Medewerkers beheren (Personeel) #

Onder Instellingen → Personeel beheert u de interne team-leden met toegang tot uw site. Dit zijn de mensen die foto’s verwerken, orders afhandelen of klantsupport doen — niet uw klanten.

Voorwaarden #

Het menu-item Personeel is er alleen voor het bedrijfs-account. Medewerkers en fotografen zien het niet staan en kunnen dus ook geen collega’s aanmaken.

Het overzicht #

De tabel heeft zes kolommen:

| Kolom | Wat er staat |

|—|—|

| Type gebruiker | Medewerker, Schoolfotograaf of Fotograaf. |

| Volledige naam | Voornaam, tussenvoegsel en achternaam achter elkaar. |

| Email | Het adres waarmee deze persoon inlogt. |

| Aangemaakt op | Datum en tijd van aanmaken. |

| Geüpdate op | Datum en tijd van de laatste wijziging. |

| Opties | Het oranje potlood (bewerken) en het rode prullenbakje (verwijderen). |

Uw eigen bedrijfs-account staat er niet tussen; u ziet alleen de mensen die u hebt toegevoegd.

Er staan maximaal 10 mensen in de lijst. Er is geen bladeren en geen zoekveld. Hebt u meer dan tien medewerkers, dan ziet u de tien die het laatst zijn aangemaakt. Dat aantal ligt vast en is niet in te stellen; hebt u een groter team, dan is er via dit scherm geen manier om de rest te bereiken.

Klik niet op een kolomkop om te sorteren. Sorteren werkt op dit scherm niet. Het scherm vraagt de lijst dan op een manier op die de server niet begrijpt, en u krijgt geen lijst meer tot u de pagina ververst. Sinds 19 september 2026 ziet u in dat geval wél een uitleg: Kon Personeel niet laden: met daarachter de tekst van de server, in plaats van een lege tabel zonder melding.

Verwarrend detail: het pijltje in de kop verspringt wel naar de kolom waarop u klikte, alsof het gelukt is. Laat u daardoor niet misleiden — de lijst eronder is er niet meer.

*Ook de kop Opties ziet eruit als een sorteerknop*, terwijl daar niets te sorteren valt. Alle zes de koppen hebben hetzelfde gevolg.

Er zijn geen acties voor meerdere personen tegelijk. Tot 19 september 2026 begon de tabel met een lege smalle kolom waar selectievakjes hoorden te staan; die kolom is weggehaald, zodat het scherm nu geen bulk-selectie meer suggereert.

Hebt u nog geen medewerkers toegevoegd, dan leest u sinds 16 september 2026 Er is nog geen personeel toegevoegd. in plaats van een lege tabel. Tijdens het laden loopt er een dunne balk boven de tabel, zodat laden en leeg niet meer op elkaar lijken.

Een medewerker aanmaken #

Klik rechtsboven op Nieuwe werknemer. Het formulier vraagt, in deze volgorde:

• Type gebruiker — keuze uit Medewerker, Schoolfotograaf en Fotograaf. Zolang hier Selecteer type gebruiker staat, blijft Opslaan grijs.
• Naam Fotograaf/Functie — de naam die in de webshop bij de foto’s van deze fotograaf hoort, of de functieomschrijving van een medewerker.
• Voornaam
• Tussenvoegsel — heeft een sterretje, maar u mag het leeg laten.
• Achternaam
• Email — hiermee logt deze persoon in.

Kiest u Medewerker, dan staat onder de velden ook het blok Toegang; zie het onderdeel Toegang van een medewerker hieronder. Laat u de vinkjes zoals ze staan, dan krijgt de nieuwe medewerker de standaard.

Klik rechtsboven op Opslaan. U ziet kort een draaiend rondje en daarna “Uw gebruiker is opgeslagen.” Daarna gaat u automatisch terug naar de lijst.

Lukt het opslaan niet, dan blijft u op het formulier staan en blijft alles wat u heeft ingetypt gewoon staan. Sinds 7 september 2026 werkt dat zo; daarvóór ging u ook na een mislukte poging terug naar de lijst en was het hele formulier weg. Wat u nu ziet:

• Gaat het om het e-mailadres, dan kleurt het veld Email rood en staat de melding er direct onder — u hoeft dus alleen dat ene veld aan te passen.
• Gaat het om iets anders, dan staat boven het veld Naam de regel “Opslaan is niet gelukt: …” met daarachter de melding van de server. Die blijft staan zolang het formulier open is, ook als u het balkje onderin wegklikt.
• Dubbelklikken op Opslaan doet niets meer: zolang de vorige poging loopt, wordt een tweede klik genegeerd.

Wat er daarna gebeurt: het systeem verzint zelf een sterk wachtwoord en stuurt de nieuwe medewerker een welkomstmail met zijn inloggegevens. U ziet dat wachtwoord zelf niet en kunt het hier ook niet instellen; is de mail kwijt, dan gebruikt de medewerker Wachtwoord vergeten op het inlogscherm.

De welkomstmail komt uit het e-mailsjabloon van het type welcome. Zie E-mailsjablonen — overzicht.

Waarom blijft Opslaan grijs? Er wordt gecontroleerd op Type gebruiker, Naam Fotograaf/Functie, Voornaam, Achternaam en Email. Zolang één daarvan leeg is, kunt u niet opslaan.

Foutmeldingen die u hier kunt zien:

| Melding | Wat het betekent |

|—|—|

| “Dit email adres is al in gebruik.” | Er bestaat al een account met dit adres. Kies een ander adres. |

| “Welcome email is not set on database” | Er is geen e-mailsjabloon van het type welcome. Sinds 17 oktober 2026 wordt dat gecontroleerd vóórdat het account wordt aangemaakt: de medewerker bestaat dan nog niet en het formulier blijft ingevuld staan. Maak eerst het sjabloon aan en klik daarna opnieuw op Opslaan. (Daarvoor werd het account wél aangemaakt, zonder dat er een mail met wachtwoord uitging.) Deze melding staat in het Engels; dat is geen fout van uw kant. |

Een medewerker bewerken #

Klik op het potlood bij een rij. U komt in hetzelfde formulier, met bovenin Medewerker: … en de gegevens al ingevuld. U kunt het type gebruiker, de namen en het e-mailadres aanpassen en daarna op Opslaan klikken. Er gaat bij een wijziging géén mail naar de medewerker.

Een gewijzigd type gebruiker gaat direct in: de eerstvolgende keer dat die persoon inlogt, ziet hij het bijbehorende menu.

Toegang van een medewerker #

Sinds 16 oktober 2026 bepaalt u per medewerker welke onderdelen van het CMS hij mag gebruiken. Het blok Toegang staat onderaan het formulier zodra het type gebruiker Medewerker is. Voor een fotograaf of schoolfotograaf verschijnt het niet; die rollen worden hierdoor niet beperkt.

Per onderdeel staat er een vinkje met een korte uitleg:

| Onderdeel | Wat de medewerker ermee kan | Standaard |

|—|—|—|

| Bestellingen | Bestellingen bekijken, aanmaken en bijwerken, en de exports en pakbonnen daarvan. Verwijderen kan een medewerker nooit. | aan |

| Afbeeldingen | Albums en foto’s beheren, effecten, inlogkaarten en koppenkaarten. | aan |

| Planning | Kalender, klussen, opdrachtgevers, mailsjablonen, beschikbaarheid en gastfotograaf. | aan |

| Klantenservice | Berichten van klanten lezen en beantwoorden. | aan |

| Opdrachtgeversportaal | Contactpersonen uitnodigen, wijzigingen goedkeuren en fototoestemming. | aan |

| Omzet op het dashboard | Omzetcijfers en de omzetgrafiek op de startpagina. | aan |

| Statistieken | De pagina Statistieken met omzet en bestellingen per school. | uit |

Goed om te weten:

• Bestaande medewerkers houden wat ze hadden. Zolang u niets instelt, geldt de standaard uit de tabel.
• Statistieken werkt alleen samen met Afbeeldingen. Staat Afbeeldingen uit, dan is het vinkje van Statistieken grijs met de tekst Werkt alleen als Afbeeldingen ook aan staat., en zet u Afbeeldingen uit, dan gaat Statistieken vanzelf mee uit.
• Instellingen, Personeel, abonnement en facturen zijn altijd alleen voor u; die staan daarom niet in de lijst.
• De toegang wordt opgeslagen met dezelfde knop Opslaan, direct na de gewone gegevens. Lukt alleen dat tweede deel niet, dan leest u De gegevens zijn opgeslagen, maar de toegang niet: … Bij een nieuwe medewerker komt u dan in het bewerkscherm van het zojuist aangemaakte account; daar staat de standaard en kunt u de toegang opnieuw instellen en opslaan.
• Kon de huidige toegang niet worden opgehaald, dan staat er Kon de toegang niet laden: … en zijn de vinkjes vergrendeld. Opslaan laat de toegang dan ongemoeid; ververs de pagina en probeer het opnieuw.

Wat merkt de medewerker? Een onderdeel dat uit staat, verdwijnt uit zijn menu en uit de zoekfunctie, en de snelknoppen ernaartoe op zijn startpagina vallen weg. Opent hij toch het adres van zo’n scherm, dan komt hij zonder melding op het dashboard uit. Staat Omzet op het dashboard uit, dan ziet hij geen omzetcijfers en geen omzetgrafiek op de startpagina.

De server weigert een uitgezet onderdeel meteen na uw Opslaan. Het menu van de medewerker past zich pas aan als hij de pagina opnieuw laadt of opnieuw inlogt. Tot die tijd kan hij een scherm nog openen, maar krijgt hij geen gegevens; vaak met de melding Dit onderdeel staat voor jouw account uit. Vraag je werkgever om het aan te zetten.

Let op bij Statistieken: dit onderdeel geldt ook voor de knop Statistieken in het bestellingenoverzicht. Staat het uit (de standaard), dan opent die knop voor de medewerker niets, zonder melding. Zie E-commerce — toegang per rol.

Huisstijl van de fotograaf #

Zet u de rol op fotograaf, dan verschijnt onder de gewone velden een extra blok: Huisstijl van de fotograaf. Hiermee geeft u die fotograaf een eigen logo en eigen kleuren, die de ouder te zien krijgt zodra de fotograaf aan een school gekoppeld is (zie Nieuwe school of hoofdalbum aanmaken).

Logo #

Het logo-veld verschijnt pas nadat u de gebruiker één keer heeft opgeslagen. Bij een nieuwe medewerker staat er zolang: “Sla de gebruiker eerst op; daarna kun je hier een logo uploaden.”

• Toegestaan: JPG, PNG, GIF of WEBP, maximaal 10 MB.
• Het logo wordt bij het uploaden automatisch verkleind tot maximaal 1200 pixels op de langste zijde. De verhouding blijft gelijk en een kleiner logo wordt niet opgeblazen.
• De upload gaat meteen na het kiezen van het bestand; u ziet een voortgangsbalk en daarna de melding “Het logo is geüpload.” met een voorbeeld eronder.
• Kiest u een nieuw logo, dan wordt het vorige bestand opgeruimd — er blijven geen oude versies rondslingeren.
• Logo verwijderen maakt alleen het veld leeg. Het bestand op de server verdwijnt pas als u daarna op Opslaan klikt.

U kunt alleen het logo van uzelf of van een collega op dezelfde site wijzigen. Probeert u dat toch, dan volgt de melding “Je mag het logo van deze gebruiker niet wijzigen.”

Kleuren #

Onder het logo staan vijf kleurvelden: Hoofdkleur, en Achtergrond 1 tot en met Achtergrond 4. Elk veld is een kleurkiezer met daarnaast de gekozen waarde en een knop Leegmaken.

• Een veld dat u leeg laat, verandert niets: daar blijft de kleur van de site gelden. U hoeft dus niet alle vijf de velden in te vullen.
• De hoofdkleur wordt in de webshop op alle drie de accentkleuren toegepast.
• Wilt u terug naar de site-kleur, gebruik dan Leegmaken en sla op. Een kleur op wit zetten is iets anders dan hem leegmaken.

Belangrijk #

• Deze huisstijl werkt alleen bij de rol fotograaf. Bij de rol schoolfotograaf toont het scherm het blok ook, maar de webshop past de kleuren dan niet toe. Wilt u zeker weten dat de huisstijl doorwerkt, gebruik dan de rol fotograaf.
• Heeft de school zelf een logo ingesteld, dan wint het schoollogo van het fotograaf-logo.
• Kleuren en logo zijn snel zichtbaar in de webshop. Sinds 24 september 2026 wordt de bewaarde huisstijl van uw site vernieuwd zodra u hier een kleur of het logo wijzigt en opslaat. De ouder ziet de wijziging bij de volgende keer dat hij een pagina laadt, hooguit enkele seconden later. Heeft hij de webshop al open staan, dan moet hij de pagina verversen.

Afdruktype van de fotograaf (glans of mat) #

Sinds 16 oktober 2026 staat onder de huisstijl van een fotograaf of schoolfotograaf het blok Afdrukken, met de keuzelijst Afdruktype: Geen voorkeur, Glans of Mat. Net als het logo kunt u dit pas kiezen nadat u de fotograaf één keer hebt opgeslagen; bij een nieuwe fotograaf staat er zolang Sla de fotograaf eerst op; daarna kun je hier het afdruktype kiezen. Het afdruktype wordt bewaard met Opslaan.

Wat het doet: een bestelling van een school waaraan deze fotograaf gekoppeld is, krijgt op de bestelregels dit afdruktype, en dat gaat mee naar het vaklab. Het geldt voor bestellingen die ná het opslaan binnenkomen. Er zijn uitzonderingen:

• Kiest de klant zelf tussen glans en mat bij een product, dan wint de keuze van de klant.
• Producten zonder afdruk — downloads, diverse producten en fotoboeken — krijgen geen afdruktype.
• Biedt een product alleen het andere type aan (bijvoorbeeld alleen mat terwijl de fotograaf op glans staat), dan krijgt die regel geen afdruktype.
• Geen voorkeur betekent: er wordt niets ingevuld, zoals voorheen.

Welke fotograaf aan een school hangt, stelt u in bij de school zelf; zie Nieuwe school of hoofdalbum aanmaken.

Verwijderen #

Klik op het rode prullenbakje bij een rij. Er verschijnt het venster Verwijderen werknemer met de vraag “Weet u zeker dat u de werknemer met email: … wilt verwijderen?” Bevestig met Verwijderen of sluit af met Terug. Na het verwijderen ziet u “Uw werknemer is verwijderd.”

De persoon kan daarna niet meer inloggen. Wat hij eerder heeft gedaan — bestellingen, uploads — blijft gewoon staan.

Verschil met Klanten #

Verwar Personeel niet met Klanten: personeel is wie voor u werkt en met een eigen login in de admin komt, klanten zijn de ouders en bestellers die bij u kopen. Zie Klanten op site-niveau beheren.