Nieuwsbrief en mailings versturen #
Met Nieuwsbrief en mailings stuurt u zelf een mail naar een groep mensen. Dat kan op twee manieren:
- een nieuwsbrief aan klanten: ouders en andere kopers die zich voor uw nieuwsbrief hebben aangemeld;
- een mailing aan scholen: uw opdrachtgevers en scholen die nog geen klant zijn (prospects).
U kiest wie de mail krijgt, schrijft de tekst en verstuurt hem meteen, op een moment dat u kiest of elk jaar opnieuw.
Voorwaarden #
- U vindt Nieuwsbrief en mailings en Prospects in het menu onder CRM, met een bedrijfs-account. Medewerkers zien ze niet.
- Op een beroepsfotografie-site staan sinds 14 oktober 2026 alleen de nieuwsbrief aan klanten: Prospects en de knop voor een mailing aan scholen zijn daar weg.
- Heeft uw site geen webshop, dan staan ze niet in het menu.
- Uw mail Bestelbevestiging bij E-mails moet een afzenderadres hebben. Anders leest u Je webshop heeft nog geen afzender voor e-mail. Stel eerst de bestelmail in bij E-mails.
Het overzicht #
Bovenaan staan vier blokken: hoeveel klanten zijn aangemeld voor de nieuwsbrief, hoeveel verstuurde nieuwsbrieven er zijn en hoe vaak de laatste is geopend en geklikt. Met de knoppen Nieuwsbrief aan klanten en Mailing aan scholen begint u een nieuwe mailing; Prospects brengt u naar uw prospectlijst.
De tabel toont al uw mailings met de status: Concept, Gepland, Herhaalt jaarlijks, Wordt verstuurd of Verstuurd. Per regel kunt u:
- de mailing openen met het potlood (of het oog bij een verstuurde mailing);
- Kopiëren — een nieuwe mailing maken met dezelfde inhoud;
- Verwijderen — alleen bij een concept, een geplande of een jaarlijkse mailing.
Een paperclip betekent dat er een bijlage bij zit. Is een geplande mailing niet verstuurd, dan staat de reden in rood onder de naam, bijvoorbeeld Niet verstuurd: op het geplande moment was er niemand die aan de filters voldeed.
Geopend is een ondergrens: veel mailprogramma’s laden geen afbeeldingen. Geklikt telt wie op de knop in de mail drukte en is het betrouwbaarste cijfer.
Stap 1: Ontvangers #
Kies eerst Klanten of Scholen en opdrachtgevers. Rechts ziet u steeds hoeveel adressen de mailing krijgt.
Klanten. Alleen klanten die zich voor uw nieuwsbrief hebben aangemeld, krijgen hem. Zonder filters zijn dat ze allemaal. U kunt de groep kleiner maken met:
- Album of school — alleen wie in een van deze albums heeft besteld;
- Besteld in een periode — met Vanaf en Tot en met;
- Lang niet besteld — de laatste bestelling is langer dan 3 tot 24 maanden geleden;
- Vaste klanten — in totaal minstens een bedrag besteed.
Scholen en opdrachtgevers. Zet een of beide groepen aan:
- Bestaande opdrachtgevers — de scholen en opvangen bij Opdrachtgevers. Kies onder Naar wie per opdrachtgever? de hoofdcontactpersoon, alle contactpersonen of contactpersonen met een bepaalde rol. Een deel van de rol is genoeg: directeur vindt ook adjunct-directeur. Onder Welke opdrachtgevers kiest u alle, of alleen wie dit schooljaar wel of nog niet geboekt heeft. Het schooljaar loopt van 1 augustus tot en met 31 juli.
- Prospects — de scholen op uw prospectlijst. Een prospect die inmiddels opdrachtgever is, wordt overgeslagen.
Eén mailing gaat naar maximaal 5.000 adressen. De lijst wordt pas definitief bepaald op het moment van versturen.
Stap 2: Inhoud #
Rechts ziet u een voorbeeld van de mail in de kleuren van uw webshop.
- Onderwerp — met + voornaam invoegen zet u de voornaam in het onderwerp. Het veld Voorvertoning in de inbox is de grijze regel die veel mailprogramma’s naast het onderwerp tonen.
- Afbeelding bovenaan — optioneel, JPG, PNG, GIF of WebP tot 8 MB.
- Tekst — met dezelfde opmaakbalk als bij de e-mailsjablonen (zie E-mailsjabloon bewerken). Gebruik {{voornaam}} voor de voornaam. Bij een klant zonder voornaam wordt dat klant. Bij een mailing aan scholen is het de voornaam van de contactpersoon of anders de naam van de school, en zet {{school}} de naam van de school neer.
- Bijlage — optioneel een pdf tot 5 MB, bijvoorbeeld uw brochure. Kies of die meegaat als downloadlink in de mail (aanbevolen, komt minder vaak in de spam) of als bijlage aan de mail.
- Kortingscode — alleen bij een nieuwsbrief aan klanten. U kunt alleen een code kiezen die meerdere keren te gebruiken is; een eenmalige code of een cadeaubon kan niet.
- Knop — de tekst op de knop en eventueel een link. Laat u de link leeg, dan gaat de knop naar uw webshop.
Stap 3: Versturen #
Onder Controleer je mailing ziet u alles nog een keer op een rij. Met Testmail sturen krijgt u de mail precies zoals uw ontvangers, met [Test] in het onderwerp. Laat u het adres leeg, dan gaat hij naar uw eigen adres.
Kies daarna onder Wanneer versturen?:
- Nu versturen — binnen een paar minuten;
- Eén keer inplannen — kies een datum en tijd, tot een jaar vooruit;
- Elk jaar herhalen op vaste data — zie hieronder.
Na de laatste knop vraagt het systeem nog om een bevestiging. Verstuurde mails kunt u niet terughalen. Is er niemand die de mailing zou krijgen, dan is de knop grijs (behalve bij jaarlijks herhalen).
Een geplande mailing kunt u nog wijzigen; opgeslagen wijzigingen gaan mee. Met Inplanning intrekken wordt het weer een concept.
Na elke stap wordt de mailing als concept opgeslagen. U kunt ook tussendoor op Opslaan als concept klikken.
Elk jaar herhalen #
Kies een of meer data (maximaal twaalf) met Dag en Maand, voeg er een toe met Datum toevoegen en kies de Tijd. Wilt u de tekst eerst bijwerken, zet dan Stuur me een week vooraf een herinnering aan.
Elke keer wordt de lijst opnieuw bepaald: nieuwe prospects gaan mee, en wie inmiddels klant is of zich heeft afgemeld valt eruit. Elke keer dat de mailing uitgaat, staat die als eigen regel in het overzicht met jaarlijkse herhaling erbij. Met Herhaling stoppen wordt de mailing weer een concept; de keren die al verstuurd zijn, blijven staan.
Na het versturen #
Open een verstuurde mailing en u ziet hoeveel mails er verstuurd zijn, hoeveel procent is geopend en hoeveel op de knop heeft geklikt. Tijdens het versturen ziet u een voortgangsbalk. Met Kopiëren als nieuwe mailing gebruikt u de inhoud opnieuw.
Prospects #
Bij CRM → Prospects houdt u de scholen bij die nog geen klant zijn.
- Lijst importeren — sla uw lijst in Excel of Google Sheets op als CSV en klik op CSV kiezen. Herkende kolommen zijn School, E-mail, Contactpersoon en Plaats; zonder kopregel worden ze in die volgorde gelezen. U ziet eerst de eerste regels en klikt dan op … importeren. Een adres dat al op de lijst staat, wordt bijgewerkt.
- Eén school toevoegen — vul minstens het E-mailadres in en klik op Toevoegen.
- Verwijderen — vink prospects aan en klik op Verwijderen.
In de kolom Status ziet u Al opdrachtgever of Afgemeld. Die krijgen geen mailing. Per import worden maximaal 5.000 regels verwerkt.
Goed om te weten bij het importeren:
- De scheiding tussen de kolommen mag een puntkomma, een komma of een tab zijn; dat wordt uit de eerste regel afgeleid.
- Een kopregel wordt herkend zodra er een kolom voor het e-mailadres in staat, bijvoorbeeld E-mail, Mail of E-mailadres. Voor de school werken ook Schoolnaam, Organisatie en Opvang, voor de contactpersoon ook Naam of T.a.v., en voor de plaats ook Woonplaats of Gemeente. Een kolom Opmerking wordt ook meegenomen, maar niet in de lijst getoond.
- Staat een adres al op de lijst, dan worden alleen de velden bijgewerkt die in uw bestand gevuld zijn; een leeg vak wist niets.
- Na afloop leest u hoeveel prospects er zijn toegevoegd en bijgewerkt, en hoeveel regels zijn overgeslagen omdat het e-mailadres ongeldig was, dubbel in de lijst stond of boven de 5.000 viel.
Al opdrachtgever betekent dat het e-mailadres ook bij een van uw opdrachtgevers staat, als hoofdadres of bij een contactpersoon. Met het zoekveld boven de lijst zoekt u op school, e-mailadres, contactpersoon en plaats. Let op: vinkjes die u vóór het zoeken hebt gezet, blijven staan, ook als die prospects door de zoekopdracht niet meer in beeld zijn. Verwijderen vraagt eerst om een bevestiging met het aantal.
Afmelden #
Iedere mail heeft een afmeldlink. Wie zich afmeldt voor een mailing aan scholen, krijgt nooit meer een mailing van u, ook niet als u het adres opnieuw importeert. Gebruik alleen adressen die u netjes hebt verkregen, zoals het algemene adres van een school van haar website.