Bestellingen beheren #

Op de pagina Bestellingen staan alle binnengekomen orders. U zoekt en filtert er, verandert de status van meerdere bestellingen tegelijk en maakt de exports die u nodig hebt: labels, pakbonnen, facturen en boekhoudbestanden.

Voorwaarden #

• U bent ingelogd als bedrijf of medewerker. Alleen die twee rollen krijgen de bestellijst terug. Een fotograaf-account ziet het menu-item wél staan, maar krijgt in plaats van de lijst een rode foutmelding (meestal Internal server error) met de knop Opnieuw proberen. Opnieuw proberen helpt dan niet.
• Het menu E-Commerce verschijnt bij een bedrijfs-, medewerkers- en fotograaf-account.

Kolommen in de tabel #

Van links naar rechts:

• selectievakje
• Factuur — het factuurnummer
• Datum — de besteldatum
• Naam klant
• Bedrag
• Btw
• Betaalmethode
• Status
• Afdrukdatum
• Verzendkosten — staat er Gratis, dan zijn ze nul
• Verzendwijze
• een kolom zonder kop met uitroeptekens
• Opties

Op een kleiner scherm vallen sinds 10 oktober 2026 kolommen weg. Is uw browservenster smaller dan 1920 pixels, dan verdwijnen Btw en Verzendwijze; onder 1280 pixels ook Betaalmethode, Afdrukdatum en Verzendkosten. Die gegevens staan altijd nog op de detailpagina van de bestelling. De kolom Opties blijft rechts in beeld staan, ook als u de tabel opzij schuift, en een lange klantnaam wordt afgekort — wijs hem aan om de volledige naam te zien.

De kolom zonder kop is het opmerkingen-signaal: een rood uitroepteken betekent dat de klant een opmerking bij de bestelling heeft achtergelaten, een oranje uitroepteken dat er een interne opmerking bij staat. Staan er twee, dan is er van allebei één.

Maakt u een interne opmerking sinds 2 oktober 2026 helemaal leeg en slaat u op, dan verdwijnt het oranje teken. Tot die datum bleef er een lege opmerking achter — ook als u alleen de klantgegevens van een bestelling zonder opmerking had opgeslagen — en bleef het teken staan. Opent u een oudere bestelling met een oranje teken en staat er niets, dan is dat de verklaring.

Is een bestelling meer dan één keer afgedrukt, dan staat er een klein cijfer bij de status: het aantal keer dat hij is afgedrukt.

Een bestelling openen #

Klik op een rij of op het potlood achteraan om de bestelling te openen. Klikt u met de rechtermuisknop op het factuurnummer of op het potlood, dan opent de bestelling in een nieuw tabblad — handig om er een paar naast elkaar te zetten. Zie Bestelling-details bekijken en bewerken.

De prullenbak achteraan opent de bevestiging Bestelling verwijderen met de vraag “Weet u zeker dat u bestelling nummer … wilt verwijderen?”. Bevestigt u met Verwijderen, dan krijgt u de melding De bestelling is verwijderd en komt u terug in het overzicht. Annuleer met Terug als u twijfelt: dit is niet terug te draaien.

Sinds 13 september 2026 blijft de lijst na het verwijderen gewoon staan. Tot die datum kwam de lijst na een verwijdering leeg terug, met precies dezelfde weergave als “er is niets gevonden” — wat overkwam als “ik kan mijn bestellingen niet meer vinden”. Verversen hielp toen; dat is nu niet meer nodig.

Mislukt het verwijderen, dan krijgt u een foutmelding en kunt u het gewoon opnieuw proberen.

Zoeken #

Typ uw zoekterm in het veld met het vergrootglas en druk op Enter. Zolang u niet op Enter drukt verandert de lijst niet. Met het kruisje in het veld (Zoekopdracht wissen) wist u de zoekterm.

Sinds 13 september 2026 blijft het veld bruikbaar terwijl de lijst nog laadt; u hoeft niet meer te wachten voordat u een nieuwe term kunt intypen.

Wat er gezocht wordt, hangt af van wat u intikt. Het zoeken probeert de mogelijkheden in deze volgorde, en de eerste die past wint:

1. Een bestaande inlogcode — dan krijgt u de bestellingen met die code. Dit werkt sinds 13 september 2026 ook zonder het vinkje Uitgebreid zoeken.
2. Iets met een @ erin — dan wordt er op het e-mailadres van de klant gezocht.
3. Een factuurnummer — spaties, punten, streepjes en schuine strepen worden genegeerd, en een voorvoegsel van maximaal vier letters mag erbij, zolang er minstens drie cijfers in staan. F 2026-1234 en 20261234 vinden dus hetzelfde.
4. Al het andere — dan wordt er op de naam van de klant gezocht (zie hieronder).

Zonder het vinkje eronder zoekt u op de naam van de klant: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, de loginnaam en de naam van het oudste kind. Drie dingen om te weten:

• Er wordt op hele woorden en op het begin van een woord gezocht. jans vindt “Jansen”, maar niet meer “Bijjans” — een treffer midden in een woord valt weg.
• Woorden van één of twee letters worden overgeslagen. Zoekt u op “de Vries”, dan wordt er feitelijk op “vries” gezocht.
• Meerdere woorden mogen over de velden heen verdeeld zijn: “jan jansen” vindt ook een klant met de voornaam Jan en de achternaam Jansen.

Blijft er na het overslaan van korte woorden niets bruikbaars over — bijvoorbeeld bij een zoekterm als “de” — dan valt het zoeken terug op de oude, tragere manier en krijgt u alsnog resultaten.

Uitgebreid zoeken #

Vinkt u Uitgebreid zoeken aan, dan zoekt hetzelfde veld in de regels van de bestelling in plaats van in de klantgegevens. Daarmee vindt u de inlogcode van de foto — de gebruikersnaam die op de bestelbevestiging staat. Dat is een andere code dan het account waarmee besteld is, dus juist die codes vindt u zónder dit vinkje niet.

Het vinkje zoekt niet “er ook bij”, maar “in plaats van”. Met het vinkje aan levert een klantnaam of een e-mailadres dus niets meer op. Zet het na zo’n zoekactie weer uit.

Voer de inlogcode volledig in: er wordt op de exacte code gezocht. Is de zoekterm geen bestaande inlogcode, dan wordt er alsnog gezocht in de productnamen, de fotonamen en de bestandsnamen van de bestelregels — nog steeds niet in de klantgegevens.

Filteren #

Onder de zoekbalk staat een rij filters:

• Uitsluiten: — een vinkje vóór de statusfilter, bedoeld om alles behalve de gekozen status te tonen. Dit vinkje werkt op dit moment niet: zodra u het aan- of weer uitzet, loopt de lijst stuk en verschijnt de rode melding De bestellingen konden niet worden opgehaald. Alleen Reset of Alles wissen brengt uw bestellingen terug — het vinkje nogmaals aanklikken helpt niet. Wilt u alles behalve één status zien, filter dan één voor één op de andere statussen.
• Selecteer status — Open, Betaald, Klaar voor druk, Afdrukken, Afgerond of Geannuleerd.

Let op bij Klaar voor druk via Verander status. Zet u bestellingen op Klaar voor druk, dan gaan ze — net als bij Herbestellen — opnieuw naar het lab, ook als ze al gedrukt waren. Zie Bestelling-details bekijken en bewerken.

• Selecteer school — de scholen en hoofdalbums van uw site. U kunt hier sinds 13 september 2026 in typen om te zoeken; de lijst wordt dan meteen korter. Vindt hij niets, dan staat er Geen resultaten.
• Selecteer fotograaf — de fotografen en schoolfotografen van uw site, ook met een zoekveld. Deze keuze verandert de lijst niet: u kunt een fotograaf kiezen en u ziet daarna netjes een label Fotograaf: … verschijnen, maar u krijgt nog steeds alle bestellingen te zien. Een fotograaf-account ziet dit filter helemaal niet.
• Selecteer verzendwijze — Verzenden, Via school of Download.

Op de tweede rij kiest u het datumtype en het bijbehorende bereik:

• Selecteer datum — Besteld, Betaald, Afgedrukt, Afgerond of Geannuleerd. Kiest u niets, dan geldt Besteld.
• van en t/m — twee datumvelden. Ze staan al ingevuld: van op dertig dagen geleden en t/m op vandaag. Klikt u op Zoek zonder ze aan te raken, dan zoekt u dus in de laatste dertig dagen. U kunt geen datum in de toekomst kiezen. De einddatum telt de hele dag mee.

Vul altijd allebei de datumvelden in. Wist u er één, dan draait de betekenis om: alleen van invullen geeft alles van vóór die datum, en alleen t/m invullen geeft alles van ná die datum. Wilt u geen datumgrens, gebruik dan Reset.

De filters gaan pas werken als u op Zoek klikt. Een keuzelijst aanpassen alleen verandert de lijst niet. Enter in het zoekveld neemt uw keuzelijsten mee, maar niet de datumvelden: die tellen alleen mee als u op Zoek klikt. Met Reset wist u de zoekterm, de datums en uw selectie. Let op: de gekozen school en verzendwijze kunnen daarna in de keuzelijsten blijven staan en gaan bij de volgende Zoek weer mee. Zet ze zelf terug op Selecteer school en Selecteer verzendwijze als u ze niet meer wilt.

Sinds 13 september 2026 springt de lijst bij elke nieuwe zoekopdracht, elk nieuw filter en elke nieuwe sortering terug naar pagina 1. U hoeft dus niet meer zelf terug te bladeren om te zien of er iets gevonden is. Belandt u toch buiten bereik, dan gaat de lijst vanzelf naar de eerste pagina.

De balk met actieve filters #

Tussen de filters en de tabel staat sinds 13 september 2026 een balk die laat zien waar de lijst nu echt op filtert — niet wat u net in de keuzelijsten heeft gezet, maar wat er daadwerkelijk is toegepast. Per filter staat er een label:

• Zoekterm: “…” of Uitgebreid zoeken: “…”
• Status: … of, met het uitsluitvinkje aan, Status niet: …
• School: …, Fotograaf: …, Verzendwijze: …
• Besteld: 01-09-2026 t/m 14-09-2026 — het datumtype met het bereik erachter; ontbreekt er een kant, dan staat daar …

Klik op het kruisje in een label om alleen dat ene filter weg te halen; de lijst wordt meteen opnieuw opgehaald. Rechts staat de knop Alles wissen die de hele balk leegt, en daarnaast de teller … resultaten met het totale aantal bestellingen dat aan uw filters voldoet.

Filtert u nergens op, dan is de balk er niet.

Een gefilterde lijst delen of bewaren #

Uw filters staan sinds 13 september 2026 ook in het webadres van de pagina. Dat heeft drie praktische gevolgen:

• Verversen helpt niet meer tegen een vastzittend filter. Na F5 staat alles er nog precies zo bij. Gebruik Reset of Alles wissen.
• U kunt een gefilterde lijst als bladwijzer opslaan, bijvoorbeeld “alle open bestellingen van school X”.
• U kunt het adres kopiëren en naar een collega sturen. Die ziet dan dezelfde selectie, mits hij bij die site mag.

Wat níét in het adres meegaat, is het aantal rijen per pagina en de sortering; die staan na een verversing weer op de standaard.

> Let op bij een gedeelde link met het uitsluitvinkje erin. Zat het vinkje Uitsluiten aan toen u het adres kopieerde, dan loopt de lijst bij de ontvanger meteen stuk met de foutmelding hieronder. Zet het vinkje uit vóórdat u een link doorstuurt.

Heeft u een school gekozen, dan verschijnt er een extra knop Statistieken. Die opent een venster met de cijfers van die school: aantal bestellingen, uitgegeven en bestelde inlogkaartjes, het percentage daarvan, totaal- en gemiddeld bedrag, verzendkosten, de verdeling over de statussen, de top 3 best verkochte producten en onderaan de gebruikte kortingscodes met het aantal keer dat ze gebruikt zijn.

Deze knop werkt alleen met een bedrijfs- of medewerkersaccount, en alleen op uw eigen site. Klikt een fotograaf erop, dan gebeurt er niets: het venster blijft weg en er komt geen foutmelding. Dat is sinds 21 september 2026 zo; daarvoor kreeg hij de cijfers wel te zien.

Dit venster heeft geen sluitknop: klik ernaast om het weg te halen. Wilt u meer dan deze samenvatting — een periodekeuze, een omzetgrafiek, de marge of een export — gebruik dan het scherm Statistieken, dat op 13 september 2026 vernieuwd is.

Selecteren #

Selecteer bestellingen met de selectievakjes; met het vakje in de kopregel selecteert u alles op de huidige pagina.

Uw selectie blijft bestaan als u van pagina wisselt. Ze wordt in uw browser bewaard, dus ook als u tussendoor naar een ander scherm gaat en terugkomt. Dat is handig om over meerdere pagina’s een stapel te verzamelen, maar het is ook de meest gemaakte fout: exporteert u later iets, dan zitten die eerdere bestellingen er nog bij.

Alle resultaten in één keer selecteren #

Past uw zoekresultaat niet op één pagina, dan verschijnt er sinds 2 oktober 2026 boven de tabel een blauwe balk zodra u iets heeft aangevinkt. De tekst in die balk vertelt hoeveel er geselecteerd is:

• … bestellingen geselecteerd. — u heeft een paar rijen op deze pagina aangevinkt;
• Alle … bestellingen op deze pagina zijn geselecteerd. — de hele pagina is aangevinkt;
• … bestellingen geselecteerd, ook buiten deze pagina. — uw selectie loopt over meerdere pagina’s;
• Alle … bestellingen zijn geselecteerd. Kies hierboven een export of een andere actie. — alles is geselecteerd.

Rechts in de balk staat de knop Alle … bestellingen selecteren, met het totale aantal resultaten erin. Eén klik selecteert alle bestellingen die aan uw zoekterm en toegepaste filters voldoen, ook die op pagina’s die u nog niet heeft geopend — u hoeft dus niet meer elke pagina langs te gaan. Terwijl dat gebeurt staat er Bezig met selecteren… op de knop. Bestellingen die u al eerder had aangevinkt, blijven erbij. De knop blijft ook staan als u naar een andere pagina bladert, en verdwijnt zodra alles geselecteerd is.

• Meer dan 10.000 resultaten kunnen niet in één keer geselecteerd worden. U krijgt dan de melding Dit zijn meer dan 10000 bestellingen. Beperk de selectie eerst met een filter.
• Lukt het selecteren niet, dan verschijnt De bestellingen konden niet allemaal worden geselecteerd. Probeer het opnieuw.

Loopt uw selectie over meer dan de huidige pagina, dan staat in de balk ook de knop Selectie wissen. Die haalt alle vinkjes weg, op alle pagina’s, maar laat uw zoekterm en filters staan. Reset wist de selectie ook, maar dan gaan de filters en de zoekterm mee.

Let op met een zoekterm. Zolang er een zoekterm actief is, wordt uw selectie gewist zodra er een nieuwe lijst binnenkomt, bijvoorbeeld als u naar een andere pagina bladert: de vinkjes en de balk verdwijnen dan samen. Selecteer met een zoekterm dus binnen één pagina, of zoek eerst en verzamel daarna zonder zoekterm. (Tot 15 oktober 2026 bleef de balk de selectie dan tonen terwijl de exportknoppen niet meer reageerden.)

Status van meerdere bestellingen tegelijk #

Rechts onder de filters staat de knop Verander status. Die is grijs zolang er op de pagina die u voor u heeft niets is aangevinkt — ook als u op andere pagina’s wél bestellingen heeft geselecteerd. Selecteer eerst één of meer bestellingen en kies dan de nieuwe status: alle geselecteerde bestellingen krijgen die status in één keer, dus ook die op andere pagina’s of die u met Alle … bestellingen selecteren heeft toegevoegd.

U krijgt de melding De status van de geselecteerde bestellingen is bijgewerkt.

Daarna is uw selectie leeg: de vinkjes en de balk boven de tabel verdwijnen. Wilt u de bijgewerkte bestellingen exporteren, selecteer ze dan opnieuw. (Tot 15 oktober 2026 kwamen de vinkjes na het herladen terug terwijl de exportknoppen er niet meer op reageerden; dat is opgelost, ook na zoeken.)

Exports #

Rechtsboven staan zes icoonknoppen. Ze zijn er altijd — ook zonder selectie. Beweeg de muis erover om te zien welke het is; is er op de huidige pagina niets aangevinkt, dan verschijnt bij het hoveren meteen de gele waarschuwing in plaats van de naam van de knop. Dat gebeurt ook als u op andere pagina’s wél bestellingen heeft geselecteerd; klikt u dan toch, dan wordt de export gewoon gemaakt.

• Labelwriter — een CSV met de adressen voor uw labelprinter.
• Pakbon in pdf — de pakbonnen van de geselecteerde bestellingen.
• Factuur in pdf — de facturen van de geselecteerde bestellingen.
• Boekhouding export — een Excel-bestand (.xlsx) voor uw boekhoudpakket. Hierin staat ook een kolom met de betaalprovider: de dienst waarlangs de klant heeft afgerekend. Die kolom vult zich sinds 11 september 2026 voor nieuwe online betalingen; bij bestellingen van vóór die datum blijft hij leeg. In het bestelscherm zelf staat deze kolom niet — daar ziet u alleen de betaalmethode.
• Boekhouding administratie — het uitgebreide Excel-bestand (.xlsx) voor de administratie.
• Verkochte producten — een overzicht van wat er verkocht is.

De eerste vier en Boekhouding administratie werken op uw volledige selectie: alle aangevinkte bestellingen, ook die op andere pagina’s en die u met Alle … bestellingen selecteren heeft toegevoegd. Sinds 2 oktober 2026 maakt het daarbij niet meer uit op welke pagina u staat; daarvoor kreeg u op een pagina zonder vinkjes de waarschuwing, ook als u elders wel bestellingen had geselecteerd. Klikt u erop zonder iets geselecteerd te hebben, dan verschijnt een gele waarschuwing: “U dient eerst één of meerdere bestellingen te selecteren”.

Labelwriter en Boekhouding export slaan bestellingen met de status Open of Geannuleerd zonder melding over, ook als u ze hebt aangevinkt. Boekhouding administratie en de pdf’s doen dat niet.

De Labelwriter- en boekhoudbestanden worden meteen gedownload. Heeft u één bestelling geselecteerd, dan openen de pakbon en de factuur in een nieuw tabblad; blokkeert uw browser pop-ups, dan lijkt er niets te gebeuren. Selecteert u er meerdere, dan krijgt u in plaats daarvan een zip-bestand met alle pdf’s; ook dat opent via een nieuw venster, dus sta pop-ups toe voor deze site. Na het openen van de pakbon van één bestelling wordt uw selectie gewist.

Verkochte producten werkt anders #

Deze export gebruikt niet uw selectie, maar het datumbereik van de filter Betaald of Besteld, plus het schoolfilter als u dat heeft ingesteld. Zonder schoolfilter krijgt u alle scholen. Er tellen altijd alleen betaalde bestellingen mee, op hun betaaldatum — ook als u Besteld als datumsoort hebt gekozen. Het Excel-bestand wordt gedownload én naar het bestel-e-mailadres van uw site gestuurd. Sinds 16 oktober 2026 telt elk onderdeel van een pakket één keer; daarvoor telde het bij recente bestellingen dubbel.

Heeft u geen datumbereik ingesteld, dan verschijnt de melding “Stel eerst een datumbereik (Betaald of Besteld) in.” en gebeurt er verder niets. Tijdens het samenstellen draait er een rondje in de knop en is hij grijs.

Wie ziet welke export? #

Een fotograaf-account ziet Boekhouding administratie en Verkochte producten niet; de andere vier wel. Een bedrijfs- of medewerkersaccount ziet alle zes.

Sorteren en pagina’s #

Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren. Sinds 13 september 2026 draait een tweede klik op dezelfde kop de volgorde wél om; daarvoor kwam u nooit verder dan hoog naar laag. De kolom Opties kunt u niet sorteren.

De kop waarop u sorteert licht op, zodat u ziet welke kolom aan de beurt is. Sinds 16 september 2026 verkleurt ook het pijltje ernaast mee: het bovenste driehoekje kleurt donker bij oplopend, het onderste bij aflopend, terwijl de andere pijltjes grijs blijven. Tussen 16 en 19 september kleurde het actieve pijltje wít, en dat was op de lichte kopregel niet te zien; sinds 19 september is het donkerblauw en dus wel zichtbaar. U ziet nu dus aan het scherm zelf in welke richting de lijst staat; eerder kon dat alleen aan de rijen.

Onderin kiest u het aantal rijen per pagina: 25, 50, 100, 300 of 500. De standaard is nu 50; de oude keuzes 5 en 10 zijn vervallen. De teller in de balk erboven toont het totale aantal bestellingen dat aan uw filters voldoet.

Levert een zoekopdracht of filter niets op, dan staat er Er zijn geen bestellingen gevonden. Gaat er iets mis bij het ophalen, dan ziet u sinds 13 september 2026 een aparte rode melding — De bestellingen konden niet worden opgehaald. Controleer je verbinding en probeer het opnieuw., of de tekst die de server zelf teruggeeft — met daarnaast de knop Opnieuw proberen. Eerder waren die twee situaties niet uit elkaar te houden: een storing zag eruit als “niets gevonden”.

Zoeken dat te lang duurt geeft een eigen melding, zodat u weet dat het aan de zoekopdracht ligt en niet aan uw filters. Maak de zoekterm dan specifieker of beperk de periode.

Een klant zegt besteld te hebben, maar u ziet niets #

Controleer eerst uw filters en de periode — een doorwerkend filter uit een eerdere zoekopdracht is de meest voorkomende verklaring.

Blijft de bestelling weg, dan kan het zijn dat de winkelwagen bij het afrekenen al leeggeruimd was. De klant kreeg dan de melding “Je winkelwagen is leeg. De bestelling is niet geplaatst.” en er is inderdaad niets aangemaakt: geen bestelling, geen factuurnummer, geen labopdracht. Dit gebeurt bijvoorbeeld als iemand twee tabbladen open heeft en in het ene tabblad afrekent terwijl het andere de winkelwagen al heeft geleegd, of als hij na een onderbroken betaling op terug drukt en het nog eens probeert.

Vraag de klant in dat geval de foto’s opnieuw in de winkelwagen te leggen en af te rekenen. Er is niets half doorgekomen dat u eerst moet opruimen, en de nummering van uw facturen loopt gewoon door zonder gat. Sinds 9 september 2026 krijgt de klant hier een duidelijke Nederlandse melding; daarvóór liep het scherm vast op een technische fout waar hij niets mee kon.

Een bestelling staat plotseling op Geannuleerd #

Sinds 18 september 2026 kan een klant zijn eigen bestelling annuleren — maar alleen als u dat heeft aangezet met de schakelaar Klant zijn eigen bestelling laten annuleren onder Instellingen → Instellingen → Klantaccount. Staat die schakelaar uit, dan kan een status alleen door u of door een collega gewijzigd zijn.

Wat u moet weten als hij wél aan staat:

• U krijgt er geen bericht van. Er gaat geen mail en er komt geen melding bij Meldingen. De enige plek waar u het ziet is deze lijst; filter op status Geannuleerd met datumsoort Geannuleerd om te zien wat er recent is afgevallen.
• De klant kan alleen bestellingen annuleren die nog helemaal aan het begin staan: status Open, niets betaald, nog niet naar de boekhouding en nog niet naar het vaklab. Een bestelling die u al in productie heeft gezet kan hij niet meer aanraken.
• Er wordt niets verwijderd. De bestelling en de regels blijven staan; alleen de status verandert en er komt een annuleringsdatum bij. Wilt u hem terugdraaien, zet de status dan gewoon weer op Open.
• Een gebruikte kortingscode blijft aan de geannuleerde bestelling hangen en wordt dus niet automatisch vrijgegeven.

Zie Bestel- en foto-instellingen van uw site voor de schakelaar zelf en de drie schakelaars die ernaast staan.

Zie ook #

• Bestelling-details bekijken en bewerken
• Downloads beheren
• Verzenden — bestellingen selecteren en uitdraaien
• E-commerce — toegang per rol