E-mailsjabloon bewerken #

Klikt u in het overzicht Emails op een mail, dan opent het bewerkscherm. Sinds 25 september 2026 is dit scherm helemaal vernieuwd: met opmaak in de tekst, bijlagen, een voorbeeld, een testmail en — bij de klantmails — de kassakoopjes.

Bovenin staat de naam van de mail, bijvoorbeeld Bestelbevestiging, met daaronder Alles is opgeslagen of Wijzigingen nog niet opgeslagen. De pijl linksboven brengt u terug naar de lijst; het vraagtekentje ernaast opent E-mailsjablonen — overzicht. Rechtsboven staat Opslaan.

Voorwaarden #

• Het overzicht vindt u in het menu onder CRM → Webshopmails (tot 8 oktober 2026: het losse menu-item Emails). Dat menu-item ziet u met een bedrijfs-account.
• Sjablonen horen bij één site. Wat u hier wijzigt geldt alleen voor de site waarop u werkt. Een mail van een andere site kunt u niet openen; u leest dan “Je mag de mails van deze site niet bekijken of wijzigen.”
• U kunt bestaande sjablonen aanpassen, maar er zelf geen nieuwe aanmaken en geen verwijderen. Mist u een sjabloon, neem dan contact op met support.

Wanneer gaat deze mail? #

Bovenaan het formulier staat een blauw vlak met in één of twee zinnen wanneer deze mail uitgaat. Bij de bestelbevestiging staat er bovendien bij dat het afzenderadres ook voor andere mails wordt gebruikt.

Eén uitzondering: bij Inlogkaartje per mail klopt die uitleg niet. Die mail is de bundel inlogkaartjes naar uzelf; de tekst voor de ouder staat in een andere mail. Zie E-mailsjablonen — overzicht.

Afzender #

• Naam afzender — de naam die de ontvanger in zijn mailbox ziet, bijvoorbeeld de naam van uw studio. Mag leeg blijven; de ontvanger ziet dan alleen het e-mailadres.
• Afzenderadres (verplicht) — het adres waarmee de mail verstuurd wordt. Antwoordt de klant, dan komt dat hier binnen. Gebruik een adres dat uw mailserver mag versturen, anders belandt de mail in de spam.

– Bij Contactformulier heet dit veld Berichten komen binnen op: dat is uw eigen adres, en het staat ook onderaan de webshop.

– Bij Koppenkaart, Download voor de school, Pakbon en Inlogkaartje per mail heet het veld wel Afzenderadres, maar is het in werkelijkheid het adres waar u de koppenkaart, de download, de pakbon of de bundel inlogkaartjes ontvangt.

• Kopie naar (BCC, optioneel) — één adres dat van elke mail een onzichtbare kopie krijgt, bijvoorbeeld uzelf. Meerdere adressen kunnen niet meer. Bij Contactformulier staat dit veld er niet. Bij Wachtwoord vergeten wordt het genegeerd.

Sinds 25 september 2026 worden beide adressen gecontroleerd. Is een adres geen geldig e-mailadres, dan wordt het veld rood met Vul een geldig e-mailadres in. of Vul één geldig e-mailadres in, of laat het leeg.

Inhoud #

• Onderwerp (verplicht) — de onderwerpregel in de inbox. Leeg geeft Een mail moet een onderwerp hebben. Bij Boekingen wordt het onderwerp genegeerd; dat komt uit de titel van de boekingsdag.
• Tekst — alleen bij mails met een eigen tekst. Zie hieronder.

Bij mails met een vaste tekst — Welkom na registratie, Wachtwoord vergeten, Contactformulier, Koppenkaart, Download voor de school, Planning en Boekingen — staat er in plaats van de editor: De tekst van deze mail staat vast. Hier past u de afzender en het onderwerp aan. Deze mails hebben in de lijst het label Vaste tekst, en er is geen voorbeeld en geen testmail.

De teksteditor #

De tekst typt u in een editor met een opmaakbalk:

• vet, schuin en onderstreept;
• een tekstkleur uit zeven vaste kleuren die goed leesbaar zijn op wit (bijna zwart, grijs, rood, oranje, groen, blauw en paars);
• twee kopgroottes naast gewone tekst;
• een lijstje met bolletjes of met nummers;
• links uitlijnen of centreren;
• een link toevoegen of weghalen: het adres typt u in het veldje dat onder de balk verschijnt en u bevestigt met Toepassen. Alleen webadressen, mailto: en tel: worden een link. Een webadres zonder https:// ervoor (zoals www.uwstudio.nl) krijgt dat er vanzelf voor; bij een ander adres leest u “Alleen http(s)-, mailto- of tel-adressen.”;
• ongedaan maken en opnieuw.

De knoppen zijn pictogrammen; houdt u de muis erboven, dan ziet u wat ze doen (Vet, Cursief, Onderstrepen, Tekstkleur, Opsomming, Genummerde lijst, Links uitlijnen, Centreren, Link, Ongedaan maken, Opnieuw). De kopgrootte kiest u in het keuzelijstje met Normaal, Kop 2 en Kop 3. In het kleurenpalet zet Geen de tekst terug op de standaardkleur.

Plakt u tekst uit Word of een webpagina, dan blijft alleen de opmaak over die ook in de mail mag; de rest haalt het systeem er bij het opslaan en bij het versturen af. Wat er dan overblijft ziet u in het voorbeeld.

Oude sjablonen zonder opmaak worden bij het openen per regel een alinea. Zolang u niets aan de tekst verandert, blijft de oude tekst onveranderd bewaard.

De tekst mag maximaal 20.000 tekens lang zijn; daarboven leest u “De tekst is te lang. Maak hem korter dan 20000 tekens.”

Onder de editor staat: De aanhef (“Beste …”) en de gegevens die bij de mail horen, zoals de bestelling of de knop, zet het systeem er zelf bij. Begin uw tekst dus niet met een aanhef.

Variabelen #

Bij Album gaat bijna offline staan boven de editor knopjes voor {album}, {datum} en {dagen}. Klik erop en de variabele komt op de plek van de cursor; in de mail staat dan de echte waarde.

De mail met één inlogkaartje aan de ouder kent {{school}}, {{naam}} en {{klas}}, in het onderwerp én in de tekst. Het scherm toont voor die mail geen knopjes — typ ze zelf. Zie Variabelen in de inlogkaartje-mail. Bij Inlogkaartje per mail staan die knopjes er juist wél, maar daar doen ze niets: de tekst van die mail wordt niet verstuurd.

In alle andere mails werken variabelen niet. Typt u daar {{naam}}, dan staat dat er letterlijk zo in de verstuurde mail — ook al vullen het voorbeeld en de testmail er een voorbeeldnaam in.

De mailsjablonen van de planning zijn iets anders en hebben hun eigen, veel langere lijst variabelen; die maakt u op een ander scherm.

Naam in uw lijst #

Onder de tekst staat Naam in uw lijst (optioneel): Alleen voor uzelf. De klant ziet dit niet. In de nieuwe lijst ziet u deze naam alleen terug bij mails die het scherm niet kent; de zoekfunctie zoekt er wel in.

Kassakoopjes #

Bij de klantmails staat het blok Kassakoopjes met de schakelaar Kassakoopjes onderaan deze mail laten zien. Dat kan bij alle bestelmails (behalve de pakbon), de drie herinneringen, Inlogcode doorsturen en Welkom na registratie. Standaard staat de schakelaar uit. De keuze wordt bewaard met Opslaan.

Staat hij aan, dan komen onder de tekst maximaal vier producten uit uw categorie met kassakoopjes, met foto, prijs en eventuele actieprijs, en een knop naar de webshop. Pakketten worden overgeslagen. Wijzigt u uw kassakoopjes, dan staan de nieuwe vanzelf in de volgende mails; reken op maximaal tien minuten voordat een wijziging in de mail zit.

Heeft u geen categorie met kassakoopjes, of staan daar geen producten in, dan ziet u de melding Er zijn nu geen kassakoopjes om te laten zien. Het blok blijft dan uit de mail weg, ook als de schakelaar aan staat. Welke categorie de kassakoopjes zijn, stelt u in bij Categorieën beheren en sorteren.

In de lijst krijgt een mail met de schakelaar aan het label Met kassakoopjes.

Bijlagen #

Bij de meeste klantmails staat het blok Bijlagen: bestanden die met elke mail van dit soort meegaan, bijvoorbeeld uw prijslijst of voorwaarden. Niet bij Pakbon, Wachtwoord vergeten en de mails met een vaste tekst onder Overige mails.

• Klik Bestand toevoegen en kies een of meer bestanden.
• Toegestaan: PDF, JPG, PNG, Word (.docx) en Excel (.xlsx).
• Maximaal 5 MB per bestand, 5 bestanden per mail en samen 10 MB. Onder de lijst staat hoeveel u al gebruikt, bijvoorbeeld Samen 1,2 MB van 10 MB.
• Toevoegen en weghalen wordt meteen bewaard, los van de knop Opslaan. Na toevoegen staat er “… gaat nu mee met elke mail.”, na weghalen (prullenbakje) “… gaat niet meer mee.”
• De klant ziet de bestandsnaam zoals u hem uploadde, zonder vreemde tekens.

Wat er mis kan gaan:

• Dit soort bestand kan niet mee. Kies een PDF, JPG, PNG, Word- (.docx) of Excel-bestand (.xlsx).
• Dit bestand is … Eén bijlage mag maximaal 5 MB zijn.
• Een mail kan maximaal 5 bijlagen hebben. Haal er eerst een weg.
• Samen worden de bijlagen dan … Dat mag maximaal 10 MB zijn, anders komt de mail niet aan.
• Dit bestand is geen echt .pdf-bestand. Sla het opnieuw op en probeer het nog eens. — de extensie klopt niet met de inhoud, bijvoorbeeld een hernoemd bestand.
• Dit bestand is leeg.

Kiest u meerdere bestanden tegelijk en keurt het systeem er één af, dan stopt het daar; de bestanden daarvóór zijn al toegevoegd.

Wordt een mail met de bijlagen te groot — bijvoorbeeld naast een grote factuur — dan gaat hij toch uit, maar zonder de bijlagen die niet meer passen. U krijgt daar geen melding van.

Voorbeeld #

Bij mails met een eigen tekst staat rechts (op een smal scherm eronder) het Voorbeeld. Het ververst zodra u even stopt met typen en toont:

• het onderwerp;
• een voorbeeldaanhef, Beste Sanne de Vries,;
• uw tekst zoals hij na het opschonen echt in de mail komt, met voorbeeldwaarden voor de variabelen;
• de kassakoopjes, als de schakelaar aan staat.

Namen en datums zijn voorbeelden. De kleuren en het logo van uw webshop ziet u in de testmail. Lukt het voorbeeld even niet, dan staat er Het voorbeeld is nu niet beschikbaar. Stuur een testmail om te zien hoe het eruitziet.

Testmail sturen #

Onder het voorbeeld staat Testmail sturen. Die mail gebruikt de tekst zoals hij nu op het scherm staat, ook als u nog niet heeft opgeslagen, met uw bijlagen en — als de schakelaar aan staat — de kassakoopjes.

• Vul bij Naar een adres in, of laat het leeg: dan gaat de testmail naar het adres waarmee u inlogt.
• Klik Versturen. Daarna staat er De testmail is verstuurd naar … Niet binnen? Kijk ook in de map met ongewenste mail.
• Het onderwerp begint met [Test]. De mail komt van het afzenderadres en de afzendernaam zoals ze opgeslagen zijn; een nieuw adres dat u nog niet heeft opgeslagen, telt nog niet mee.
• De testmail toont uw tekst in de kleuren en met het logo van uw webshop, maar zonder de gegevens die het systeem er in het echt bij zet, zoals de bestelling of de downloadknop.
• U kunt vijf testmails per tien minuten sturen. Daarna leest u “Je hebt net al een paar testmails gestuurd. Probeer het over een paar minuten opnieuw.”
• Lukt het versturen niet, dan staat er “De testmail kon niet worden verstuurd. Controleer het afzenderadres en probeer het opnieuw.”

Bij de mails met een vaste tekst is er geen testmail; daar test u nog door de gebeurtenis zelf uit te lokken.

Opslaan #

• Opslaan is grijs zolang er niets gewijzigd is (bovenin staat dan Alles is opgeslagen) en terwijl er wordt opgeslagen.
• Klikt u op Opslaan terwijl een veld niet klopt, dan worden de foute velden rood en staat onderaan Nog niet opgeslagen: controleer de rode velden.
• Is het gelukt, dan verschijnt de melding De mail is opgeslagen. en blijft u op de pagina. Het opschrift wordt weer Alles is opgeslagen.
• Gaat het mis bij de server, dan staat de reden onderaan het formulier en blijft uw tekst staan. Probeer het opnieuw; is uw sessie verlopen, log dan eerst opnieuw in.

Naam afzender, onderwerp en uw eigen naam voor de mail mogen maximaal 255 tekens zijn.

Wilt u de pagina verlaten met wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen, dan vraagt het scherm eerst: Je hebt niet-opgeslagen wijzigingen. Weet je zeker dat je deze pagina wilt verlaten?

Een opgeslagen wijziging geldt voor alles wat er vanaf dat moment verstuurd wordt. Mails die al verstuurd zijn veranderen niet meer.

Wat is er weg? #

• De schakelaar Van/Naar fotograaf is verdwenen. Hij werd wel bewaard, maar deed bij het versturen niets.
• Het veld heet niet meer Email maar Afzenderadres, en Naam heet nu Naam in uw lijst en is niet meer verplicht.

Zie ook #

• E-mailsjablonen — overzicht
• Variabelen in de inlogkaartje-mail
• Categorieën beheren en sorteren