Inlogkaartje-mail — schoolnaam en kindnaam automatisch invullen #

De mail die de ouder krijgt bij een inlogkaartje kan de schoolnaam, de naam van het kind en de klasnaam automatisch invullen — in het onderwerp én in de tekst. U typt op de plek waar de waarde moet komen {{school}}, {{naam}} of {{klas}}, en bij elke verzending vervangt het systeem dat.

Zo krijgt elke ouder een herkenbaar onderwerp in de inbox — bijvoorbeeld “Inlogkaartje van Olympiaschool voor Anna Janssen” in plaats van een algemene “Inlogkaartje”.

Voorwaarden #

Dit gaat over het sjabloon met type inlogkaartje — zonder s. Dat is een ander sjabloon dan inlogkaartjes (mét s): dat tweede sjabloon bepaalt naar welk ontvangeradres de hele bundel naar uzelf gestuurd wordt, en zonder dat sjabloon worden er helemaal geen inlogkaartjes gemaakt.

Ontbreekt het sjabloon inlogkaartje, dan ziet u dat nergens. De kaartjes worden gewoon gemaakt en de bundel komt gewoon binnen; alleen de mails naar de ouders blijven stilzwijgend uit. Er verschijnt geen foutmelding in het CMS. Mist u die mails, controleer dan eerst of dit sjabloon in uw lijst staat. Toevoegen kunt u niet zelf — dat doet Fotoprotools.

De afzender van de bundelmail naar uzelf kunt u overigens niet instellen: die komt altijd van [email protected]. Alleen bij de mail naar de ouder telt het afzenderadres uit uw sjabloon.

U kunt zelf geen sjabloon toevoegen. Welke technische naam bij welk sjabloon hoort, staat in de tabel in het artikel over het overzicht Webshopmails (de vroegere kolom Type is sinds september 2026 weg).

De drie variabelen #

| Variabele | Wordt vervangen door |

|—|—|

| {{school}} | De naam van de schoolmap. Ook als u de kaartjes vanaf een klas maakt, komt hier de schoolnaam te staan en niet de klasnaam. |

| {{naam}} | De naam van het kind (zie Waar komen de waarden vandaan?). |

| {{klas}} | De naam van de klas waarin de foto staat. |

De variabelen zijn hoofdletter-ongevoelig: {{SCHOOL}}, {{School}} en {{school}} werken allemaal. Spaties binnen de accolades mogen ook: {{ naam }} is geldig.

Waar zet u ze in? #

Ga in het menu naar CRM → Webshopmails, open het sjabloon met type inlogkaartje (zie E-mailsjabloon bewerken), en zet de variabelen in het veld Onderwerp en/of het veld Tekst.

Een onbekende variabele — bijvoorbeeld {{ordernummer}}, die hier niet bestaat — wordt niet vervangen en blijft letterlijk in de tekst staan. Gebruik dus alleen de drie hierboven.

Voorbeelden #

Onderwerp #

| U typt | De ouder ziet |

|—|—|

| Inlogkaartje | Inlogkaartje |

| Inlogkaartje van {{school}} | Inlogkaartje van Olympiaschool |

| Inlogkaartje van {{school}} voor {{naam}} | Inlogkaartje van Olympiaschool voor Anna Janssen |

| {{school}} · klas {{klas}} — inlogkaartje {{naam}} | Olympiaschool · klas 3B — inlogkaartje Anna Janssen |

Tekst #

Beste ouder,

Hierbij ontvangt u het inlogkaartje van {{naam}} (klas {{klas}})
van {{school}}. Met de gegevens hieronder kunt u inloggen
op de webshop en de foto's bekijken.

Bestellen kan tot 2 weken na uitgifte.

Wordt:

> Beste ouder,

>

> Hierbij ontvangt u het inlogkaartje van Anna Janssen (klas 3B) van Olympiaschool. Met de gegevens hieronder kunt u inloggen op de webshop en de foto’s bekijken.

>

> Bestellen kan tot 2 weken na uitgifte.

Hoe de mail eruitziet #

Uw tekst is niet de hele mail. Boven en onder uw tekst zet het systeem zelf nog het volgende:

• Een tussenkop met de schoolnaam, en de klas erachter als die bekend is: “Inlogkaartje Olympiaschool · klas 3B”. Is de schoolnaam leeg, dan blijft de hele kop weg.
• Een blok “Jouw inloggegevens” met de Gebruikersnaam en de Inlogcode eronder. De ouder heeft de bijlage dus niet nodig om in te kunnen loggen.
• Een knop “Bekijk de foto’s” die direct inlogt, met daaronder dezelfde link als tekst voor wie de knop niet ziet werken. Let op: in die link staan de inloggegevens, dus een doorgestuurde mail geeft de ontvanger toegang.
• Het inlogkaartje als bijlage — een JPG, geen PDF. De bijlage gaat alleen mee als het bestand er op dat moment ook echt staat; is dat niet zo, dan gaat de mail zonder bijlage de deur uit, zonder melding.
• Het logo, de contactgegevens en de links van uw site, plus een afmeldregel onderaan: “U ontvangt deze e-mail omdat u foto’s heeft besteld of bekeken bij deze fotograaf … Meld u af.” Die regel staat niet in uw sjabloon en is niet aan te passen.

Het afzenderadres, de afzendernaam en een eventuele BCC komen ook uit dit sjabloon. Het veld Naam in uw lijst doet voor deze mail niets. (De schakelaar Van/Naar fotograaf bestaat sinds 25 september 2026 niet meer.)

Herhaal de inloggegevens dus niet zelf in uw tekst — ze staan er al onder.

Hebt u bij een foto een tweede e-mailadres ingevuld, dan krijgt dat adres een eigen mail — dus twee mails per kind, en uw BCC ontvangt er dan ook twee. Staat er alléén een tweede adres ingevuld en is het hoofdadres leeg, dan gaat er niets uit. Is een van de twee geen geldig e-mailadres, dan wordt dat adres overgeslagen zonder dat u daar iets van ziet.

Bij een preview wordt er nooit gemaild. Maakt u een proefkaartje met Preview inlogkaartjes, dan krijgt geen enkele ouder iets.

Wat als een variabele leeg is? #

• In het onderwerp: de variabele wordt vervangen door niets, en daarna worden dubbele spaties in de héle regel opgeruimd en de spaties aan begin en eind weggehaald. “Inlogkaartje van {{school}} voor {{naam}}” met een lege kindnaam wordt dus “Inlogkaartje van Olympiaschool voor”.
• Blijft er na het opruimen niets over — bijvoorbeeld bij een onderwerp dat alleen uit {{naam}} bestaat — dan valt het systeem terug op uw onderwerp zoals u het getypt heeft, mét de accolades erin. Zet dus altijd wat vaste tekst in het onderwerp.
• In de tekst: de variabele wordt ook leeg, maar hier wordt niets opgeruimd. “voor {{naam}} van” met een lege naam wordt “voor van” — in de mail zelf valt die dubbele spatie niet op, de kreupele zin wel. Bouw uw zinnen zo dat een lege waarde niet stoort.
• In de tussenkop: die verschijnt alleen als de schoolnaam bekend is. De klas komt er alleen bij als die ook bekend is.

Eigen aanhef #

Er zit geen vaste aanhef in de mail. De begroeting bepaalt u zelf in het veld Tekst — bijvoorbeeld “Beste ouder / verzorger,” of “Hallo {{naam}},”. Zo is er nooit een dubbele begroeting.

Waar komen de waarden vandaan? #

• {{school}} — de naam van de schoolmap. Het systeem loopt vanaf de map waarmee u werkt omhoog tot het een map van het type school tegenkomt. Het maakt dus niet uit of u de kaartjes vanaf de schoolrij of vanaf een klas maakt, en het maakt ook niet uit of u mailt vanuit Maak inlogkaartjes of vanuit het bewerkscherm van één foto: de schoolnaam is in beide gevallen dezelfde.
• {{naam}} — het veld Naam kind uit de foto-gegevens. Is dat veld nooit ingevuld geweest, dan plakt het systeem voornaam tussenvoegsel achternaam aan elkaar. Zie Foto-gegevens en leerling-info bewerken. Let op: hebt u Naam kind ooit ingevuld en daarna weer leeggemaakt, dan springt die terugval niet in — {{naam}} blijft dan leeg. Vul het veld in dat geval opnieuw, of laat het bij de import helemaal weg.
• {{klas}} — de naam van de map waarin de foto staat: de klas. Die komt per leerling mee, dus in één verzending kunnen verschillende klassen staan.

Onderwerp zonder variabelen #

Variabelen zijn optioneel. Laat u uw bestaande onderwerp staan zonder {{...}}, dan verstuurt de mail met precies dat vaste onderwerp.

De mails komen niet meteen aan #

Deze mails gaan eerst in een wachtrij en worden daarna op de achtergrond verstuurd. Bij een grote school duurt het dus even voordat iedereen zijn mail heeft. Ziet u in het CMS dat de kaartjes klaar zijn maar komt er bij niemand een mail aan, dan is dat geen fout in uw sjabloon — meld het bij Fotoprotools.

Zie ook #

• Inlogkaartjes maken en versturen — de flow waaruit deze mails komen.
• Standaard inlogkaartje-instellingen — de standaardtekst op het kaartje zelf.
• E-mailsjabloon bewerken — de velden van het sjabloon-formulier.
• E-mailsjablonen — overzicht — welk type bij welke gebeurtenis hoort.