echte reden dus niet; loop de drie punten hierboven zelf na.

Eén geval geeft helemaal geen fout. Staat de kolom Login-naam er wel, maar is hij op elke regel leeg, dan meldt de upload gewoon succes — met 0 logins gevonden en N niet. Ziet u die uitkomst, controleer dan eerst of die kolom echt gevuld is.

2. Excel met leerlinggegevens voor de app #

Tekstballon op de knop: Excel met leerling gegevens voor app. De dialoog heet Exel uploaden.

Hiermee zet u een leerlingenlijst klaar vóórdat er gefotografeerd is. Het systeem maakt op basis van de kolom Klas de klassen aan onder de gekozen school, met per nieuwe klas de albums Portretfoto’s en Groepsfoto’s, en zet alle leerlingen in Portretfoto’s. Daarna kunt u met de Fotoprotools-app fotograferen en de foto’s aan die leerlingen koppelen.

Bestond het album Portretfoto’s in een klas al, dan wordt er bij die klas geen Groepsfoto’s bijgemaakt. Maak dat album in dat geval zelf aan.

Waarom is de knop grijs? #

Deze knop wordt grijs zodra er ook maar één submap onder de school staat — een klas, maar net zo goed een los album dat u eerder heeft aangemaakt.

Dat is ook de enige bescherming die er is: de import zelf controleert niet of een leerling al bestaat. Zou u dezelfde lijst twee keer kunnen importeren, dan stond elke leerling er daarna twee keer in. Klassen en de albums eronder worden wél hergebruikt als ze al bestaan.

Wilt u later nog leerlingen toevoegen, doe dat dan per klas — zie Een klas beheren.

Let op de knop ernaast #

De knop Excel met inloggegevens uploaden wordt nooit grijs, ook niet bij een school zonder klassen. Dat is geen aanwijzing dat die upload wél kan: is er nog geen foto, dan is er ook niets om gegevens aan te koppelen en krijgt u simpelweg 0 logins gevonden.

Kolommen #

Volgorde en hoofdlettergebruik maken niet uit; per kolom worden meerdere schrijfwijzen herkend:

| Bedoeld veld | Herkende kopteksten |

|—|—|

| Leerlingnummer | Leerlingnummer, Sessienummer |

| Roepnaam | Roepnaam, Voornaam |

| Voorvoegsel | Voorvoegsel, Tussenvoegsel |

| Achternaam | Achternaam |

| Klas | Klas, Stamgroep |

| E-mailadres (optioneel) | Email, E-mail, Verzorger 1 e-mail, Verzorger 1 email |

Dankzij die tweede kolom in elke rij kunt u een FotoProf-export rechtstreeks uploaden, zonder de kopregel om te bouwen. In de dialoog staat ook een link Download voorbeeld Exel met een voorbeeldbestand.

Wat u na afloop ziet #

De melding “Uw leerlingen zijn geupload. Er zijn X studenten en Y klassen toegevoegd.” Het overzicht wordt daarna automatisch ververst, zodat de nieuwe klassen meteen zichtbaar zijn.

Het getal achter klassen is het aantal verschillende klassen in uw bestand. Klassen die al bestonden tellen daarin mee, ook al zijn ze niet nieuw aangemaakt.

Er komt bij geen van beide uploads een e-mail, een melding bij Meldingen of een download. Dat is anders dan bij de knop Barcodes genereren op dezelfde rij, die u wél mailt.

Als het misgaat #

Deze dialoog toont de echte foutmelding. De belangrijkste:

| Melding | Wat er aan de hand is |

|—|—|

| Het bestand is leeg. | Er staat geen enkele rij in het bestand. |

| Klas niet gevonden. (idem voor Leerlingnummer, Roepnaam, Voorvoegsel, Achternaam) | Die kolom staat niet in de kopregel, in geen van de herkende schrijfwijzen. |

| Rij 7 heeft geen klas. | Op die regel is de kolom Klas leeg. Vul hem in of verwijder de regel. |

| Geen leerlingen gevonden in het bestand. | Alleen een kopregel, of alle regels zijn leeg. |

| Dit bestand kon niet als leerlinglijst gelezen worden. Open het in Excel, kies “Opslaan als” en bewaar het als .xlsx, en probeer het daarna opnieuw. | Het bestand is geen echt Excel-bestand: een ouder .xls of een export uit een ander systeem die alleen .xlsx héét, of een upload die halverwege is afgebroken. Doe precies wat de melding zegt. |

Die laatste melding bestaat sinds 11 september 2026. Kreeg u hiervóór een onbegrijpelijke storingsmelding bij een bestand dat er in Excel prima uitzag, dan was dit vrijwel altijd de oorzaak.

De import is alles-of-niets: gaat er halverwege iets mis, dan wordt er niets aangemaakt en blijft de school leeg. U kunt het bestand dus rustig corrigeren en opnieuw uploaden.

De dialoog toont zelf ook een lijstje met de verwachte kolommen. In die tekst staan een paar type- en spelfouten (Exel, en een halve zin die niet afloopt); trek u daar niets van aan en houd de tabel hierboven aan.

Uw leerlinglijsten blijven bewaard #

Elk Excel-bestand dat u bij een van beide uploads aanbiedt wordt op de server bewaard, ook als het daarna wordt afgekeurd. Dat is handig als er achteraf iets uitgezocht moet worden, maar het betekent ook dat leerlinggegevens daar blijven staan. Wilt u dat een oude lijst verwijderd wordt, vraag dat dan aan bij Fotoprotools.

Zie ook #

• Inlogcodes en app-data via Excel — de tegenhangers: inlogcodes downloaden en de app-status exporteren.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes
• Algemene upload-regels en foutmeldingen
• Foto-gegevens en leerling-info bewerken — hetzelfde bijwerken, maar dan per foto.