School-instellingen aanpassen #
Achter het potloodje op een schoolrij in het Albums-overzicht zit één lange dialoog met alle instellingen van die school of dat hoofdalbum: de fotograaf, de productlijst, de bestelregels, de huisstijl, de schoolgegevens en de welkomsttekst.
Voorwaarden #
- U werkt met het bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet het menu-item Afbeeldingen niet.
- Op een schoolfotografie-site is het potlood grijs zolang de school nog geen klassen heeft. Lever dan eerst foto’s aan; zie Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes. Op een beroepsfotografie-site kunt u het altijd openen.
Openen #
Ga naar Afbeeldingen, tabblad Albums, en klik op de schoolrij op het potlood met de tekstballon Album bewerken. De dialoog die opengaat heet in de titelbalk Bewerken album, met daaronder de naam van de school.
Sluiten kan door naast de dialoog te klikken of op Esc te drukken; er is geen knop Annuleren. Verwijderen doet u niet hier, maar met het aparte prullenbakje in dezelfde rij.
De velden #
Bovenaan #
- Folder naam — de naam van de school. Dit is ook de naam die de ouders zien. Het veld heet letterlijk Folder naam, niet Albumnaam.
- Fotograaf — welke fotograaf aan deze school hangt. De eerste keuze is Geen. Het logo van deze fotograaf wordt aan de ouder getoond, tenzij de school hieronder een eigen logo krijgt.
- Opdrachtgever (planning) — de opdrachtgever waar dit album een jaargang van is. De eerste keuze is Geen opdrachtgever gekoppeld. Herkent het systeem de mapnaam, dan staat er onder het veld Lijkt op “…” — kies die als het klopt; dat is een suggestie, er wordt nooit uit zichzelf gekoppeld. Dit veld doet niets voor de ouders; het zorgt er alleen voor dat het album bij die opdrachtgever in de planning terugkomt. De keuze wordt bewaard als u op Opslaan klikt.
- Gekoppelde gebruikers — hier hangt u klantaccounts aan dit album, zodat die het in hun eigen overzicht zien. U kunt er meerdere kiezen; ze verschijnen als labeltjes in het veld. In de lijst staan alleen klantaccounts, geen medewerkers of fotografen. Een account dat u nieuw koppelt, krijgt na het opslaan een e-mail met de naam van het album en een link om in te loggen; accounts die al gekoppeld waren krijgen niet bij elke opslag opnieuw een mail.
- Productlijst — de set producten die de ouders te zien krijgen. De eerste keuze is Geen, en dan valt er niets te bestellen. Bij elke klik op Opslaan wordt deze productlijst ook op alle onderliggende klassen en albums gezet — ook als u het veld niet heeft aangeraakt. Heeft een klas bewust een andere productlijst, dan is die na het opslaan van de school dus weer gelijk aan die van de school.
Schakelaars #
Welke schakelaars u ziet, hangt af van uw soort site.
Op een schoolsite:
- Fotograferen met App — markeert de school als een school die met de scan-app gefotografeerd wordt. Staat hij aan, dan verschijnt in het Albums-overzicht bij deze school ook de knop Unmatch school — let op, die verwijdert alle foto’s van de school; zie Album downloaden, ontkoppelen en verwijderen.
- Afbeeldingen afschermen — de foto’s zijn dan alleen te zien na inloggen.
- Pakket Selectie — de ouder stelt zelf een pakket samen.
- Groepsfoto verplicht bestellen
- Pakket verplicht bestellen
- Groepsfoto’s van alle klassen bij pakket mogelijk
- Betalen via school — de school betaalt in plaats van de ouders.
- Laat school omzet zien — de school ziet dan haar eigen omzetcijfers in het opdrachtgeversportaal.
- Laat school provisie zien — alleen bij het bewerken van een bestaande school. De school ziet dan in het opdrachtgeversportaal haar provisie. Onder de schakelaar staat het percentage en het bedrag van dit moment, of Nog geen percentage: stel het in bij Opdrachtgeversportaal → Instellingen of → Provisie. Let op: deze schakelaar slaat meteen op, los van de knop Opslaan van de dialoog. Heeft u geen toegang tot het opdrachtgeversportaal, dan staat hij er niet.
Op elke soort site staat sinds 14 oktober 2026 ook:
- Toon de bestandsnamen van de foto’s in de webshop — standaard uit. Tot dan toonde de webshop de bestandsnaam altijd boven een foto; nu alleen als u dit aanzet. Let op: de webshop kijkt naar de map waar de foto zelf in staat, terwijl deze schakelaar op de school of het hoofdalbum wordt gezet. Staan de foto’s in een klas of subalbum, dan blijven de namen op dit moment verborgen, ook met de schakelaar aan.
Op een beroepsfotografiesite vervallen die allemaal behalve Afbeeldingen afschermen, en komen er drie bij:
- Laat mensen een cijfer geven
- Laat mensen een bericht achterlaten — reacties bij losse foto’s. Dit is iets anders dan het gastenboek onder het album; dat beheert u met de knop Gastenboek achter het album in het Albums-overzicht.
- Kies je lettertype — een lettertypekiezer voor de albumpagina.
Huisstijl van deze school #
- School logo (op een beroepsfotografie-site: Logo) — vervangt het logo van de fotograaf voor deze school.
- Achtergrond afbeelding — de achtergrond van de albumpagina, met een voorbeeldweergave eronder. Lees eerst de waarschuwing hieronder.
- School kleur (op een beroepsfotografie-site: Album achtergrond kleur) — een kleurkiezer; de gekozen code staat achter het label.
- Foto achtergrond (default) — een vaste achtergrond achter de foto’s. Deze keuzelijst verschijnt alleen als er achtergrond-effecten bestaan; zie Effecten — achtergronden en kaders beheren. Dit veld bepaalt óók de achtergrond achter doorzichtige foto’s in de zip van Album downloaden; staat er Geen, dan wordt die achtergrond wit. Zie Album downloaden, ontkoppelen en verwijderen.
Let op — sinds 18 september 2026 werkt dit veld ook door op het inlogkaartje. Op sites met de standaard kaartopmaak komt de gekozen achtergrond nu achter de foto op het kaartje te staan. Daarvóór werd daar altijd in de effectenmap van één vaste andere site gezocht, waardoor er in de praktijk zelden iets verscheen. Staat dit veld bij een school al langer gevuld, dan kan het kaartje er dus ineens anders uitzien zonder dat u iets gewijzigd heeft. Wilt u geen achtergrond op het kaartje, zet het veld dan op Geen. Wordt de gekozen achtergrond niet gevonden, dan komt er gewoon geen achtergrond op het kaartje en krijgt u daar géén melding over.
Levering en kosten #
- Uitleverdatum (op een beroepsfotografie-site: Opname datum) — een datumkiezer die u ook weer leeg kunt maken.
- Online tot en met — de laatste dag dat klanten dit album kunnen openen en eruit kunnen bestellen. Daaronder staan, als uw abonnement dat aanbiedt, Album verlengen en Automatisch verlengen. Zie Hoe lang het album online staat verderop.
- Muziek bij de diavoorstelling — alleen op een beroepsfotografie-site en alleen bij een bestaand album (sinds 25 september 2026; sinds 18 oktober 2026 met een afspeellijst). Achter de kop staat een ?: daar leest u de uitleg. Alles in dit blok wordt meteen bewaard (Opgeslagen.), los van de knop Opslaan; lukt dat niet, dan leest u “Niet opgeslagen. Probeer het opnieuw.”
– Afspeellijst — de nummers die spelen als een klant in dit album op Diavoorstelling klikt, in de volgorde van de lijst. Voeg er een toe met de keuzelijst Nummer toevoegen (de nummers uit de bibliotheek van Fotoprotools en uw eigen uploads), zet een nummer met de pijltjes eerder of later, en haal het eruit met het kruisje. Er passen maximaal 20 nummers in; is de lijst vol, dan staat er “De afspeellijst is vol: maximaal 20 nummers.” Een nummer dat inmiddels verwijderd is, staat in de lijst als Nummer niet meer beschikbaar. Is de lijst leeg, dan staat er Zoals de bovenliggende map, anders het standaardnummer van de site.
– Seconden per foto — 3, 5 of 8 seconden, of Zoals de bovenliggende map (standaard 5 s). De klant kan de snelheid in de diavoorstelling zelf nog aanpassen.
Subalbums zonder eigen keuze nemen de afspeellijst en de seconden per foto over. Er speelt alleen muziek als de schakelaar Muziek afspelen bij de diavoorstelling bij Instellingen → Diavoorstelling aan staat; daar beheert u ook het standaardnummer en uw eigen muziek. Zie Bestel- en foto-instellingen van uw site.
Let op: op dit moment speelt de webshop alleen het eerste nummer van de afspeellijst, steeds opnieuw, en gebruikt hij nog zijn eigen standaardsnelheid in plaats van de seconden per foto die u hier kiest.
- Verzendkostenloze periode vrij per post — schakelaar.
- Verzendkostenloze periode — de datum tot en met wanneer die regel geldt; de nacht daarna vervalt hij.
Zolang deze periode loopt, kan een klant die een foto van déze school in zijn winkelwagen heeft er standaard geen foto’s van een andere school bij leggen; hij krijgt dan de melding “Helaas kunt u in de verzendkosten vrije periode geen foto’s van een andere school bestellen.” Wilt u dat wél toestaan — bijvoorbeeld voor gezinnen met kinderen op twee scholen — zet dan de schakelaar Foto’s van meerdere scholen toestaan in de verzendkostenvrije periode aan onder Bestel- en foto-instellingen van uw site. Die keuze geldt voor de hele site.
- Administratiekosten — laat u dit veld leeg, dan wordt er 0 ingevuld.
Welkomst tekst #
Een tekstverwerker met vet, cursief, onderstrepen, een keuzelijstje voor Normaal, Kop 2 en Kop 3, links uitlijnen, centreren en rechts uitlijnen, en ongedaan maken en opnieuw. Deze tekst verschijnt bij de ouder boven de foto’s van deze school.
Sinds 2 oktober 2026 heeft dit veld een nieuwe opmaakbalk. Een paar dingen die de oude balk wel had, zijn er niet meer: doorhalen, uitvullen, een citaat- of codeblok, superschrift, subschrift en koppen 1 en 4 tot en met 6 kunt u niet meer kiezen. Een bestaande tekst blijft staan zoals hij was zolang u de welkomsttekst zelf niet aanpast. Past u hem wel aan, dan verdwijnen bij het opslaan citaat- en codeblokken (de tekst blijft, als gewone alinea), superschrift, subschrift en tekst in codeletter; doorhalen, uitvullen en de andere koppen blijven wel bewaard. Controleer na het bewerken van zo’n oude tekst dus even hoe hij eruitziet.
School gegevens #
Op een beroepsfotografie-site heet dit kopje Evenement gegevens. De velden: Adres, Postcode, Plaats, Contactpersoon, E-mail en Opmerkingen (een groter tekstvak).
Deze zes velden zijn puur voor uzelf. Ze staan nergens op een pakbon, factuur of e-mail en de ouders zien er niets van. Gebruik ze als notitieblok bij de school.
Koppenkaart #
Dit blok staat er niet op een beroepsfotografie-site. Het vult vast in wat u bij het maken van een koppenkaart te zien krijgt:
- Koppenkaart — de achtergrondafbeelding.
- Kop — de tekst bovenaan.
- Tekst kleur — de kleur van die tekst.
De koppenkaart zelf maakt u niet hier maar op een klasrij; zie Koppenkaart maken.
Onderaan #
Twee regels die u alleen kunt aflezen:
- Wachtwoord — het wachtwoord waarmee de school zelf kan inloggen.
- Datum toegevoegd — wanneer de school is aangemaakt.
Opslaan #
De knop rechtsonder heet Opslaan en is nooit grijs. Tot 18 september 2026 stond er het Engelse Save.
Sinds 20 september 2026 is er nog maar één verplicht veld: Folder naam. Laat u dat leeg en klikt u op Opslaan, dan wijst de browser u er zelf op en gebeurt er verder niets. De sterretjes die eerder bij het adres, de postcode, de plaats, de contactpersoon, het e-mailadres, de administratiekosten en de kop van de koppenkaart stonden, zijn weggehaald: die velden mogen leeg blijven en dat is ook geen fout meer. Vult u bij E-mail wél iets in, dan moet het op een e-mailadres lijken; anders houdt de browser het opslaan tegen.
De dialoog sluit meteen als u op Opslaan klikt, dus nog voordat de server geantwoord heeft. Ging het goed, dan verschijnt daarna “De school is bewerkt!”; ging het mis, dan “Er is iets fout gegaan” — zonder reden erbij, want de melding van de server wordt niet getoond. U ziet die melding dus pas als de dialoog al dicht is.
Hoe lang het album online staat #
Onder Uitleverdatum staat het veld Online tot en met. Daarmee bepaalt u tot wanneer klanten bij dit album kunnen.
- Het veld verschijnt alleen als u een bestaand album bewerkt, niet bij het aanmaken.
- De datum geldt ook voor alle klassen en mappen in dit album.
- Leeg (Altijd online) betekent: geen einddatum.
De datum instellen #
- Klik op Online tot en met en kies een dag. U kunt het veld ook leegmaken, tenzij uw abonnement een maximale online-periode heeft (zie hieronder).
- Klik rechtsonder op Opslaan. De datum wordt samen met de rest van de dialoog opgeslagen.
U krijgt de melding “De online-periode van het album is opgeslagen.” Lukt het niet, dan ziet u “De online-periode is niet opgeslagen:” met de reden erachter.
Onder het veld kunnen nog twee regels staan:
- Een bovenliggende map staat online tot en met …; die eerdere datum telt. De vroegste datum wint altijd.
- In rood: Dit album staat op dit moment niet meer online voor klanten.
Als uw abonnement een vaste online-periode heeft #
Bij sommige abonnementen hoort een vast aantal maanden dat een album online staat. Dat stelt Fotoprotools voor uw pakket in.
- Een album dat u met Nieuwe school aanmaakt, krijgt dan automatisch een laatste dag online: de aanmaakdatum plus dat aantal maanden. Bestaande albums krijgen nooit automatisch een datum. Op een schoolfotografie-site gebeurt dit ook niet.
- Onder het veld staat dan tot wanneer het album volgens uw abonnement online kan staan. Dat is de automatische datum plus één dag speling.
- U kunt een eerdere datum kiezen, maar geen latere, en het veld kan niet leeg. Een latere dag is in de datumkiezer niet te kiezen (Uiterlijk … volgens uw abonnement). Probeert u het toch, dan krijgt u “Volgens uw abonnement kan dit album tot en met … online staan. Kies een datum op of vóór die dag.”
- Deze grens ligt vast vanaf het aanmaken. Hij schuift alleen op als u het album verlengt, en verandert niet als uw abonnement later wijzigt.
Album verlengen #
Hoort verlengen bij uw abonnement, dan staat onder de datum het blok Album verlengen. Alleen het bedrijfs-account kan verlengen. Een medewerker ziet in plaats van de knop “Album verlengen: Alleen de accounthouder van deze site kan een album verlengen.”
- Kies bij Verlengen met 1 tot en met 12 maanden. Onder de knop ziet u meteen wat het kost (excl. btw) en tot wanneer het album dan online staat.
- Klik op Verlengen.
- Klik op Bevestig: verlengen voor € … om door te gaan, of op Annuleren.
U krijgt “Het album is verlengd tot en met …”. Ging het mis, dan krijgt u “Het album is niet verlengd:” met de reden erachter.
Hoe de verlenging werkt:
- De verlenging telt vanaf het einde van de huidige betaalde periode, of vanaf vandaag als die al voorbij is.
- Had u zelf een eerdere datum gekozen, dan wordt de nieuwe datum toch het einde van de verlengde periode.
- De verlenging gaat direct in en kan niet ongedaan worden gemaakt. U kunt daarna wel weer een eerdere datum kiezen, maar het bedrag blijft staan.
- Het bedrag komt als eigen regel op uw eerstvolgende abonnementsfactuur, op de eerste van de maand. Zie Facturen en uitbetalingen.
Soms staat er in plaats van de knop een uitleg:
- Dit album heeft geen maximale online-periode: u kunt de datum hierboven zelf aanpassen.
- Dit album staat al onbeperkt online.
- Dit album is weggezet en kan niet verlengd worden. Het album is automatisch verwijderd; zie hieronder.
Automatisch verlengen #
Biedt uw abonnement dit aan, dan staat onder Album verlengen het blok Automatisch verlengen. Het album wordt dan op de laatste dag van de betaalde periode vanzelf verlengd, tegen dezelfde prijs per maand, en daarna telkens opnieuw tot u het uitzet.
Aanzetten kan alleen het bedrijfs-account:
- Kies bij Telkens verlengen met het aantal maanden (1 tot en met 12).
- Klik op Automatisch verlengen aanzetten.
- Sinds 24 september 2026 volgt eerst een bevestiging: “Dit verlengt het album telkens automatisch voor … en brengt per verlenging € … excl. btw in rekening.” Klik op Bevestigen en aanzetten, of op Annuleren. Kiest u intussen een ander aantal maanden, dan verdwijnt de bevestiging en klikt u opnieuw op Automatisch verlengen aanzetten.
U krijgt “Automatisch verlengen staat aan: telkens … maanden.” Het blok toont daarna Staat aan: telkens … met het bedrag en de datum van de volgende verlenging.
Uitzetten doet u met de knop Uitzetten. Dat gaat direct in. Een verlenging die al gedaan is, blijft staan.
Er wordt niet automatisch verlengd:
- als u zelf een eerdere laatste dag heeft gekozen dan het einde van de betaalde periode;
- als het album automatisch is verwijderd;
- als uw abonnement automatisch verlengen niet meer aanbiedt.
Staat automatisch verlengen aan maar gebeurt het om zo’n reden niet, dan ziet u in rood “Er wordt nu niet automatisch verlengd:” met de reden. Een gemiste dag wordt tot 7 dagen later ingehaald. Daarna verlengt u het album met de hand.
Na elke automatische verlenging krijgt u een e-mail, Eén album is automatisch verlengd (of … albums zijn automatisch verlengd), met per album het aantal maanden, de nieuwe laatste dag online en het bedrag excl. btw. De verlenging staat ook op uw abonnementsfactuur.
Klanten van een album dat automatisch wordt verlengd, krijgen geen herinnering dat het album offline gaat.
Wat uw klanten merken na de laatste dag #
Na de laatste dag online:
- Inloggen met een inlogkaartje of QR-code van dit album lukt niet meer. De klant krijgt “De foto’s van dit album staan niet meer online. Neem contact op met je fotograaf.”
- Een bestelling met foto’s uit dit album wordt geweigerd met “Dit album staat niet meer online, daarom kan er niet meer uit besteld worden. Neem contact op met je fotograaf.”
- Het album verdwijnt uit het openbare albumoverzicht, en er gaan geen herinneringen voor een niet-afgeronde winkelwagen meer uit.
- Op Mijn bestellingen staat bij zo’n bestelling “Dit album staat niet meer online. Vanuit deze bestelling kan niets meer besteld, betaald of geannuleerd worden; de factuur blijft beschikbaar.”
- Een klant met een eigen account waarvan alle albums offline zijn, komt na het inloggen op Mijn bestellingen met de tekst “Er staan op dit moment geen foto’s online voor uw account. Uw bestellingen en facturen vindt u hieronder.” Dat werkt alleen als klanten hun eigen bestellingen mogen inzien.
Wat er níét gebeurt:
- De foto’s worden niet verwijderd.
- Bestaande bestellingen en facturen blijven bereikbaar.
- U kunt zelf vanuit het CMS nog een bestelling plaatsen.
- De school logt met de schoolinlog gewoon in.
Onder Bestel- en foto-instellingen van uw site kunt u nog twee dingen aanzetten:
- Bij Klantaccount → Klant laten zien tot wanneer een album online staat: bij elke bestelling op Mijn bestellingen staat dan Online t/m met de datum.
- Bij Album gaat offline → Klanten mailen voordat een album offline gaat: kopers en klanten met een bewaarde winkelwagen krijgen een paar dagen vooraf een e-mail.
Automatisch verwijderen na de online-periode #
Bij sommige abonnementen worden albums een aantal maanden na hun laatste dag online automatisch verwijderd. Of en na hoeveel maanden dat gebeurt, stelt Fotoprotools voor uw pakket in. Het geldt alleen voor een album (school of hoofdalbum) met een eigen laatste dag online, en nooit op een schoolfotografie-site.
Zo gaat het:
- Waarschuwing. Een tijd vóór het verwijderen (standaard 14 dagen) krijgt u een e-mail op het adres van uw account, met als onderwerp Eén album wordt binnenkort automatisch verwijderd of … albums worden binnenkort automatisch verwijderd. Per album staan erin: de naam, de laatste dag online, Verwijderd vanaf en Definitief gewist vanaf.
- Verwijderd. Vanaf de datum Verwijderd vanaf ziet u het album niet meer in het CMS, en uw klanten niet meer in de webshop. Er wordt nooit eerder verwijderd dan de wachttijd na de waarschuwing.
- Definitief gewist. Vanaf de datum Definitief gewist vanaf (standaard een maand later) wordt het album met alle foto’s gewist. Dat kan niet ongedaan worden gemaakt.
Goed om te weten:
- Loopt er voor het album nog een betaalde bestelling die niet is afgerond, dan wordt het album pas verwijderd als die bestelling klaar is.
- Zet u een nieuwe laatste dag online, dan schuift de verwijderdatum mee. U krijgt dan opnieuw een waarschuwing voor de nieuwe datum.
- Wilt u een album bewaren, verleng het dan, download de foto’s die u wilt houden (zie Album downloaden, ontkoppelen en verwijderen), of neem contact op met Fotoprotools.
Wat er vroeger verloren ging bij het opslaan #
Dit stukje staat er voor wie zich afvraagt waar oude instellingen gebleven zijn. Alle drie zijn verholpen; u hoeft nu niets extra’s te doen.
De achtergrond afbeelding blijft sinds 19 september 2026 staan. Tot die datum haalde het overzicht dat deze dialoog vult dat veld niet op, waardoor het bij elke opslag leeg werd weggeschreven. De albumachtergrond op uw site was dan weg, ook als u hem niet had aangeraakt. Dat is nu verholpen.
De koppeling met een opdrachtgever blijft sinds 17 september 2026 staan. Daarvoor werd die verwijderd zodra u dit scherm opsloeg zonder de opdrachtgever aan te raken.
Ook vanuit “Zoeken naar foto” gaat er sinds 19 september 2026 niets meer verloren. Opende u deze dialoog vanuit een zoekresultaat met het vinkje Zoeken naar foto aan, dan was een deel van de gegevens niet meegeladen, en gingen Afbeeldingen afschermen, Laat school omzet zien, Foto achtergrond (default) en alle gekoppelde klantaccounts bij het opslaan verloren, terwijl de regel Wachtwoord leeg bleef. Het advies om de school eerst via het gewone overzicht te openen is daarmee vervallen: beide wegen leveren nu dezelfde gegevens.
Heeft u in de zomer van 2026 instellingen zien verdwijnen, dan is dat de verklaring. Zet ze opnieuw goed en ze blijven nu staan.