School matchen met QR-code #
Met School Matchen hoeft u de foto’s van een fotodag niet zelf per klas te sorteren. U levert de losse foto’s aan samen met een foto van de QR-code die u die dag heeft gemaakt, en het systeem legt de opnametijden van uw camera naast de tijdlijn van de scan-app. Zo komt elke foto bij de juiste leerling terecht.
Voorwaarden #
- U werkt met het bedrijfs-account of als medewerker. Een fotograaf ziet het menu-item Afbeeldingen niet.
- Er moet die dag met de scan-app gewerkt zijn: de match legt uw foto’s naast wat de app heeft vastgelegd. Zonder die tijdlijn is er niets om aan te koppelen.
- Uw camera moet de opnametijd in de foto’s zetten. Vrijwel elke digitale camera doet dat vanzelf.
- De school moet al bestaan. Sinds 14 oktober 2026 kiest u de school zelf in de wizard Foto’s toevoegen (stap Bestemming). Die keuze geldt; de naam van de map in uw zip doet er dan niet meer toe, en twee scholen met dezelfde naam zijn geen probleem meer.
- Matchen staat in de wizard alleen op een schoolfotografie-site.
Het tabblad School Matchen staat op elke site behalve een beroepsfotografie-site, en opent de wizard Foto’s toevoegen met Matchen met de scan-app (op tijdstip) al gekozen. Daar gebruikt u School of hoofdalbum uploaden (zip) of School of album uploaden met tags en sterren.
Welk uploadtabblad kies ik? #
- School / Hoofdalbum Uploaden — u heeft de foto’s zelf al in mappen per klas gezet. Zie School of hoofdalbum uploaden (zip).
- Klas / Subalbum Uploaden — u vult een klas aan die al bestaat. Zie Klas of subalbum uploaden (zip).
- School Matchen — u heeft losse foto’s en een QR-foto, en laat het systeem uitzoeken wat waar hoort.
De zip #
De school/
qr.jpg
Foto_001.jpg
Foto_002.jpgZip de buitenste map. De naam van die map moet precies overeenkomen met de naam van de school zoals die al in het systeem staat.
Zet de foto’s direct in die map, niet in submappen. Alleen bestanden die op .jpg, .jpeg of .png eindigen worden verwerkt, in kleine letters of hoofdletters (sinds 30 september 2026; daarvóór werden .jpeg en een schrijfwijze als .Jpg zonder melding weggelaten). Andere bestandstypen worden zonder melding weggelaten.
Noem de QR-foto qr.jpg #
Dit is de belangrijkste valkuil van dit scherm. Het systeem herkent uw QR-foto weliswaar aan elke naam die met qr begint, maar het haalt hem alleen uit de stapel gewone foto’s als hij letterlijk qr.jpg of qr.JPG heet.
Noemt u hem bijvoorbeeld qr school1.jpg of QR_maandag.jpg, dan wordt die foto óók als leerlingfoto behandeld. U krijgt daar geen melding van: de QR-foto heeft gewoon een opnametijd en komt dus bij een leerling terecht, of in de klas onbekend (zie hieronder).
Doe hetzelfde met een tweede QR-foto: laat er maar één in de zip zitten. Zitten er meerdere in, dan wordt er zonder melding één gekozen en lopen de andere als gewone foto mee.
Datum, tijd en sessie #
Tussen de waarschuwing bovenaan en het sleepvak staat een blok met de toelichting Vul hieronder de datum, tijd en sessie in. Dit is verplicht als de QR-code in de zip niet leesbaar is of ontbreekt — anders worden deze waarden alleen als fallback gebruikt.
Daarin staan onder het kopje Datum en tijd (fallback voor onleesbare QR-code) twee velden die (nog) een Engels label hebben:
- Date — met het formaat
JJJJ-MM-DD. - Time — met uren, minuten en seconden.
Daaronder staat Sessie / stand (fallback voor onleesbare QR-code) met een keuzelijst.
Die keuzelijst is op dit moment leeg, op elke site. Daardoor is de handmatige route in de praktijk niet te gebruiken: u kunt geen sessie kiezen, en zonder sessie wordt de upload geweigerd — ook als u Date en Time wél invult. De foutmeldingen over een ontbrekende of onleesbare QR-code raden u aan de datum, tijd en sessie handmatig in te vullen; dat lukt dus nu niet. Zorg er dus voor dat uw QR-foto leesbaar is — dat is nu de enige werkende weg. Loopt u hier tegenaan, meld het dan.
Nog iets om te weten: is de QR-code wél leesbaar, dan wordt uw handmatig ingevulde tijd genegeerd. De tijd uit de QR-code telt dan. Date en Time tellen alleen als u ze allebei invult.
Uploaden #
- Ga naar Afbeeldingen en klik op het tabblad School Matchen (of op Foto’s toevoegen → Van mijn computer → Matchen met de scan-app (op tijdstip)). Kies bij Bestemming de school, controleer het overzicht en klik op Naar uploaden.
- Vul eventueel Date, Time en de sessie in.
- Sleep uw zip in het vak met de tekst Sleep hier uw zip bestand, of klik erop om te kiezen. Eén bestand tegelijk.
- De upload begint meteen; er is geen verzendknop. U ziet Bestand versturen… X% en daarna Verwerken op de server…
Boven het veld staat de waarschuwing LET OP: BESTANDSNAMEN MOETEN UNIEK ZIJN! Die wordt niet door de server gecontroleerd, maar houd u eraan: een foto met dezelfde naam als een foto die al in hetzelfde album staat, wordt zonder melding overgeslagen.
Foto’s vrijstaand laten maken #
Boven het sleepvak staat het vinkje Foto’s vrijstaand maken na uploaden. Het staat standaard uit, en werkt sinds 21 september 2026 echt — daarvóór werd de keuze genegeerd.
Zet u het aan, dan wordt na afloop van elke geüploade foto een tweede bestand zonder achtergrond gemaakt. De originele foto blijft gewoon staan; de miniatuur die u in het overzicht ziet wordt door de versie zonder achtergrond vervangen. Reken op ongeveer een kwart minuut per foto.
Zet het vinkje aan vóór u de zip erin sleept — de upload begint meteen en achteraf kunt u het niet meer meegeven.
> De tekst onder het vinkje belooft meer dan er gebeurt. Er staat dat u een melding en een mail krijgt zodra het klaar is. Dat is niet zo: er komt geen mail en er verschijnt niets op het scherm Meldingen. Kijk dus zelf in het foto-overzicht of de miniaturen veranderd zijn.
De grens voor de zip is 1,5 GB.
Wat er achter de schermen gebeurt #
- De QR-foto wordt uitgelezen. Daar staan twee dingen in: om welke sessie het gaat, en op welk tijdstip de code getoond werd.
- Dat tijdstip wordt vergeleken met de opnametijd van uw QR-foto. Het verschil daartussen is de afwijking van uw cameraklok.
- Die afwijking wordt over de hele tijdlijn van de scan-app gelegd, zodat de tijden van uw camera en die van de app op elkaar aansluiten.
- Daarna wordt per foto op de opnametijd gezocht bij welke klik in de app hij hoort: dat is de eerstvolgende klik, mits die binnen drie minuten na de foto valt. Een foto die na de allerlaatste klik is gemaakt, gaat nog naar die laatste leerling als hij binnen een minuut na die klik valt.
- Heeft een leerling daarna nog geen foto, terwijl de leerling die vlak ervoor of erna is aangeklikt (binnen een halve minuut, in dezelfde klas) er meer dan één heeft, dan krijgt hij één van die foto’s.
Voor elke leerling wordt de eerste passende foto de hoofdfoto; de volgorde is die van de bestandsnamen.
Foto’s die nergens bij passen: de klas onbekend #
Een foto die bij geen enkele klik past — bijvoorbeeld een testfoto, of een foto waarbij vergeten is in de app te klikken — wordt niet weggegooid. Hij komt in de school terecht in de klas onbekend, in het album portretfoto’s. Die klas wordt vanzelf aangemaakt als hij er nog niet is. U krijgt hier geen melding van; kijk dus na elke upload of die klas bestaat en verplaats de foto’s zelf naar de juiste leerling.
Later op de dag nog een zip nasturen #
De correctie van uw cameraklok wordt per sessie en per dag maar één keer uitgevoerd. Stuurt u later nog een zip voor dezelfde school en fotodag, dan wordt de eerder berekende correctie gebruikt en niet opnieuw gerekend.
Foto’s blijven binnen de school van de zip #
Fotografeert u op één dag twee scholen met dezelfde app-login, dan staan de klikken van allebei die scholen in één sessie. Tot 13 september 2026 kon een foto uit de ene school daardoor op een klik van de ándere school uitkomen en in dat album belanden — in de praktijk zag u dan in Groepsfoto’s van een klas een paar portretten staan waarvan de bestandsnaam duidelijk bij een andere school hoorde.
Sinds 13 september 2026 wordt er alleen nog gekeken naar klassen en albums die onder de school van deze zip vallen. Een foto die op een klik van een andere school zou uitkomen, wordt overgeslagen. U krijgt daar geen melding van; u merkt het alleen doordat die foto’s niet meer in het verkeerde album terechtkomen.
Foto’s die eerder wél verkeerd zijn geland, worden niet automatisch verplaatst. Verhuis of verwijder die zelf in het fotoscherm.
Ook nieuw: kan de school niet gevonden worden, dan wordt de melding “Geen school gevonden met deze naam. Controleer de mapnaam.” nu eerder gegeven — vóórdat er iets gesynchroniseerd is. Er blijft daardoor geen halve verwerking achter. Via de wizard kiest u de school zelf, dus deze melding ziet u daar vrijwel nooit meer.
> Eén ding blijft onveranderd oppassen: valt een portretfoto op een klik voor een groepsfoto, dan komt die foto in het groepsfoto-album terecht en wordt hij in de webshop ook als groepsfoto verkocht. Dat wordt niet automatisch rechtgezet. Loop na een upload het groepsfoto-album van een klas even na als de aantallen u vreemd voorkomen.
Groepsfoto’s en de lege plek in het album #
De groepsfoto van een klas wordt niet op een leerling gematcht. In plaats daarvan zet de scan-app er alvast een plek voor klaar: zodra de fotograaf in de app op Groepsfoto tikt, komt er in het album Groepsfoto’s van die klas een regel te staan waar nog geen bestand aan hangt. Bij het verwerken van de zip wordt de groepsfoto dáárop gezet.
Wat u daardoor in het fotoscherm ziet:
- Zolang de foto’s nog niet zijn aangeleverd, staat er in het groepsfoto-album een tegel zonder afbeelding, met daaronder de opnametijd van de klik — of, als de fotograaf gemeld heeft dat er niets gefotografeerd is, die melding in het rood. Dat is normaal en verdwijnt zodra de zip verwerkt is.
- Is er in een klas niets aangetikt, dan komt er ook géén lege regel. Een klas waar niet gefotografeerd is, blijft leeg.
- Wordt er op een tweede moment opnieuw op Groepsfoto getikt — bijvoorbeeld op een herkansingsdag — dan komt daar bewust een tweede regel naast. Dat is een aparte groepsfoto met een eigen bestelregel, geen dubbele.
Synchroniseren meerdere fotografen dezelfde school, of logt dezelfde fotograaf tussendoor opnieuw in, dan levert dat geen extra lege regels meer op: dezelfde klik wordt herkend, van welk toestel hij ook binnenkomt.
Staan er in klassen van vóór deze verbetering nog meerdere lege regels onder elkaar, dan blijven die staan; ze worden niet automatisch opgeruimd. U kunt ze in het fotoscherm zelf verwijderen. Laat de regel staan waar na de zip-upload de groepsfoto in terecht is gekomen.
Tips voor de QR-foto #
Een onleesbare QR-code is verreweg de meest voorkomende reden dat het misgaat. Houd aan:
- Recht voor de code fotograferen, niet onder een hoek.
- Scherp, en niet over- of onderbelicht.
- Geen glans of reflectie op de print.
- Zwart op wit werkt het beste.
- Fotografeer de code op de fotodag zelf, want de tijd in de code hoort bij die sessie.
Als het misgaat #
De foutmelding blijft in beeld staan, met daaronder Servermelding: en Foutcode:. Neem die twee regels over als u het meldt.
| Wat u ziet | Wat er aan de hand is |
|—|—|
| De QR-code ontbreekt in de zip. Vul handmatig de datum, tijd en sessie in… | Er zit geen bestand in de zip dat met qr begint, of het is geen jpg, jpeg of png. Handmatig invullen lukt op dit moment niet (zie hierboven). |
| De QR-code in de zip kon niet ingelezen worden. Vul handmatig de datum, tijd en sessie in… | De code is niet scherp of niet volledig in beeld. Zie de tips hierboven. |
| De EXIF-data van de foto ontbreekt. | Uw QR-foto bevat helemaal geen cameragegevens, bijvoorbeeld omdat het een screenshot of een doorgestuurde foto is. Lever de QR-foto aan zoals hij uit de camera komt. |
| De timestamp in de QR-code ontbreekt. | Ondanks de tekst gaat het hier om uw QR-fóto: die heeft geen opnametijd. Lever de QR-foto aan zoals hij uit de camera komt, niet bewerkt of geëxporteerd. |
| Geen passende sessie gevonden voor deze QR-code en datum. | Er is voor die dag geen sessie van de scan-app gevonden die bij deze code hoort. Controleer of de app die dag echt gebruikt is en of u de juiste school heeft aangeleverd. |
| De opnamedatum (DateTimeOriginal) ontbreekt op een foto, deze kan niet gematcht worden. | Eén van de foto’s heeft geen opnametijd. Dit is vaak een bewerkte foto. Achter Servermelding: staat de naam van het bestand. |
| De opnamedatum (DateTimeOriginal) van een foto is ongeldig. | De opnametijd is onleesbaar. Achter Servermelding: staat de naam van het bestand. Lever het origineel uit de camera aan in plaats van een bewerkte versie. |
| Geen school gevonden met deze naam. Controleer de mapnaam. | De gekozen school bestaat niet meer, of — zonder gekozen school — de mapnaam in de zip komt niet overeen met een bestaande school. |
Let op dat een foto zonder opnametijd de hele upload stopzet; er wordt niet één foto overgeslagen. Lever daarom de originele bestanden uit de camera aan en geen exports uit een bewerkingsprogramma.
Zie ook #
- School of hoofdalbum uploaden (zip) — alternatief met een vaste mapstructuur.
- School of album uploaden met tags en sterren — alternatief op basis van metadata in de foto’s.
- Foto’s uploaden — overzicht van alle methodes — vergelijking van alle manieren.
- Algemene upload-regels en foutmeldingen — naamgeving, grenzen en foutcodes.