Facturen en uitbetalingen #
Op de pagina Facturen en uitbetalingen vindt u alles wat er tussen u en Fotoprotools met geld te maken heeft: uw bankrekening en btw-nummer, de maandafrekeningen van het lab, de facturen voor uw abonnement en de machtiging voor automatische incasso. Blijft een abonnementsfactuur te lang openstaan, dan is dit ook de pagina waar u terechtkomt om hem te betalen.
Voorwaarden #
- De pagina is er alleen voor het bedrijfs-account, de eigenaar van de site. Medewerkers en fotografen zien het menu-item niet en kunnen de pagina ook niet openen.
- U vindt hem in het menu onder E-Commerce, als Facturen en uitbetalingen.
- Het menu-item staat er standaard. U kunt het weghalen onder Instellingen → Facturen en uitbetalingen met de schakelaar Pagina ‘Facturen en uitbetalingen’ tonen. Staat die uit, dan verdwijnt het menu-item en toont de pagina geen maandafrekeningen meer; al geopende PDF-links werken dan ook niet meer. De afrekeningen blijven wel elke maand per e-mail komen, en de uitbetaling of incasso loopt gewoon door. Uw bankgegevens, de machtiging en de facturen voor uw abonnement staan er dan nog wel: komt u via het blokkadescherm (zie onderaan) op de pagina, dan kunt u gewoon betalen.
De pagina bestaat uit maximaal vier blokken, van boven naar beneden:
- Bankrekening en btw-nummer
- Automatische incasso van je abonnement: alleen als uw pakket dat aanbiedt
- de maandafrekeningen van het lab
- Facturen voor je abonnement: alleen zodra er minstens één is
Bankrekening en btw-nummer #
Op dit rekeningnummer maakt Fotoprotools uw uitbetalingen van het lab over. Het btw-nummer komt op uw facturen aan klanten en op de maandafrekening.
| Veld | Wat u invult |
|—|—|
| IBAN | Uw rekeningnummer, bijvoorbeeld NL91 ABNA 0417 1643 00. Spaties mogen. Klopt het nummer niet, dan kleurt het veld rood met “Dit IBAN lijkt niet te kloppen.” |
| Tenaamstelling | De naam waarop de rekening staat, zoals op uw bankafschrift. Maximaal 70 tekens. |
| BIC (niet verplicht) | Alleen nodig bij een rekening buiten de eurozone. |
| Btw-nummer | Bijvoorbeeld NL123456789B01. Laat u de landcode weg, dan wordt die aangevuld met het land van uw adres. |
Wijzigt u het IBAN of de tenaamstelling, dan verschijnt er een extra veld Huidig wachtwoord. Vul daar het wachtwoord in waarmee u inlogt. Alleen het btw-nummer of de BIC wijzigen kan zonder wachtwoord.
Klik op Opslaan. De knop is grijs zolang het IBAN niet klopt, en even tijdens het opslaan.
De btw-controle (VIES) #
Bij het opslaan wordt het btw-nummer opgezocht in VIES, de btw-database van de EU. Onder het veld ziet u daarna de uitkomst, met de naam die VIES teruggeeft (als het land die deelt) en het tijdstip van de controle:
- Gecontroleerd bij VIES: geldig
- Niet gevonden bij VIES. Controleer het nummer.
- VIES was niet bereikbaar. Het nummer is wel opgeslagen; probeer de controle later opnieuw.
- Nog niet gecontroleerd bij VIES.
Ook een nummer dat VIES niet kent, wordt opgeslagen. Met de knop Opnieuw controleren vraagt u VIES nog een keer, zonder iets te wijzigen.
Meldingen na het opslaan #
| Melding | Wat er aan de hand is |
|—|—|
| Je bankgegevens en btw-nummer zijn opgeslagen. | Gelukt. |
| Dit IBAN klopt niet. Controleer het nummer. | Het rekeningnummer is afgekeurd. |
| Vul de tenaamstelling van de rekening in. | Tenaamstelling is leeg. |
| De tenaamstelling mag maximaal 70 tekens zijn. | Te lang. |
| Deze BIC klopt niet (8 of 11 tekens, bijv. ABNANL2A). | Verkeerde BIC. |
| Dit btw-nummer heeft niet de juiste vorm, bijv. NL123456789B01. | Het nummer kan niet bestaan. |
| Vul je huidige wachtwoord in om je rekeningnummer of tenaamstelling te wijzigen. | Het wachtwoord ontbreekt of klopt niet. |
| Er is geen btw-nummer om te controleren. | U klikte op Opnieuw controleren zonder opgeslagen btw-nummer. |
| Je gegevens zijn intussen ergens anders gewijzigd. Bekijk ze en sla opnieuw op. | Iemand anders sloeg tegelijk iets op. Het scherm toont nu de nieuwste gegevens. |
| Opslaan is niet gelukt. Probeer het later nog eens. | Een storing. |
Let op: wijzigt u hier uw rekeningnummer terwijl u een machtiging voor automatische incasso heeft gegeven, dan stopt de incasso tot u opnieuw machtigt (zie hieronder).
Automatische incasso van je abonnement #
Dit blok staat er alleen als automatische incasso bij uw pakket hoort; dat stelt Fotoprotools voor uw pakket in. Met een machtiging schrijft Fotoprotools de maandelijkse factuur voor uw abonnement automatisch af van het rekeningnummer hierboven, een paar dagen nadat de factuur is verstuurd. Dat gaat via PAY. (Pay.nl). Een afschrijving kunt u binnen 8 weken via uw bank laten terugboeken.
De machtiging geldt alleen voor uw abonnement, niet voor de maandafrekening van het lab.
Machtigen, stap voor stap #
- Vul eerst hierboven uw IBAN en Tenaamstelling in en sla ze op. Zolang die ontbreken, staat hier alleen “Vul eerst hierboven je rekeningnummer en tenaamstelling in; daarna kun je hier machtigen.”
- Lees de machtigingstekst naast het vinkje. Die noemt het rekeningnummer en de tenaamstelling die zullen worden gebruikt.
- Zet het vinkje aan.
- Vul bij Huidig wachtwoord het wachtwoord in waarmee u inlogt.
- Klik op Machtiging geven. De knop is grijs zolang het vinkje uit staat of het wachtwoordveld leeg is.
U krijgt de melding “Machtiging opgeslagen.” en het blok toont daarna Machtiging actief sinds … met (een deel van) het rekeningnummer en de tenaamstelling.
Intrekken #
Klik op Machtiging intrekken. U krijgt “Machtiging ingetrokken.” Een incasso die al bij de bank is ingediend, gaat nog door.
Nieuw rekeningnummer #
Staat er op uw account inmiddels een ander rekeningnummer dan het nummer waarvoor u machtigde, dan ziet u in rood dat er niets wordt afgeschreven tot u opnieuw machtigt. Doorloop dan de stappen hierboven opnieuw.
Foutmeldingen #
- Automatische incasso is voor uw abonnement niet beschikbaar.
- Vul eerst een geldig IBAN in bij Bankgegevens.
- Vul eerst de tenaamstelling van de rekening in bij Bankgegevens.
- Vink aan dat u akkoord gaat met de machtiging.
- Het wachtwoord klopt niet.
De maandafrekeningen van het lab #
Elke maand maakt Fotoprotools een afrekening van de bestellingen die via het lab zijn afgedrukt, en mailt die naar het e-mailadres voor bestellingen. Op deze pagina staan dezelfde afrekeningen, de nieuwste bovenaan.
| Kolom | Betekenis |
|—|—|
| Maand | De maand van de afrekening, bijvoorbeeld augustus 2026. |
| Factuurnummer | |
| Soort | Uitbetaling aan jou: Fotoprotools maakt het bedrag aan u over. Te betalen aan Fotoprotools: u betaalt. |
| Omzet | De omzet van die maand. |
| Factuur incl. btw | |
| Bedrag | Het bedrag dat wordt uitbetaald of dat u moet betalen. |
| Status | Zie hieronder. |
| Verstuurd op | Wanneer de afrekening is gemaild. |
Mogelijke statussen:
- Nog niet uitbetaald: de uitbetaling zit nog in geen enkele betaalronde.
- In de uitbetaling van …: het bedrag zit in de uitbetaling van die datum.
- Uitbetaald op …: Fotoprotools heeft bevestigd dat het is overgemaakt.
- Openstaand: u moet nog betalen.
- Incasso ingediend (…): het bedrag wordt op die datum geïncasseerd. Dat gebeurt alleen als u daarvoor een machtiging heeft afgegeven.
Met PDF openen opent u de afrekening in een nieuw tabblad. Die knop werkt een uur; ververs daarna de pagina. Staat er geen PDF, dan is het bestand niet beschikbaar.
Staan er nog geen afrekeningen, dan ziet u “Er zijn nog geen maandafrekeningen voor je site.” Ze verschijnen na de eerste maand waarin bestellingen via het lab van Fotoprotools zijn afgedrukt.
Ziet u “De facturen zijn nu niet beschikbaar.”, dan staat de schakelaar onder Instellingen uit (zie Voorwaarden) of is er een storing. Probeer het dan later nog eens.
Facturen voor je abonnement #
Dit blok verschijnt zodra er een factuur voor uw abonnement is. Op de eerste van elke maand stuurt Fotoprotools de factuur voor uw abonnement over die maand naar het e-mailadres van uw account. Heeft u een album verlengd, dan staat die verlenging als eigen regel op de eerstvolgende factuur.
| Kolom | Betekenis |
|—|—|
| Maand | |
| Factuurnummer | |
| Omschrijving | |
| Excl. btw / Incl. btw | Het bedrag zonder en met btw. |
| Status | Openstaand, te betalen vóór … of Betaald op … |
| Verstuurd op | |
Achteraan elke regel staat PDF openen (of geen PDF), net als bij de maandafrekeningen: de factuur opent in een nieuw tabblad en de knop werkt een uur; ververs daarna de pagina. Bij een openstaande factuur staat daar ook Betalen (zie hieronder).
Onder de status van een openstaande factuur kan een extra regel staan:
- Wordt geïncasseerd op … of Incasso ingediend: de automatische incasso loopt; u hoeft niets te doen.
- Incasso mislukt, graag zelf overmaken
- Herinnering verstuurd of 2 herinneringen verstuurd
Betalen #
U betaalt een abonnementsfactuur op een van deze drie manieren:
- Overboeken onder vermelding van het factuurnummer.
- Automatische incasso, als u een machtiging heeft gegeven.
- iDEAL, met de knop Betalen naast een openstaande factuur. Die knop ontbreekt als de factuur al betaald is of als er al een incasso voor loopt.
Na een iDEAL-betaling komt u op een pagina met een van deze meldingen:
- Bedankt, de factuur is betaald. Als uw CMS geblokkeerd was, kunt u weer inloggen en verder werken.
- Uw betaling is nog niet bevestigd. Dat kan enkele minuten duren; u krijgt geen nieuwe herinnering zodra hij binnen is.
- De betaling is niet gelukt of geannuleerd.
Kan de betaling niet starten, dan ziet u een van deze meldingen: Deze factuur is al betaald., Deze factuur wordt al automatisch geïncasseerd … U hoeft niets te doen., Online betalen is op dit moment niet mogelijk. … of De betaling kon niet gestart worden. …
De status springt op Betaald zodra Fotoprotools uw betaling heeft verwerkt; bij iDEAL gebeurt dat meteen.
Als een abonnementsfactuur niet betaald wordt #
Zonder machtiging krijgt u een herinnering als de factuur na de vervaldatum nog openstaat. Standaard komt de eerste herinnering een week na de vervaldatum en de tweede twee weken daarna.
Bij sommige pakketten wordt het CMS daarna geblokkeerd; of dat voor uw pakket geldt, stelt Fotoprotools in. De laatste herinnering noemt de datum van de blokkade. Standaard is dat twee weken na die herinnering.
Is uw CMS geblokkeerd, dan ziet u op elke pagina het scherm Je CMS is geblokkeerd, met:
- sinds wanneer de blokkade geldt;
- per openstaande factuur het factuurnummer, de maand, het bedrag en een knop Betalen met iDEAL;
- de knop Naar Facturen en uitbetalingen.
Tijdens de blokkade werkt alleen deze pagina nog. U kunt er uw bankgegevens aanpassen en een machtiging geven of intrekken. Alle andere wijzigingen worden geweigerd met de melding “Uw toegang tot het CMS is geblokkeerd omdat een factuur voor uw abonnement niet is betaald. Betaal de factuur onder Facturen en uitbetalingen; daarna kunt u direct weer verder.”
Uw webshop blijft gewoon online. Uw klanten merken niets van de blokkade.
Betaalt u met iDEAL, dan is de blokkade direct opgeheven. Bij een overboeking gebeurt dat zodra Fotoprotools uw betaling heeft verwerkt.
De blokkade geldt alleen voor het bedrijfs-account. Medewerkers worden niet geblokkeerd.
Zie ook #
- Abonnement
- Instellingen — module-overzicht
- School-instellingen aanpassen: een album verlengen