Foto-gegevens en leerling-info bewerken #

Klikt u in de klassieke weergave van een album op het oranje potlood rechtsboven op een foto-kaartje, of in de nieuwe weergave (standaard sinds 12 oktober 2026) in het detailpaneel op Gegevens wijzigen, dan opent de dialoog Bewerken foto. Hier koppelt u de leerlinggegevens aan die foto, verplaatst u hem naar een andere klas of album, en vindt u het wachtwoord van de ouder terug.

Voorwaarden #

• De Albums-module is er voor een bedrijfs-account en voor medewerkers. Een fotograaf-account komt hier niet: het menu-item ontbreekt en het adres rechtstreeks openen zet u zonder melding terug op het Dashboard. Zie Albums — rollen en site-types.
• Het potlood staat alleen op de hoofdfoto. Kind-foto’s (varianten onder een hoofdfoto) hebben alleen een prullenbakje; hun gegevens volgen die van de hoofdfoto. Wilt u een kind-foto tóch apart bewerken, maak hem dan eerst hoofdfoto: klik er met de rechtermuisknop op. Zie Foto’s groeperen, losmaken en verwijderen.
• Welke velden u ziet, hangt af van het site-type en van het soort foto. Bij een groepsfoto ziet u alleen Inlog, Bestandsnaam en de twee keuzelijsten — alle naam- en e-mailvelden horen bij een portretfoto. Het blok met wachtwoord en inloglink en de regel Datum toegevoegd onderaan staan er altijd.
• Er is nóg een manier waarop deze dialoog opengaat: sleept u een foto uit een groep, dan verschijnt het venster Foto losgekoppeld met de knop Gegevens wijzigen, die precies deze dialoog opent. Let op: het wachtwoordblok is dan leeg en de link Login werkt niet. Sluit de dialoog en open hem opnieuw met het potlood als u het wachtwoord nodig heeft.

Wachtwoord van een leerling opzoeken #

Een veelvoorkomende vraag van ouders: “Ik heb mijn inlogcode wel, maar het wachtwoord niet meer.” Het wachtwoord staat nooit in een lijst, omdat het per foto wordt gegenereerd — u haalt het op via de bewerk-dialoog van die foto.

1. Ga naar Afbeeldingen in het hoofdmenu.
2. Vink onder de zoekbalk Zoeken naar foto aan. Het systeem zoekt nu over alle scholen heen op inlognaam of bestandsnaam in plaats van op albumnaam. Op leerlingnaam of e-mailadres zoekt het niet.
3. Typ de inlogcode (of een stukje van de bestandsnaam) in de zoekbalk en druk op Enter.
4. Klik in de resultatenlijst door naar de foto.
5. Klik op het potlood om de dialoog te openen.
6. Onderaan de dialoog staat de regel Wachtwoord: …, met daaronder de link Login en de knop Copy login link waarmee u de directe inloglink naar het klembord kopieert. U krijgt dan “De inloglink is gekopieerd.”; lukt kopiëren niet, dan leest u hoe u de link via Login uit de adresbalk haalt.

Weet u al uit welke klas de leerling komt? Dan hoeft u Zoeken naar foto niet aan te vinken — open dan gewoon de school en de klas.

Het blok met wachtwoord en inloglink verschijnt niet als er nog geen inloglink voor deze foto is aangemaakt.

In plaats van het wachtwoord telefonisch door te geven kunt u ook het inlogkaartje opnieuw laten mailen — zie Inlogkaartje mailen hieronder.

De velden #

Bovenin de dialoog staat de titel Bewerken foto, met daaronder in grote letters de huidige inlognaam van de foto.

| Veld | Betekenis |

|—|—|

| Inlog | De gebruikersnaam waarmee de ouder inlogt op de webshop. Deze wordt normaal uit de bestandsnaam afgeleid. Hier wordt niet gecontroleerd of die inlognaam al bij een andere foto in gebruik is — bij het uploaden gebeurt dat wel. Geeft u twee foto’s dezelfde inlog, dan is niet te voorspellen welke de ouder bij het inloggen te zien krijgt. |

| Naam kind | De roepnaam zoals die op het inlogkaartje en in de webshop verschijnt. |

| Status | Keuzelijst met Selecteer uw keuze, Ziek, Anders en Afgemeld. Wat u hier kiest verschijnt in rode letters onder het foto-kaartje in het grid — maar alleen bij een foto zonder opnametijd. Heeft de foto wel een opnametijd, dan staat díe er en ziet u de status niet terug. |

| Student id | Het leerlingnummer. Wordt ook gebruikt als tweede zoeksleutel bij de Excel-import van inloggegevens. |

| Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam | Samen vormen ze de naam op het kaartje in het grid; langere namen worden na 26 tekens afgekapt. Is de voornaam leeg, dan valt het kaartje terug op de Naam kind, en anders op de inlognaam. De achternaam bepaalt ook de volgorde waarin het album gesorteerd wordt; wijzigt u hem, dan verspringt het kaartje in het raster. |

| E-mail | Het adres van de ouder. Hierheen gaan het inlogkaartje en de bestelmails. |

| Extra e-mail | Een tweede adres, bijvoorbeeld voor de andere ouder. |

| Bestandsnaam | De naam van het fotobestand. Dit veld is aanpasbaar — zie de waarschuwing hieronder. |

| Klas | Keuzelijst om de foto naar een andere klas te verplaatsen. Achter het label staat de klas waar de foto nu in zit. |

| Album | Keuzelijst met de onderliggende mappen van de gekozen klas. Onderstrepingstekens in albumnamen worden als spatie getoond. |

| Mail inlogkaartje | Vinkje; zie hieronder. Daaronder staat, als hij bekend is, de datum van de vorige mailing. |

Onderaan staat nog de regel Datum toegevoegd, met de datum waarop de foto in het systeem kwam.

Sinds 20 september 2026 hebben nog maar twee velden een sterretje: Inlog en Bestandsnaam. Die twee zijn ook echt verplicht — maakt u er een leeg en klikt u op Save, dan wijst de browser u erop en gebeurt er verder niets. De sterretjes bij Naam kind, Student id, Voornaam, Tussenvoegsel, Achternaam en E-mail zijn weggehaald: die velden mogen leeg blijven en worden dan ook gewoon leeg opgeslagen.

Dat betekent meteen dat u de melding “Het bestand kon geen nieuwe naam krijgen.” niet meer tegenkomt door een leeggemaakte bestandsnaam — u komt niet meer zo ver.

Het vinkje Mail inlogkaartje staat altijd uit als u de dialoog opent, ook als er eerder wél een kaartje gemaild is. Het scherm haalt die stand niet op. Het is dus geen geheugensteun; gebruik er alleen de datum eronder voor.

Is de keuzelijst Klas leeg? Dan staat de school waar deze foto onder valt op afgeschermd. Haal die afscherming bij de school weg als u de foto wilt kunnen verplaatsen.

Wat u hier niet vindt: het wachtwoord is niet te wijzigen, en er is geen vinkje om de foto af te schermen.

Wat u ziet, hangt af van uw site-type #

• Op een beroepsfotografie-site ontbreken de keuzelijsten Klas en Album, en ook Naam kind, Status en Student id.
• Het vinkje Mail inlogkaartje staat er alleen op een schoolfotografie-site, en alleen bij een portretfoto.

Een foto naar een andere klas of album verplaatsen #

1. Kies bij Klas de nieuwe klas.
2. De keuzelijst Album wordt daarop leeggemaakt en gevuld met de albums van die klas. Heeft de nieuwe klas een album met precies dezelfde naam als het album waar de foto in zat (bijvoorbeeld allebei Portretfoto’s), dan wordt dat album automatisch voor u gekozen.
3. Anders kiest u zelf een album.
4. Klik op Save.

Waarom is Save grijs? Dat gebeurt in precies één geval: u heeft een andere klas gekozen en er is nog geen album geselecteerd. Kies een album en de knop wordt weer actief. De optie Selecteer uw keuze telt niet als keuze — die aanklikken doet niets.

De keuze bij Klas wordt zelf niet opgeslagen. Alleen het gekozen album verhuist de foto. Kiest u een andere klas maar blijft het album hetzelfde, dan verandert er niets.

Wat er achter de schermen gebeurt: bij het opslaan wordt het fotobestand — inclusief de miniatuur en alle kind-foto’s — daadwerkelijk naar de map van het nieuwe album verplaatst. Stond daar al een bestand met dezelfde naam, dan wordt dat eerst verwijderd en daarna vervangen; die oude foto is dan weg. Het bestand op volle resolutie, dat voor het afdrukken gebruikt wordt, verhuist niet mee.

Het soort foto wordt bij elke opslag opnieuw bepaald #

Dit is de belangrijkste valkuil van deze dialoog, en hij geldt ook als u niets verplaatst: bij elke keer opslaan kijkt het systeem naar de naam van de map waar de foto in zit en bepaalt daaruit of het een groepsfoto of een portretfoto is. Heet de map Groepsfoto’s (of een herkende variant daarop), dan wordt het een groepsfoto; in alle andere gevallen wordt het een portretfoto.

Gevolg: staat een groepsfoto in een map met een eigen naam die het systeem niet als groepsmap herkent, dan wordt hij bij de eerste keer opslaan stilzwijgend een portretfoto — ook als u alleen een e-mailadres kwam corrigeren. Houd groepsfoto’s dus in een map die Groepsfoto’s heet, en verplaats een portretfoto niet “even” naar een groepsmap.

Een foto die al besteld is, verplaatst u beter niet #

Een bestelling onthoudt bij welk album en onder welke bestandsnaam de foto stond toen hij besteld werd. Verplaatst of hernoemt u die foto daarna, dan is het beeld bij die bestelling niet meer op te halen. Wilt u zeker weten dat een lopende bestelling goed blijft gaan, wacht dan tot hij afgerond is.

De webshop loopt een paar minuten achter #

Een wijziging in deze dialoog is niet meteen in de webshop te zien: de foto-gegevens worden tot tien minuten bewaard. Ziet een ouder nog de oude naam of de oude foto, laat hem dan even wachten en opnieuw verversen.

Bestandsnaam wijzigen #

Past u Bestandsnaam aan en slaat u op, dan wordt het bestand op de server hernoemd. Twee dingen om te weten:

• Een bestandsnaam mag geen schuine strepen bevatten. Doet u dat toch, dan krijgt u de melding “Ongeldige bestandsnaam.” en wordt er niets opgeslagen.
• De inlognaam is ooit uit de bestandsnaam afgeleid, maar verandert niet mee als u de bestandsnaam hier aanpast. Wilt u ook de inlognaam wijzigen, doe dat dan in het veld Inlog.

Foto draaien #

Sinds 24 september 2026 staat onderaan de dialoog, onder Datum toegevoegd, het blok Foto draaien: een kleine afbeelding van de foto met de knoppen Linksom en Rechtsom. Elke klik draait de foto een kwart slag.

• Het draaien wordt meteen opgeslagen, los van de knop Save. U hoeft daarna dus niet op Save te klikken, en sluit u de dialoog zonder op te slaan, dan blijft de foto toch gedraaid.
• Het geldt overal: in het CMS, in de webshop en voor de hoge-resolutieversie die voor het afdrukken wordt gebruikt.
• Alleen deze foto draait, niet de andere foto’s van hetzelfde kind.
• Tijdens het draaien draait er een rondje op de knop en zijn beide knoppen grijs. Daarna leest u “De foto is gedraaid.” en ziet u de nieuwe stand meteen in de dialoog, in het foto-grid en in de lightbox, zonder de pagina te verversen.

Klanten die de foto in hun winkelwagen hebben, zien de nieuwe stand. Een uitsnede die ze daar al kozen, draait sinds 24 september 2026 mee.

Zit de foto in een bestelling die nog niet is afgedrukt, dan ziet u sinds 24 september 2026 boven de knoppen een gele waarschuwing, bijvoorbeeld: “Let op: deze foto zit in 2 bestellingen die nog niet zijn afgedrukt (#1234, #1230).” Er staan hooguit vijf bestelnummers bij, de nieuwste eerst; zijn het er meer, dan volgen puntjes. De waarschuwing houdt u niet tegen, maar draait u de foto toch, dan:

• wordt die bestelling afgedrukt met de gedraaide foto;
• draait een uitsnede die de klant in de bestelling koos, niet mee.

Controleer die bestellingen dus na het draaien. Bestellingen die al zijn afgedrukt, tellen niet mee in de waarschuwing. Draai een foto daarom liefst voordat er op besteld wordt.

Gaat het mis, dan leest u een van deze meldingen:

• “Deze foto wordt al gedraaid. Probeer het zo nog eens.” — er loopt al een draaiing van deze foto; wacht even.
• “Het fotobestand is niet gevonden.” — het bestand van de foto staat niet (meer) op de server.
• “Deze foto heeft een ongeldige bestandsnaam en kan niet gedraaid worden.”
• “Het gedraaide bestand kon niet worden opgeslagen.” of “De foto kon niet gedraaid worden.” — probeer het opnieuw; lukt het dan nog niet, meld het.
• “Deze foto is niet gevonden.” — de foto bestaat niet meer, of hoort niet bij uw site.

Inlogkaartje mailen #

Zet u het vinkje Mail inlogkaartje aan en klikt u op Save, dan wordt na het opslaan een inlogkaartje voor deze ene foto aangemaakt en naar het ingevulde e-mailadres gestuurd. U krijgt de melding “Je inlogkaartje wordt gemaild.”

Let op:

• Welk soort kaartje u krijgt — normaal, met meerdere portretten, met de groepsfoto — volgt de keuze die u de laatste keer bij Inlogkaartjes maken en versturen heeft opgeslagen. In deze dialoog is daar geen keuzelijst voor. Heeft u die keuze nooit opgeslagen, dan wordt het een kaartje van het type Meerdere portretten — niet het gewone kaartje.
• De tekst van het kaartje komt van de school: staat er bij de school een inlogkaartje-tekst, dan wint die van die van het album én van de site-instelling. De achtergrond komt altijd uit de standaard-achtergrond in de site-instellingen, niet uit het album. De letterkleur is altijd zwart, de lettergrootte ligt vast en er staat altijd een QR-code op — ongeacht wat u bij Standaard inlogkaartje-instellingen heeft ingesteld. Wilt u een kaartje in uw eigen opmaak, maak het dan via de knop Inlogkaartjes maken op de school- of klasrij; zie Inlogkaartjes maken en versturen.
• Het werkt alleen op een hoofdfoto. Bij een kind-foto komt er geen kaartje uit, zonder dat u dat te zien krijgt.
• Gaat het mailen mis, dan ziet u alleen “Er is iets fout gegaan” — zonder reden erbij. De drie oorzaken die u zelf kunt nagaan: het e-mailsjabloon van het type inlogkaartjes ontbreekt (zie E-mailsjablonen — overzicht), het lettertype Arial ontbreekt bij uw site, of er is geen hoofdfoto gevonden.
• Sinds 24 september 2026 wordt het kaartje pas aangemaakt nadat het opslaan gelukt is. Wijzigt u in dezelfde handeling de naam of het e-mailadres, dan gaan de nieuwe gegevens dus mee. Mislukt het opslaan, dan wordt er geen kaartje gemaild.
• Mislukt alleen het mailen, dan sluit de dialoog toch; uw wijzigingen zijn dan wel opgeslagen.

Opslaan #

De knop heet Save. Tijdens het opslaan is hij grijs, zodat u niet per ongeluk twee keer opslaat (en er ook geen tweede inlogkaartje de deur uit gaat). Na het opslaan sluit de dialoog en wordt het foto-grid opnieuw opgehaald, zodat u de nieuwe naam en positie direct ziet. U krijgt de melding “De gegevens zijn opgeslagen!”

Mislukt het opslaan, dan blijft de dialoog sinds 24 september 2026 open met een rode melding erboven. Wat u invulde, staat er dan nog; pas het aan of probeer het opnieuw.

Ook goed om te weten: gaat er iets mis waar het systeem geen eigen tekst voor heeft, dan leest u alleen Internal server error. Dat zegt niets over wat u heeft ingevuld — meld het in dat geval.

Zie ook #

• Foto’s bekijken in een album — het grid waar deze dialoog vandaan komt.
• Meerdere foto’s tegelijk aanpassen
• Zoeken in Albums — inclusief het vinkje Zoeken naar foto.
• Excel uploaden — leerlinggegevens en app-lijsten — dezelfde gegevens, maar dan voor een hele school tegelijk.