Algemene upload-regels en foutmeldingen #

Onderstaande regels gelden voor alle upload-methodes in Fotoprotools. Zie Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes voor een uitleg per methode.

Bestandsnamen #

• Niet de bestandsnaam zelf, maar de daarvan afgeleide loginnaam moet uniek zijn — en dat geldt binnen uw eigen account, niet letterlijk binnen het hele Fotoprotools-systeem. Gebruikt u dezelfde naam voor de hoofdfoto van een leerling in twee verschillende klassen binnen uw account, dan kan dat botsen (foutmelding LOGIN_DUPLICATE).
• Wilt u meerdere foto’s per kind of onderwerp uploaden? Gebruik dan een nummer-suffix: Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg, Pietje_Puk_3.jpg. Het systeem leest het stuk vóór de laatste _<getal> als loginnaam en groepeert daarmee automatisch alle foto’s binnen dezelfde map onder één leerling.
• Let op: dit “knippen na de laatste underscore” gebeurt ook als er géén volgnummer volgt. Een losse foto genaamd bv. Pietje_Puk.jpg (zonder _1) krijgt dan de loginnaam Pietje in plaats van Pietje_Puk. Vermijd underscores in namen die geen volgnummer hebben, of voeg altijd een volgnummer toe.
• Dat is niet alleen cosmetisch: heten twee kinderen in dezelfde map Jan_Jansen.jpg en Jan_Pietersen.jpg, dan krijgen ze allebei de loginnaam Jan en worden ze als één leerling aan elkaar gekoppeld.
• Gebruik in bestandsnamen alleen gewone letters, cijfers, - en _. Letters met puntjes of accenten (ë, é, ï) kunnen ertoe leiden dat de foto wel in de lijst verschijnt maar niet getoond wordt. Hernoem ze vóórdat u de zip maakt.

Dezelfde foto nog een keer uploaden #

Upload u een bestand met dezelfde naam opnieuw naar hetzelfde album, dan wordt de bestaande foto vervangen. Er komt geen dubbele foto bij. Wilt u een foto echt kwijt, verwijder hem dan eerst in het album.

Dat mag ook met de hoofdfoto van een leerling (bij Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg enzovoort de eerste van de reeks). Tot 21 september 2026 raakte de leerling daarbij zijn hoofdfoto kwijt en verdween hij uit het album; dat is hersteld. Is het bij u vóór die datum misgegaan, neem dan contact op met Fotoprotools.

Bij het vervangen blijven de naam en het e-mailadres van de leerling staan, maar de inlognaam en de indeling worden opnieuw uit de bestandsnaam bepaald. Heeft u die in het bewerkscherm met de hand aangepast, of heeft u de foto losgemaakt of anders gegroepeerd, dan wordt dat door de her-upload teruggezet.

Upload u dezelfde bestandsnaam naar een ander album, dan krijgt u de melding dat de loginnaam al bestaat. Bij een school- of klas-zip ziet u sinds 24 september 2026 álle botsende inlognamen tegelijk in een tabel, met per inlognaam het bestand uit uw zip, de klas of het album waarin de login al in gebruik is én de foto waarbij dat is; er is dan nog niets geüpload. Zie Botsende inlognamen: alles in één tabel hieronder.

Welke foto de hoofdfoto wordt #

Heeft een leerling meerdere foto’s, dan wordt de eerste daarvan de hoofdfoto: de foto die in de webshop bovenaan komt en die meegaat in de album-download.

Sinds 27 augustus 2026 bepaalt het volgnummer in de bestandsnaam welke foto dat is, en niet meer de toevallige volgorde waarin de bestanden in de zip staan. De nummers worden daarbij als getal gelezen, dus _2 komt vóór _10. Van Pietje_Puk_1.jpg, Pietje_Puk_2.jpg en Pietje_Puk_10.jpg wordt dus altijd Pietje_Puk_1.jpg de hoofdfoto.

Wilt u een andere foto als hoofdfoto? Hernoem de bestanden vóór het uploaden zodat de gewenste foto het laagste nummer krijgt.

Welke bestanden meegaan #

Uit een zip worden alleen foto’s met de extensie .jpg, .jpeg of .png ingelezen. Hoofdletters maken daarbij niet uit: .JPG, .Jpeg en .PNG gaan ook mee. Let daarbij op:

• Sinds 30 september 2026 werken ook .jpeg en een gemengde schrijfwijze als .Jpg. Daarvóór verdwenen zulke bestanden stilletjes uit de upload. Hebt u toen foto’s gemist, dan kunt u die nu gewoon opnieuw uploaden.
• Andere bestanden in een zip (bijvoorbeeld .tif, .heic of .pdf) worden nog steeds zonder melding overgeslagen en weggegooid.
• Uploadt u een losse foto in een klas en is dat geen .jpg, .jpeg of .png, dan krijgt u wél een melding: “Dit bestandstype wordt niet ondersteund: … Upload een .jpg, .jpeg of .png.” Zit zo’n bestand tussen andere foto’s, dan worden de andere gewoon verwerkt en staat het bestand in de lijst met mislukte foto’s.
• Rommelbestanden van Windows en macOS (.DS_Store, __MACOSX, Icon, .BridgeSort en bestanden die met ._ beginnen) worden er automatisch uitgehaald. Daar hoeft u niets voor te doen.

Mist u foto’s na een zip-upload en staat er geen foutmelding bij, controleer dan als eerste of er bestanden met een ander type in de zip zaten.

Staande foto’s komen sinds 15 september goed te staan #

Fotografeert u verticaal, dan slaat de camera de foto vaak gewoon liggend op en zet ze er alleen een aantekening bij dat hij nog een kwartslag moet. Fotoprotools deed die draai tot voor kort niet vóór het verkleinen, en gooide de aantekening daarna weg — staande portretten kwamen daardoor liggend in het CMS en in de webshop terecht.

Sinds 15 september 2026 wordt de foto eerst gedraaid en dan pas verkleind bij losse foto’s, de import vanaf cloud of NAS en de portretfoto’s in een school-zip. Sinds 9 oktober 2026 geldt dat ook bij Klas of subalbum uploaden en bij de map Groepsfoto’s in een school-zip; tot die datum werden de foto’s daar helemaal niet verkleind en bleven ze staan zoals u ze aanleverde. Een foto die daar niet verkleind kan worden, verschijnt nu ook in de oranje melding. Foto’s die vóór 9 oktober op die manier binnenkwamen, worden niet alsnog verkleind; wilt u dat, upload ze dan opnieuw.

Foto’s die er al stonden worden niet alsnog rechtgezet. Staan er scheve portretten in een album, dan is de enige oplossing ze opnieuw te uploaden. Een miniatuur die al eerder gemaakt is blijft ook scheef staan, ook als de foto zelf goed is.

Mappen-namen #

Hoofdletters maken niet uit, maar het soort apostrof wel. Gebruik de rechte apostrof: Portretfoto's en Groepsfoto's. Word, Pages en macOS vervangen die tijdens het typen automatisch door een gekrulde apostrof (Portretfoto’s), en zo’n map wordt niet herkend.

De veiligste route is de apostrof helemaal weglaten. Deze namen werken allemaal, in elke schrijfwijze qua hoofdletters:

| Voor portretten | Voor groepsfoto’s |

|—|—|

| Portret, Portretten, Portretfoto, Portretfotos, Portretfoto's | Groep, Groepen, Groepfoto, Groepfotos, Groepsfoto, Groepsfotos, Groepsfoto's |

Merkt u het te laat? Hernoem de map in de Verkenner of Finder door de naam helemaal opnieuw te typen — kopieer hem niet uit een e-mail of uit Word, want dan komt de gekrulde apostrof mee.

Heet een map anders, dan gaat het mis — maar niet altijd zichtbaar:

• School of hoofdalbum uploaden: u krijgt de melding “Folder Portretfoto’s heeft een ongeldige naam. Hernoem deze folder in klas Groep 3”. De upload stopt bij die map. Klassen die vóór die map al verwerkt waren, kunnen dan al wél zijn toegevoegd; er wordt niets teruggedraaid. Hernoem de map en upload de hele zip opnieuw: bestaande klassen worden dan aangevuld.
• Klas of subalbum uploaden: u krijgt sinds 18 september 2026 de melding “Map “…” in klas “…” is geen Portretfoto’s- of Groepsfoto’s-map. Hernoem deze map en upload de zip opnieuw.” Daarvóór stopte de upload hierop zonder foutmelding en meldde hij zelfs dat het gelukt was; zag u dat in de zomer van 2026 gebeuren, dan is dit de verklaring.

Bij de tags-en-sterren-flow zijn deze mapnamen níet nodig: het systeem genereert ze zelf op basis van XMP-labels. Zie School of album uploaden met tags en sterren.

Groene melding, maar geen foto’s? #

Er is nog één situatie waarin de upload zich als geslaagd meldt terwijl niet alles is aangekomen: de zip bevat foto’s in een ander bestandstype dan .jpg, .jpeg of .png. Die worden zonder melding overgeslagen. Controleer dan de zip en upload opnieuw.

Meerdere klasmappen in één zip bij Klas of subalbum uploaden zijn geen probleem (meer): elke klasmap wordt verwerkt, als eigen klas binnen het gekozen album.

Tot 30 september 2026 hoorden ook .jpeg-bestanden en een schrijfwijze als .Jpg in dit rijtje; die worden nu gewoon verwerkt.

De twee situaties die hier eerder ook stonden — een verkeerd genoemde submap, en een klas die al bestaat — zijn sinds 18 september 2026 opgelost: het eerste geeft nu een duidelijke foutmelding, en bij het tweede worden de foto’s aan de bestaande klas toegevoegd in plaats van weggegooid.

Maximale bestandsgrootte #

• Standaard: 1,5 GB per upload.
• Op een beroepsfotografie-site: 10 GB per upload.
• Kiest u een bestand dat daarboven zit, dan wordt het niet eens verstuurd: u ziet meteen “Uw bestand is groter dan de toegestane grootte van 1,5GB!” (op een beroepsfotografie-site staat er 10GB) met daarnaast een knop Herstel om het bestand weer uit het vak te halen.
• Is uw zip groter? Splits ‘m op in meerdere uploads per klas of per dagdeel en gebruik daarvoor School of hoofdalbum uploaden. Zorg dat de klasnaam in elke deelzip precies hetzelfde geschreven is — dan vult Fotoprotools de bestaande klas aan. Bestaat de klas al, dan worden de foto’s uit de volgende zip aan die klas toegevoegd; dat werkt via School of hoofdalbum uploaden én via Klas of subalbum uploaden.
• Levert u een school aan met tags en sterren, dan móet dat in één zip; zie School of album uploaden met tags en sterren (XMP metadata).
• Naast deze grens in uw browser geldt er ook een grens op de server zelf. Loopt u daartegenaan, dan ziet u de foutcode FILE_TOO_LARGE, NO_FILE_RECEIVED of de melding “Het bestand is te groot voor de server” (HTTP 413). Splits de zip dan op.

Tijdens de upload #

• Bij een zip of een Excel-bestand ziet u Bezig met uploaden — 3:07 met de tijd die loopt, en daaronder de huidige fase: eerst Bestand versturen… 42%, daarna Verwerken op de server….
• Duurt dat verwerken langer dan een halve minuut, dan verschijnt er een geruststellende regel: “Grote bestanden kunnen enkele minuten duren — je kunt dit tabblad open laten staan.”
• Bij grote zips kan het verwerken na 100% nog enkele minuten duren — dat is normaal. Houd het tabblad open tot u de groene melding “Uw bestanden zijn geüpload in 2:14” ziet.
• Bij losse foto’s ziet u tijdens het uploaden geen tijd of fase: het uploadvak blijft leeg staan tot de groene of oranje melding verschijnt. Laat het tabblad ook dan open.
• Ziet u in plaats van de groene melding een oranje melding met gelukt en mislukt erin, dan is de upload maar gedeeltelijk geslaagd; zie hieronder.

Waar u een fout terugvindt #

Een mislukte upload meldt zich op twee plekken:

1. De melding rechtsonder in beeld. Bij een fout blijft die staan tot u hem zelf wegklikt, zodat u de tekst rustig kunt lezen of overnemen.
2. Een blijvende melding in het uploadpaneel zelf. Die blijft staan tot u een nieuwe upload start of hem wegklikt — ook als u de melding rechtsonder al had weggeklikt.

In dat paneel ziet u:

• Bij een volledig mislukte upload: de uitleg, daaronder de letterlijke servermelding (die vaak vertelt om welke login of welk bestand het gaat) en de foutcode.
• Bij een gedeeltelijk geslaagde upload: hoeveel foto’s gelukt en hoeveel mislukt zijn, met daaronder de volledige lijst van mislukte bestanden en per bestand de reden. Bij meer dan 25 mislukte bestanden ziet u de eerste 25 en daarachter hoeveel er nog volgen.

Neemt u contact op met support, stuur dan een schermafbeelding van dit paneel mee — daar staat alles in wat wij nodig hebben.

Botsende inlognamen: alles in één tabel #

Sinds 24 september 2026 controleert het systeem een school- of klas-zip vóórdat er iets wordt verwerkt op álle inlognamen die zouden botsen. Vindt het er een of meer, dan wordt de upload in zijn geheel geweigerd — er is dan niets geüpload — en ziet u in het uploadpaneel bijvoorbeeld “3 logins in deze zip botsen met andere klassen. Er is niets geüpload.” Voorheen stopte de upload bij het eerste conflict en vond u ze één voor één.

Onder die melding staat het blok Botsende logins, met bovenaan hoeveel inlognamen dubbel in zip zijn en hoeveel bestaan al elders. De tabel heeft deze kolommen:

• Login — de inlognaam die botst.
• Bestand(en) in zip — de bestanden waar die inlognaam uit komt.
• Klas in zip — de klas in uw zip waar die bestanden in zitten.
• Botst met — met een label Dubbel in zip (dezelfde inlognaam staat als portret in twee of meer klassen van déze zip) of Bestaat al (de inlognaam is al in gebruik bij een hoofdfoto in een andere klas of school op uw site), met daarachter die klas, of de school, klas en het album waar hij al staat.
• Bestaande foto — de foto die de inlognaam al heeft.

Met het zoekveld (Zoek login, klas of bestand) filtert u de tabel. Kopieer (Excel) zet de hele lijst op het klembord, zodat u hem in Excel kunt plakken; Download CSV slaat hem op als bestand. Zijn het meer dan 1000 regels, dan ziet u alleen de eerste 1000 en staat eronder hoeveel het er in totaal zijn.

Pas de bestandsnamen aan (of verwijder de oude foto’s) en upload de zip opnieuw. Staat de inlognaam al in een klas met dezelfde school- en klasnaam, dan geldt dat als opnieuw uploaden en komt hij niet in de tabel.

Foutmeldingen #

Elke foutmelding bevat een unieke code waarmee support snel kan zien wat er misging. De meest voorkomende:

• FILE_TOO_LARGE / NO_FILE_RECEIVED — het bestand is te groot voor wat de server toestaat (bij NO_FILE_RECEIVED is er helemaal niets aangekomen). Splits de zip op of vraag uw beheerder de limiet te verhogen.
• UPLOAD_INTERRUPTED — de upload is onderbroken (netwerk, browser-tab gesloten). Probeer het opnieuw.
• ZIP_NOT_A_ZIP / ZIP_CORRUPTED / ZIP_INVALID / ZIP_READ_FAILED — de zip kan niet gelezen worden. Maak een nieuwe zip zonder bijzondere opties (geen wachtwoord, geen versleuteling).
• ZIP_EMPTY / ZIP_NO_SCHOOL — de zip bevat geen bestanden of geen school-map. Vergeet niet dat de zip één buitenste map met de schoolnaam moet bevatten.
• SCHOOL_NOT_FOUND — bij het matchen met een QR-code: er is geen school met die mapnaam. Bij een scan-app-upload: er is geen school geselecteerd. Controleer de mapnaam in de zip, respectievelijk uw schoolkeuze. Deze code hoort niet bij het uploaden van een losse klas-zip.
• Een andere code die met ZIP_ begint (bijvoorbeeld ZIP_OPEN_FAILED, ZIP_INVALID_ALBUM_FOLDER of ZIP_STRUCTURE_ERROR) — de zip of de mapindeling kon niet verwerkt worden. Maak een nieuwe zip volgens de mappenstructuur hierboven.
• CLASS_CREATE_FAILED — een klas kon niet aangemaakt worden. Probeer het opnieuw.
• EXIF_MISSING / EXIF_DATETIME_MISSING / EXIF_DATETIME_INVALID — de EXIF-data of opnamedatum (DateTimeOriginal) ontbreekt. Vooral relevant bij School matchen met QR-code.
• QR_MISSING / QR_UNREADABLE / QR_TIMESTAMP_MISSING — de QR-code ontbreekt of is onleesbaar. Vul handmatig Datum/Tijd/Sessie in en upload opnieuw.
• NO_MATCH_FOUND — geen passende sessie gevonden voor deze QR-code en datum.
• LOGIN_DUPLICATE — deze loginnaam bestaat al voor een andere klas of school. Hernoem het bestand zodat de afgeleide login uniek wordt. Bij een school- of klas-zip krijgt u de complete lijst in één tabel; zie Botsende inlognamen: alles in één tabel hierboven.
• UNSUPPORTED_FILE_TYPE — u hebt losse foto’s geüpload, maar geen enkel bestand is een .jpg, .jpeg of .png. De melding noemt de eerste vijf bestandsnamen. Sla de foto’s op als JPG of PNG en upload opnieuw.
• DB_BUSY — de database is te druk. Probeer het over enkele minuten opnieuw.
• SERVER_STORAGE_ERROR / SERVER_ERROR — de server kon het bestand niet opslaan of een onverwachte fout. Onze techniek wordt automatisch geïnformeerd.

Niet elke melding heeft een code. Deze teksten kunt u ook los tegenkomen, zonder regel Foutcode: “Klas kon niet gemaakt worden.”, “School kon niet gemaakt worden.” en “De zip heeft geen klassen.” Ze betekenen hetzelfde als de codes hierboven; meld in dat geval de letterlijke tekst en het tijdstip.

Gedeeltelijk geslaagde upload #

Mislukken een paar foto’s binnen een verder geslaagde upload? Dan ziet u de melding:

> Geüpload in 0:00: X gelukt, Y mislukt. Mislukt: bestand1.jpg (reden), bestand2.jpg (reden) en nog Z.

In die melding rechtsonder staan de eerste drie mislukte bestanden, met daarachter hoeveel er nog volgen. De volledige lijst staat in het uploadpaneel zelf.

De redenen zijn onder andere:

• not_readable — kon niet gelezen worden
• out_of_memory — te groot voor verwerking
• permission_denied — geen toegang tot bestand
• image_processing_failed — kon niet verwerkt worden
• qr_resize_failed — QR-code niet leesbaar
• unsupported_type — bestandstype niet ondersteund, gebruik .jpg, .jpeg of .png (alleen bij het uploaden van losse foto’s)

Bij een scan-app-upload komen daar nog hele zinnen bij in plaats van zulke korte redenen, bijvoorbeeld “klas «1A» niet gevonden onder deze school” of “geen leerling gevonden (mapnaam of student_id in bestandsnaam niet herkend)”.

De geslaagde foto’s blijven gewoon staan; u kunt de mislukte foto’s apart opnieuw aanleveren via Losse foto’s toevoegen.

Hulp nodig? #

Heeft u een fout die hier niet beschreven staat, of werkt iets niet zoals u verwacht? Stuur dan een schermafbeelding van de melding mee aan support. Vermeld de foutcode (ZIP_CORRUPTED, EXIF_DATETIME_MISSING, etc.) — dan kunnen we direct in de logs kijken.

Zie ook #

• Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes
• School of hoofdalbum uploaden (zip)
• Klas of subalbum uploaden (zip)
• School matchen met QR-code
• School of album uploaden met tags en sterren
• Losse foto’s toevoegen aan een album
• Foto’s importeren vanuit cloud of NAS
• Excel uploaden — leerlinggegevens en app-lijsten