School of album uploaden met tags en sterren (XMP metadata) #

Wat het doet #

Fotoprotools kan een complete school sorteren op basis van metadata in de foto’s zelf — dan hoeft u geen mappen Portretfoto's en Groepsfoto's per klas aan te maken. U levert één map met losse foto’s aan; de software leest per foto:

• het trefwoord (IPTC Keyword of XMP dc:subject) → bepaalt de klas.
• het kleurlabel → bepaalt of de foto een portret of een groepsfoto is.
• de sterren → bepalen of de foto een hoofdfoto is (met een eigen leerling-login) of een extra opname die bij de vorige leerling hoort.

Voorwaarden #

• Alleen een bedrijfs-account of een medewerker kan uploaden; een fotograaf komt niet op het tabblad.
• Levert u een school in meerdere zips aan, lees dan eerst het blok Een tweede zip voor dezelfde school hieronder.
• Niet beschikbaar op een beroepsfotografie-site. Daar worden alle foto’s plat onder de school gezet, zonder klassen, zonder portret/groep-verdeling en zonder sterrenlogica.
• Alleen .jpg, .jpeg en .png, in kleine letters of hoofdletters. Sinds 30 september 2026 gaan .jpeg en een schrijfwijze als .Jpg ook mee; daarvóór werden ze zonder melding overgeslagen. Andere bestandstypen worden nog steeds zonder melding overgeslagen.
• De zip mag maximaal 1,5 GB zijn.

Een tweede zip voor dezelfde school #

Sinds 19 september 2026 worden de foto’s ook gesorteerd als de school al bestaat (een school met exact de naam van de buitenste map in uw zip). U kunt een school dus in delen aanleveren. Wel zijn er een paar verschillen met de eerste upload:

• Een klas met exact dezelfde naam als het trefwoord wordt aangevuld; anders komt er een nieuwe klas bij.
• Een vervolgopname met 0, 2 of 3 sterren wordt gekoppeld aan de laatst opgeslagen hoofdfoto in dat album — ook als die hoofdfoto uit een eerdere zip komt. Begin elke zip dus met een gesterde foto.
• Er wordt niet automatisch een (leeg) groepsfoto-album per klas bijgemaakt.
• Er wordt niet gecontroleerd of een foto er al staat. Upload dezelfde foto’s dus niet nog een keer: ze komen er dan dubbel in.

Foto’s zonder trefwoord en zonder XMP-gegevens komen ook bij een bestaande school rechtstreeks onder de school te staan, elk als eigen hoofdfoto met een eigen login. U krijgt daarbij gewoon een succesmelding.

Is het toch misgegaan, verwijder dan de school en lever hem opnieuw in één zip aan. Let op wat dat verwijderen allemaal meeneemt: zie Klassen en albums beheren.

Uw foto’s voorbereiden #

1. Tag uw foto’s in uw foto-editor (Lightroom, Capture One, Bridge):

– Trefwoord: vul de klasnaam in (bijvoorbeeld Groep 8a). Dit landt in IPTC Keywords of in XMP dc:subject. Alleen het eerste trefwoord wordt gebruikt.

– Kleurlabel: zie het blok hieronder — de schrijfwijze luistert nauw.

– Sterren: geef de eerste foto van een leerling 1, 4 of 5 sterren. Vervolgopnames van diezelfde leerling krijgen 0, 2 of 3 sterren.

1. Exporteer mét metadata (in Lightroom: Metadata → Include: All). Voor PNG is XMP de enige bron; zorg dus dat uw export het XMP-blok meeschrijft.
2. Maak op uw computer deze platte structuur:

De school/
  Pietje_Puk_1.jpg
  Pietje_Puk_2.jpg
  Klaasje_1.jpg
  Groep_8a_klassikaal.jpg
  ...

1. Zip de buitenste map (De school). Die map bevat alleen losse foto’s — géén klas-submappen en géén Portretfoto's/Groepsfoto's-mappen.
2. Ga naar Afbeeldingen in het menu en klik op Foto’s toevoegen. Kies Van mijn computer en dan Gesorteerd in Lightroom (trefwoorden en sterren), en klik bij Controleren op Naar uploaden. (Het tweede tabblad, School Uploaden of Hoofdalbum Uploaden, opent dezelfde wizard maar met Hele school gekozen; dat werkt voor deze zip net zo goed. Op een beroepsfotografie-site biedt de wizard deze soort niet aan.)
3. Sleep de zip in het vak Sleep hier uw afbeelding, of klik om te selecteren. U kunt één bestand tegelijk aanleveren.
4. Wacht tot u de melding Uw bestanden zijn geüpload in … ziet.

Boven het uploadvak staat de waarschuwing LET OP: BESTANDSNAMEN MOETEN UNIEK ZIJN! Die geldt hier onverkort: de bestandsnaam bepaalt de inlognaam.

De kleurlabels luisteren nauw #

Een foto geldt als portret als het kleurlabel exact een van deze zes woorden is:

Rood · Geel · Blauw · Review · Select · Selecteren

Elk ander label maakt er een groepsfoto van, en dat gebeurt zonder waarschuwing.

Dit is hoofdlettergevoelig en taalgevoelig. Staat uw fotoprogramma in het Engels, dan schrijft het Red, Yellow of Blue in de foto — en die woorden staan niet in de lijst. Al uw portretten belanden dan bij de groepsfoto’s. Zet uw fotoprogramma dus op Nederlands, of geef de labels handmatig de juiste naam, en controleer na de eerste upload één klas voordat u de rest aanlevert.

Heeft een foto helemaal geen kleurlabel, dan komt hij in een album met de naam Zonder Label. Dat is uw signaal dat er nog getagd moet worden.

Hoe Fotoprotools de foto’s sorteert #

Voor elke foto in de zip:

1. Klas — eerst het IPTC-trefwoord, anders XMP dc:subject, anders de Lightroom-hiërarchie. Is er niets van dat alles, dan komt de foto in een klas met de naam Zonder trefwoord. Bestaat de klas al binnen deze school, dan worden de foto’s eraan toegevoegd; anders wordt hij aangemaakt.
2. Album binnen de klas — het kleurlabel bepaalt of de foto in portretfoto’s, in groepsfoto’s of in Zonder Label terechtkomt.
3. Hoofdfoto of vervolgopname — de sterren bepalen het:

– 1, 4 of 5 sterren → hoofdfoto. De foto krijgt een eigen inlognaam op basis van de bestandsnaam.

– 0, 2 of 3 sterren → de foto wordt gekoppeld aan de laatst opgeslagen hoofdfoto in datzelfde album, en deelt dus die inlognaam. Is er nog geen hoofdfoto in dat album, dan wordt deze foto er alsnog zelf één.

Let op dat punt 3 per album werkt, niet per klas. Een portret en een groepsfoto van dezelfde leerling komen in verschillende albums terecht en worden dus niet aan elkaar gekoppeld.

In het album groepsfoto’s werkt het koppelen niet: daar wordt elke foto een eigen hoofdfoto, ongeacht het aantal sterren.

De foto’s worden op bestandsnaam verwerkt, in natuurlijke volgorde (_1 vóór _2 vóór _10). “De laatst opgeslagen hoofdfoto” is dus de gesterde foto die in die volgorde het laatst vóór de vervolgopname kwam. Geef de foto’s van één leerling daarom namen die in de lijst bij elkaar staan, met de gesterde foto voorop.

Bij de eerste upload van een school krijgt elke klas ook altijd een album groepsfoto’s, ook als er geen groepsfoto’s in zitten.

Foto’s zonder enige metadata (geen trefwoord en geen XMP-gegevens) doorlopen deze sortering niet. Die komen rechtstreeks onder de school te staan, elk met een eigen inlognaam.

De inlognaam #

De inlognaam is alles vóór de laatste underscore in de bestandsnaam, zonder extensie. Van Pietje_Puk_1.jpg wordt dat dus Pietje_Puk.

• Het knippen gebeurt ook als er géén volgnummer achter staat: een losse Pietje_Puk.jpg levert de inlognaam Pietje op. Voeg dus altijd een _1 toe, of vermijd underscores.
• Is de inlognaam al in gebruik door een portret-hoofdfoto in een ander album op uw site, dan stopt de upload met Deze loginnaam bestaat al voor een andere klas. Bij deze manier van uploaden wordt dat niet vooraf voor de hele zip gecontroleerd: de foto’s die vóór de melding al verwerkt waren, blijven staan. Dat kan ook binnen één klas gebeuren: belandt een foto van een leerling door zijn kleurlabel bij de groepsfoto’s of in Zonder Label, terwijl hij als gesterde foto een eigen inlognaam krijgt, dan botst die met het portret van dezelfde leerling.

Meldingen die u kunt tegenkomen #

| Melding | Wat er aan de hand is |

|—|—|

| Uw bestanden zijn geüpload in … | Alles is verwerkt. |

| … foto’s gelukt, … mislukt (in …) | Een deel is verwerkt; de namen van de mislukte bestanden staan erachter. |

| Deze loginnaam bestaat al voor een andere klas. | Twee foto’s leiden tot dezelfde inlognaam in verschillende albums of klassen. Onder de melding staat bij Servermelding om welke login en welk bestand het gaat. Hernoem er een. |

| Een klas kon niet aangemaakt worden. Probeer het opnieuw. | Het aanmaken van de klas is mislukt. |

| Er zit geen school in de geüploade zip. | De zip is leeg. |

| De zip heeft geen klassen. | De schoolmap in uw zip is leeg. |

| Er is een serverprobleem opgetreden. Onze techniek is geïnformeerd. | Een onverwachte fout tijdens het verwerken; wat al verwerkt was, blijft staan. Meld het als het blijft misgaan. |

Staan de foto’s los in de zip, zonder omliggende map, dan krijgt u geen foutmelding: u ziet Uw bestanden zijn geüpload in …, maar er is niets geüpload. Controleer daarom na het uploaden of de school in de lijst staat.

Praktische tips #

• Lever de school het liefst in één zip aan. Levert u in delen aan, lees dan het blok Een tweede zip voor dezelfde school.
• Begin elke leerling met een gesterde foto (1, 4 of 5) en geef de vervolgopnames 0, 2 of 3 sterren.
• Geef nooit twee foto’s van dezelfde leerling beide 1, 4 of 5 sterren binnen hetzelfde album: dan ontstaan er zonder foutmelding twee losse leerling-logins.
• Combineren met de klassieke mapstructuur kan niet binnen één zip: bij een nieuwe school worden klasmappen dan zonder melding deels overgeslagen. Kies óf de mappenmethode (zie School of hoofdalbum uploaden (zip)) óf de metadata-methode.
• Foto’s die in een album Zonder trefwoord of Zonder Label belanden, laten precies zien welke bestanden nog getagd moeten worden.
• Zie Algemene upload-regels en foutmeldingen voor de algemene regels rond bestandsnamen en foutcodes.

Zie ook #

• School of hoofdalbum uploaden (zip) — de klassieke mappenstructuur als alternatief.
• Klas of subalbum uploaden (zip) — een klas toevoegen aan een school die al bestaat.
• School matchen met QR-code — alternatief op basis van een QR-foto en opnametijden.
• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes — vergelijking van alle upload-methodes.
• Algemene upload-regels en foutmeldingen